За несоблюдение норм трудового права работодателя могут ждать штрафы и суды, а порой и привлечение к уголовной ответственности. Избежать подобных рисков можно заранее, помогает в этом аудит. В статье – кто такие кадровые аудиторы, что представляет собой процедура аудита и можно ли провести ее самостоятельно.
|
Содержание
|
|
Таблица обязательных кадровых документов |
Зачем нужен кадровый аудит
Кадровый аудит – это проверка правильности оформления и ведения документации, а также соответствия ее законодательству.
Проводить кадровый аудит или нет – личное дело работодателя. Однако соблюдать трудовое законодательство – это обязанность. Иначе возможны и штрафы, и трудовые споры или переплаты работникам.
Например, если при проверке ГИТ не найдет оформленного трудового договора, работодателю грозит штраф на сумму от 10 000 до 20 000 рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). А из-за некорректного изложения условий оплаты труда в том же договоре любой работник может потребовать от вас денежную компенсацию. Суды и убытки – всего этого можно избежать, если делать внутренний аудит кадровой документации хотя бы раз в год.
Есть несколько основных причин для аудита кадровых документов:
-
смена руководства в организации или того, отвечает за ведение кадрового делопроизводства;
-
плановая или внеплановая проверка ГИТ по запросу сотрудника;
-
необходимость обновить информацию и сделать правки в ЛНА согласно последним изменениям в законодательстве;
-
необходимость в регулярном плановом аудите.
Проверку документации проводят либо самостоятельно (внутренний аудит) либо с привлечением стороннего специалиста.
|
Обратите внимание! Кадровики, которые имеют опыт проведения внутреннего аудита, могут проводить его не только в собственной организации. Таких специалистов все чаще приглашают на разовые услуги и в другие компании, что может стать неплохой подработкой к основной деятельности. |
Как проходит процесс аудита
Приводим пример пошагового алгоритма проведения кадрового аудита:
1. Составляем программу и план-график аудита: определяем цель проверки (например, подготовка к проверке ГИТ), ее объекты и сроки.
2. Издаем приказ или распоряжение о проведении аудита.
3. Создаем чек-лист для эксперта-аудитора: это список вопросов, на которые нужно ответить при аудите. Это можно сделать с помощью списка документов для сверки, или сформулировать подробный вопросник. Шаблоны для такого опросника можно подсмотреть на сайте Онлайнинспекции. рф или на примере таблицы на сайте ИПК.
4. Проверить наличие обязательных документов в компании, ориентируясь на список из предыдущего раздела.
5. Оцениваем соответствие содержания документов актуальным требованиям трудового законодательства. Фиксируем нарушения с помощью фото, видео, ксерокопий или записей. Эти свидетельства помогут подтвердить нарушения и составить отчет.
6. Анализируем ведение кадрового учета в структурных подразделениях: на этапах 3 и 4 вы анализируете документацию, однако можете посетить отделы и филиалы предприятия для опроса сотрудников, чтобы выявить конкретные проблемы.
7. Составляем отчет об аудите. Это итоговый документ, который будет представлен руководству (или нанимателю), чтобы спланировать, что делать дальше: скорректировать документ, например, обновить в ПВТР пункт о диспансеризации или оптимизировать в нем перечень нерабочих дней, или провести корректирующие, предупреждающие мероприятия.
Алгоритм аудита довольно прост, при этом нужно знать много нюансов. К примеру, что из документов стоит проверить при аудите в первую очередь, в какой форме составить отчетность о проверке и пр. Однако обучиться всему этому теперь можно и на специальных курсах, а не собирая информацию по крупицам в интернете.
Как провести своими силами кадровый аудит, смотрите здесь
|
Важно! Корректирующие меры – это меры для устранения причины нарушения. Так, можно провести с сотрудником инструктаж по ведению конкретного типа ЛНА. Также можно спланировать предупреждающие меры, направленные на профилактику каких-либо недочетов в делопроизводстве. Например, отправить кадровика на специализированные курсы, потому что тот часто допускает ошибки в оформлении документации и не следит за обновлениями в законодательстве. |
Курсы кадрового аудита: где этому обучают
Кадровый аудит – обучение этому сейчас есть в линейках многих заведений дополнительного образования. Такой курс есть и у «Института профессионального кадровика»:
-
профильный, так как разработан специально для тех, кто работает с кадрами, будь то специалист кадрового отдела или руководитель маленькой компании,
-
компактный – всего на 160 часов, которые можно проходить в удобном режиме: в выходные или после работы,
-
удаленный, проходить обучение можно, когда удобно и где удобно.
После курса вы:
-
понимаете основы организации, проведения и представления результатов аудитов;
-
самостоятельно проводите аудит кадровой документации и соблюдения трудового законодательства в любой компании;
-
разрабатываете пошаговый план проверки кадровой документации;
-
выявляете слабые стороны в документах и процессах и определяете способы их улучшения или оптимизации.
Стоимость на проведение аудита кадровой документации различного типа (от обзорного до полного) составляет примерно от 35 тыс. руб. в регионах и до 190 тыс. руб. в Москве. Это значит, что тот, кто прошел курс один раз, может окупить его стоимость всего за 1–2 заказа на услуги.
Кадровый аудит и обучение дистанционно – это реальность, достаточно познакомиться с программой курса от ИПК. Узнать подробности обо всех деталях обучения можно здесь.
|
Читайте на сайте статьи по теме
Как новичку провести аудит кадрового делопроизводства
С чего начать проверку кадровых документов
Что проверить при аудите приказов
Как провести проверку ЛНА в компании
|