Хранить постоянно бумажные документы за все годы деятельности организации затратно, а для документов малого срока хранения – бессмысленно. Закон разрешает компаниям уничтожать документы с истекшим срокам хранения. О том, как правильно это делать и как составить акт об уничтожении документов, поговорим в статье.
|
Содержание
Как отбирают документы для уничтожения Что включить в акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения |
|
Образец акта о выделении архивных документов, подлежащих уничтожению
Образец акта об уничтожении документов
Образец протокола комиссии об уничтожении документов |
Как отбирают документы для уничтожения
Уничтожать документы следует по специальной процедуре. Если ею пренебречь, то организацию привлекут к административной ответственности по статье 13.25 КоАП РФ. Штраф может доходить до 300 000 рублей.
Ответственность наступит, если налоговая или проверяющие из ГИТ запросят какой-то документ, а его не будет и бумаги, подтверждающей его уничтожение тоже.
Понять, что можно утилизировать, а что нет, сходу не получится. Сначала нужно провести экспертизу, на которой определяют готовность документа к уничтожению.
Бывает так, что срок хранения уже истек, но сам документ может послужить в дальнейшей работе или представляет собой научную ценность. Такую бумагу следует сохранить.
Обязательность проведения такой проверки ценности закрепили в новых архивных нормах, начавших действовать с 2023 года (Правила организации сохранности, учета и использования документации Архивного фонда РФ из приказа Росархива от 31.07.2023 № 77).
Выбор документов для уничтожения проводит специальная экспертная комиссия. По правилам ее должны создать сразу, как только в компании появляется архив, руководитель утверждает это своим приказом.
В комиссии есть секретарь, обычно эту позицию занимает архивариус, если такая должность предусмотрена в компании, или делопроизводитель. Председателем выступает гендиректор или его заместитель.
Поскольку с документами в организации работают разные отделы, желательно, чтобы их представители входили в состав экспертной комиссии. Обязательно в нее нужно включить руководителя службы персонала, главного бухгалтера и начальника юридического отдела или юриста, если он один в компании.
Члены комиссии могут обсуждать и рекомендовать, но основное решение о судьбе документов принимает генеральный директор.
Заседание комиссии проходит ежегодно, потому что уничтожение документов – процесс регулярный. На каждом заседании ведут протокол. По результатам проверки составляют акт о документах, выделенных к уничтожению.
|
Важно! Не стоит путать акт на уничтожение документов и акт на выделение к уничтожению, это два разных документа и один не может заменить собой другой, они нужны оба. |
Акт о документах, выделенных к уничтожению, по сути, представляет собой опись документов и архивных дел, от которых предстоит избавиться. Подробно каждую папку и дело не расписывают, достаточно ограничиться названием, например, приказы по основной деятельности, сколько их всего и период их «жизни». Отдельно вписывают дату и номер протокола заседания комиссии по экспертизе.
Читайте подробнее о том, как не перепутать приказы по основной деятельности и личному составу.
Особое внимание стоит уделить дате издания самого акта. Дело в том, что в акт можно включить только те дела, чей срок хранения закончился до 1 января того года, в котором делают акт. Например, в 2024 году можно утилизировать документ с пятилетним сроком сохранности, если его издали в 2018 году. А если он датируется 2019 годом, то это будет уже ошибка. Сроки хранения всех деловых бумаг нужно проверять по перечню Росархива от 20.12.2019 № 236.
Есть нюанс, касающийся бухгалтерской документации. Независимо от общего срока хранения, прописанного в законе, Налоговый кодекс в статье 23 определяет свой пятилетний срок для документов, по которым считают налоги.
Закон о бухучете № 402-ФЗ устанавливает этот же срок для первички и других бухгалтерских документов, включая отчетность. То есть даже если по Закону о хранении документов 125-ФЗ у деловой бумаги срок хранения всего год, но она относится к налоговым или бухгалтерским, то хранить ее придется пять лет. Это для прибыльных организаций.
Если же в компании был убыток, и его перекинули на следующие годы, то документы, подтверждающие сумму убытка уничтожать нельзя, пока не закончится срок переноса (ст. 283 НК РФ).
Иногда в компаниях встречаются бумаги, не поименованные в перечне. Чтобы определить сроки их хранения, придется обратиться в городской архив и получить официальную справку. Только после их установления экспертная комиссия решает, уничтожить документ или оставить.
Бывают ситуации, когда экспертной комиссии в компании нет: начальники отделов не видят в ней необходимости или сам гендиректор считает это лишней бюрократией. В этом случае вся ответственность ложится на делопроизводителя или архивариуса.
Чтобы подстраховаться, составьте акты о выделении к утилизации с отметками о согласовании с руководителем каждого отдела и обойдите всех коллег, которых этот вопрос касается. Перед тем, как поставить свою подпись, они вынуждены будут просмотреть документы. После того, как все согласуют и подпишут, можно уничтожать документы.
Уничтожение документов
В законодательстве нигде не написано, каким способом следует уничтожать документы. Также нет упоминания и о документах в электронном виде. Под уничтожением подразумевается прекращение их физического существования.
Документы можно:
- сжечь, если у организации на производстве есть большая печь;
- измельчить в шредере, лучше промышленном. Если у компании с десяток коробок с документами, то с обычным кабинетным шредером процесс затянется надолго;
- обработать химическими веществами, так, чтобы информацию с них невозможно было восстановить, но это в случае, если у предприятия есть производство химикатов;
- стереть и перезаписать информацию, если носитель электронный;
- воспользоваться услугами компаний, специализирующихся на уничтожении документов.
При уничтожении с привлечением сторонней компании нужно проследить, чтобы в договоре прописали пункт о неразглашении конфиденциальной информации.
Читайте подробнее о том, что такое коммерческая тайна.
Что включить в акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Акт об уничтожении документов – это следующий после акта на выделение к утилизации. Его составляют уже после уничтожения документов, и он подтверждает этот факт.
Законодательство не предусматривает типовую форму акта об уничтожении документов, можно составить в произвольной на листе А4 или фирменном бланке компании, в рукописном или печатном варианте.
Важно отметить в нем следующие пункты:
- название организации и название самого документа;
- дата составления акта;
- сведения об отборе бумаг для уничтожения и проведенной по ним проверке ценности;
- способ утилизации документов и описание самой процедуры с количеством, объемом и весом уничтоженных бумаг;
- сведения об ответственных сотрудниках, их подписи с расшифровкой.
Акт об уничтожении документов составляю в нескольких экземплярах, если это требуется. После визирования всеми ответственными людьми документ поступает в архив компании.
Сроки хранения актов на уничтожение документов для ИП и ООО нигде не прописаны, но можно исходить из требований для акционерных обществ и хранить такие документы постоянно, пока существует организация.
