Сотрудник ушел на больничный во время отпуска: что делать работодателю

Во время отпуска сотрудник может заболеть. Как действовать, если работник уходит на больничный в отпуске, как продлить и перенести период отдыха, нужно ли перерасчитать отпускные, оплачивается ли больничный во время отпуска – узнаете в статье.

Бланк записки-расчета при переносе оплачиваемого отпуска Бланк приказа о переносе ежегодного отпуска Бланк уведомления работника о начале отпуска Образец заявления о переносе отпуска из-за больничного

Больничный в отпуске: что делать, если сотрудник заболел

Работодатель отправляет сотрудников отдыхать в заранее согласованные даты по графику отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Даты отдыха обязательны как для организации, так и работника. 

Образец уведомления сотрудников о начале отпуска – скачать здесь

Но не всегда получается так, что сотрудники отгуливают все дни без происшествий. Наиболее распространенный случай – болезнь во время отпуска. Для таких ситуаций кадровым специалистам следует руководствоваться статьей 124 ТК РФ, которая предлагает два варианта решения:

• Перенести отпускные дни, на которые был открыт листок нетрудоспособности, на другие даты. Новый период работодатель вправе определить сам, учитывая пожелания сотрудника. Для этого потребуется заявление работника и приказ.
• Больничный во время отпуска продлевает отпуск автоматически. Это наиболее простой вариант, так как не требует оформления дополнительных документов. Просто сотрудник выйдет позже на столько дней, на сколько он проболел, предварительно уведомив об этом работодателя. 

При этом отказаться от продления или переноса работники не имеют права, как и работодатель отказать в одном из вариантов. Эксперты Роструда считают, что не использовать дни, выпавшие на больничный лист, нельзя, так как это противоречит указаниям абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ (Ответ Онлайн инспекции от 18.03 2024 года).

Обратите внимание! Это правило касается исключительно ежегодного оплачиваемого отпуска. Сотрудники, заболевшие во время отпуска без сохранения зарплаты, декретных или учебных отпусков, претендовать на увеличение срока отдыха не могут (Письмо ГИТ Москвы от 25.03.2024 № ПГ/04886/10-9759-ОБ/18-1270). В обоих случаях также не назначают пособие, так как такие отпуска не подпадают под страховые случаи (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Как предоставить отпуск без сохранения зарплаты – читайте в нашей статье

Также обратите внимание, что условия ст. 124 ТК РФ относятся только к определенному виду больничного – когда нетрудоспособен сам сотрудник. Если заболел родственник работника и больничный оформлен по уходу за ним, продление отпуска в связи с больничным не предусмотрено (Разъяснения Роструда, Письмо Роструда от 01.06.2012 года № ПГ/4629-6-1). Но если в колдоговоре или другом ЛНА компании есть гарантия увеличения дней отдыха в случае болезни члена семьи отдыхающего, ее придется исполнять. 

Продление отпуска в связи с больничным листом

Если работник планирует увеличить срок своего отдых за счет дней больничного, ничего делать не потребуется. Сотруднику достаточно выйти на работу позже, в соответствии с днями, указанными в листке нетрудоспособности. Предупредить о таких изменениях он может только устно. Сотрудникам кадровой службы желательно донести до работника, что, заранее предупредив о своей болезни, он избежит разбирательств с объяснительными после выхода.

Сам отпуск в связи с бюллетенем продлится автоматически – ни заявлений, ни оформления приказов на него не требуется (п. 18 Правил). Предоставленный листок нетрудоспособности позволит отметить в табеле дни, соответствующие календарным дням болезни, обозначением «Б» или «19». Продленный период после больничного отмечается как отпуск (коды «ОТ» / «09»).

При продлении отпуска важно учитывать выходные дни и праздничные:

• выходные дни учитываются при продлении отдыха, на них отпуска продлевают, так как расчет идет в календарных, а не рабочих днях;
• на праздничные дни период не продлевается, так как эти дни не учитываются в числе календарных.

Все о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков – читайте в нашей статье

Обратите внимание! Нюансов оформления случаев, связанных с отпусками, как заболевание сотрудников, в Трудовом кодексе нет. Кадровик может при оформлении опираться на советские правила, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (далее – Правила). Они по-прежнему считаются действительными в тех частях, которые не противоречат ТК РФ (ч. 1 ст. 423 ТК РФ).

