Как составить акт об уничтожении документов

Хранить постоянно бумажные документы за все годы деятельности организации затратно, а для документов малого срока хранения – бессмысленно. Закон разрешает компаниям уничтожать документы с истекшим срокам хранения. О том, как правильно это делать и как составить акт об уничтожении документов, поговорим в статье.

Образец акта о выделении архивных документов, подлежащих уничтожению Образец акта об уничтожении документов Образец протокола комиссии об уничтожении документов

Как отбирают документы для уничтожения

Уничтожать документы следует по специальной процедуре. Если ею пренебречь, то организацию привлекут к административной ответственности по статье 13.25 КоАП РФ. Штраф может доходить до 300 000 рублей. 

Ответственность наступит, если налоговая или проверяющие из ГИТ запросят какой-то документ, а его не будет и бумаги, подтверждающей его уничтожение тоже.

Понять, что можно утилизировать, а что нет, сходу не получится. Сначала нужно провести экспертизу, на которой определяют готовность документа к уничтожению. 

Бывает так, что срок хранения уже истек, но сам документ может послужить в дальнейшей работе или представляет собой научную ценность. Такую бумагу следует сохранить. 

Обязательность проведения такой проверки ценности закрепили в новых архивных нормах, начавших действовать с 2023 года (Правила организации сохранности, учета и использования документации Архивного фонда РФ из приказа Росархива от 31.07.2023 № 77).

Выбор документов для уничтожения проводит специальная экспертная комиссия. По правилам ее должны создать сразу, как только в компании появляется архив, руководитель утверждает это своим приказом. 

В комиссии есть секретарь, обычно эту позицию занимает архивариус, если такая должность предусмотрена в компании, или делопроизводитель. Председателем выступает гендиректор или его заместитель.

Поскольку с документами в организации работают разные отделы, желательно, чтобы их представители входили в состав экспертной комиссии. Обязательно в нее нужно включить руководителя службы персонала, главного бухгалтера и начальника юридического отдела или юриста, если он один в компании.

Члены комиссии могут обсуждать и рекомендовать, но основное решение о судьбе документов принимает генеральный директор.

Заседание комиссии проходит ежегодно, потому что уничтожение документов – процесс регулярный. На каждом заседании ведут протокол. По результатам проверки составляют акт о документах, выделенных к уничтожению.

Важно! Не стоит путать акт на уничтожение документов и акт на выделение к уничтожению, это два разных документа и один не может заменить собой другой, они нужны оба.

Акт о документах, выделенных к уничтожению, по сути, представляет собой опись документов и архивных дел, от которых предстоит избавиться. Подробно каждую папку и дело не расписывают, достаточно ограничиться названием, например, приказы по основной деятельности, сколько их всего и период их «жизни». Отдельно вписывают дату и номер протокола заседания комиссии по экспертизе.

Читайте подробнее о том, как не перепутать приказы по основной деятельности и личному составу.

Особое внимание стоит уделить дате издания самого акта. Дело в том, что в акт можно включить только те дела, чей срок хранения закончился до 1 января того года, в котором делают акт. Например, в 2024 году можно утилизировать документ с пятилетним сроком сохранности, если его издали в 2018 году. А если он датируется 2019 годом, то это будет уже ошибка. Сроки хранения всех деловых бумаг нужно проверять по перечню Росархива от 20.12.2019 № 236. 

Есть нюанс, касающийся бухгалтерской документации. Независимо от общего срока хранения, прописанного в законе, Налоговый кодекс в статье 23 определяет свой пятилетний срок для документов, по которым считают налоги. 

Закон о бухучете № 402-ФЗ устанавливает этот же срок для первички и других бухгалтерских документов, включая отчетность. То есть даже если по Закону о хранении документов 125-ФЗ у деловой бумаги срок хранения всего год, но она относится к налоговым или бухгалтерским, то хранить ее придется пять лет. Это для прибыльных организаций. 

Если же в компании был убыток, и его перекинули на следующие годы, то документы, подтверждающие сумму убытка уничтожать нельзя, пока не закончится срок переноса (ст. 283 НК РФ). 

Иногда в компаниях встречаются бумаги, не поименованные в перечне. Чтобы определить сроки их хранения, придется обратиться в городской архив и получить официальную справку. Только после их установления экспертная комиссия решает, уничтожить документ или оставить.

Бывают ситуации, когда экспертной комиссии в компании нет: начальники отделов не видят в ней необходимости или сам гендиректор считает это лишней бюрократией. В этом случае вся ответственность ложится на делопроизводителя или архивариуса. 

Чтобы подстраховаться, составьте акты о выделении к утилизации с отметками о согласовании с руководителем каждого отдела и обойдите всех коллег, которых этот вопрос касается. Перед тем, как поставить свою подпись, они вынуждены будут просмотреть документы. После того, как все согласуют и подпишут, можно уничтожать документы.

Уничтожение документов

В законодательстве нигде не написано, каким способом следует уничтожать документы. Также нет упоминания и о документах в электронном виде. Под уничтожением подразумевается прекращение их физического существования. 

Документы можно:

• сжечь, если у организации на производстве есть большая печь; 
• измельчить в шредере, лучше промышленном. Если у компании с десяток коробок с документами, то с обычным кабинетным шредером процесс затянется надолго;
• обработать химическими веществами, так, чтобы информацию с них невозможно было восстановить, но это в случае, если у предприятия есть производство химикатов;
• стереть и перезаписать информацию, если носитель электронный;
• воспользоваться услугами компаний, специализирующихся на уничтожении документов.

При уничтожении с привлечением сторонней компании нужно проследить, чтобы в договоре прописали пункт о неразглашении конфиденциальной информации.

Читайте подробнее о том, что такое коммерческая тайна.

Что включить в акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Акт об уничтожении документов – это следующий после акта на выделение к утилизации. Его составляют уже после уничтожения документов, и он подтверждает этот факт.

Законодательство не предусматривает типовую форму акта об уничтожении документов, можно составить в произвольной на листе А4 или фирменном бланке компании, в рукописном или печатном варианте.

Важно отметить в нем следующие пункты:

• название организации и название самого документа;
• дата составления акта; 
• сведения об отборе бумаг для уничтожения и проведенной по ним проверке ценности;
• способ утилизации документов и описание самой процедуры с количеством, объемом и весом уничтоженных бумаг;
• сведения об ответственных сотрудниках, их подписи с расшифровкой. 

Акт об уничтожении документов составляю в нескольких экземплярах, если это требуется. После визирования всеми ответственными людьми документ поступает в архив компании. 

Сроки хранения актов на уничтожение документов для ИП и ООО нигде не прописаны, но можно исходить из требований для акционерных обществ и хранить такие документы постоянно, пока существует организация.

Читайте на сайте статьи по теме Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм Как вести личное дело работника Уничтожение документов: сроки и порядок оформления Электронный архив документов: правила работы Какие бывают сроки хранения кадровых документов Номенклатура дел: как составить и утвердить Сроки и правила хранения документов в организации