Как перенести отпуск, если сотрудник на больничном

Больничный лист во время отпуска позволяет продлить отдых. Но сотрудники не всегда пользуются этим правом. Некоторые выходят в положенное по графику время. Тогда потребуется перенести дни периода нетрудоспособности на другой период. Для этого необходима отдельная процедура:

1. Сотрудник пишет заявление, в котором просит перенести неиспользованную из-за болезни часть отпуска на другие дни. Обязательно нужно указать причину переноса со ссылкой на подтверждающий документ (бюллетень нетрудоспособности).

Образец заявления на перенос отпускных дней скачать здесь

2. Руководитель согласует эти даты, после чего издает приказ. В приказе нужно указать, на какие конкретные даты переносятся отпускные. Оформляется в свободной форме.

Шаблон приказа о переносе отпуска – скачать здесь

3. Ответственный за табель сотрудник вносит соответствующие исправления в документ: дни, когда сотрудник болел вместо кода «ОТ» получают код «Б».

4. Корректировки с указанием реквизитов приказа вносят в график отпусков.

Важно! Работодатель не обязан соглашаться с желанием сотрудника выбирать конкретный вариант компенсации больничного в отпуске (замену или продление). Он обязан предоставить любой из них с учетом пожеланий работника, но на свое усмотрение (Ответ ОнлайнИнспекции). То же касается дат, на которые может быть перенесена часть отпуска – директор имеет право выбрать другой период.

Больничный в период отпуска: что делать с отпускными

Пересчет отпускных зависит от того, какой вариант возмещения дней нетрудоспособности выбрал сотрудник.

• При продлении отпускные перерасчитывать не нужно, как и исправлять размеры НДФЛ и страховых взносов.
• Если сотрудник предпочел перенести дни болезни в отпуске, отпускные и взносы перерасчитываются. Также необходимо уменьшить НДФЛ с этих выплат. Переплаченные отпускные засчитывают в счет будущих выплат сотруднику (Письмо ФСС от 29.07.2021 N 02-08-01/13-02-12028л).

Расчетный листок для перерасчета отпускных скачать здесь

Оплачивается ли больничный во время отпуска

Оплата больничного остается гарантией для работников даже в отпуске, за исключением нестраховых случаев (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ):

• когда зарплата сохранена в полном или частичном объеме (например, при ученических отпусках);
• если дни отдыха сотрудник взял за свой счет (без сохранения заработка);
• если болеет не сам сотрудник, а его родственники.

В остальных случаях организация от себя оплачивает сотруднику больничный во время отпуска по больничному листу (ст. 183 ТК РФ, ч. 1 ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ). Оплачиваются первые три дня болезни по тем же правилам, как происходит начисление зарплаты.

Обратите внимание! Если сотрудник болеет в отпуске с последующим увольнением, больничный нельзя рассчитать по правилам ч. 2 ст. 7 Закона № 255-ФЗ в размере 60%. Так как днем увольнения будет последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ), то пособие рассчитывается по стандартной схеме. На период больничного такой вариант отпуска не продлевается (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Для расчета потребуется знать страховой стаж за последние два года:

• до полугода – за основу расчета берут МРОТ;
• 6 месяцев – 5 лет — 60% от средней з/п;
• 80% если сотрудник трудится не менее 5 лет;
• от 8 лет и выше – выдается полная зарплата по-среднему.

Отпускные при расчете пособия по нетрудоспособности необходимо учитывать (ч. 2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ, п.1 ст. 420 НК РФ).

Подробно о расчете страхового стажа для больничных — читайте в материале ИПК

Важно! Сейчас действуют новые правила, когда сотрудник может прервать отпуск по уходу за ребенком и выйти на работу, при этом сохраняя также пособие. Если в таком случае он заболел, больничный ему оплачивается вместе с пособием (Письмо ОСФР от 27.02.24 № ТН-08-34/25344). Но только в том случае, если он в это время официально вышел из отпуска до 1,5 лет и работает, в том числе дистанционно или на неполном времени.