Прием на работу: как оформить сотрудника правильно

Прием сотрудников на работу – процесс, который требует от работодателя и соблюдения ряда процедур, и оформления пакета документов. Какие этапы и требования к этой процедуре обязательны, а какие можно опустить, чтобы сэкономить время на подготовке документов, с какими категориями сотрудников надо быть особо внимательными при приеме, рассмотрим в статье.

Памятка «10 обязательных условий трудового договора» Памятка «Ответы на вопросы о приеме на работу»

Оформление приема на работу: какие документы запросить у сотрудника

Список документов для оформления на работу может варьироваться в зависимости от трудового стажа кандидата и того, впервые или нет он устраивается на работу. Есть еще один нюанс: все документы условно можно разделить на основные и дополнительные.

Если человек уже работал ранее, то для трудоустройства ему потребуется всего три базовых документа:

• паспорт,
• форма СТД-Р или классическая трудовая книжка,
• пенсионное свидетельство (СНИЛС).

Для тех, кто ранее нигде не был официально оформлен, прием на работу оформляется так же, но без подачи трудовой.

В большинстве случаев понадобятся не только базовые документы, но и дополнительные. Например, для начисления налогового вычета (справка с предыдущего места работы, подтверждающая доход, плюс детское свидетельство о рождении) или документы воинского учета для ведения в организации ВУ.

Документы для воинского учета предъявляют:

• работники, кому еще не исполнилось 30 лет и не служивших по призыву;
• военнообязанным (отслужившим и находящимся в запасе, прошедшим обучение в вузе по профилю или альтернативную службу и пр.).

Оформление документов при приеме на работу здесь стандартное, но от первых потребуется приписное удостоверение, вторые должны будут предъявить либо военный билет, либо справку, заменяющую его.

Дополнительные документы для других категорий работников:

1. Документы, подтверждающие квалификацию. Например, у педагогических работников смотрят специальность, указанную в дипломе, а у водителей – категорию прав.
2. Документ об отсутствии судимости. Пригодится для педагогов, работников транспорта, авиационной отрасли, таксистов и водителей пассажирских перевозок).
3. Медицинская книжка – для тех, кто работает с детьми, пищевой продукцией и пр.

Скачать памятку с ответами на основные вопросы по трудоустройству можно здесь.

Совет. Предупредите сотрудника о перечне необходимых дополнительных документов заранее.

Правила приема на работу отдельных категорий сотрудников

Трудоустраиваете внешнего совместителя, иностранного гражданина или несовершеннолетнего? Вам понадобится другой список документов.

Внешние совместители

Когда принимают внешнего совместителя, запись в трудовую (физическую или электронную) делает только основной работодатель (ст. 282 ТК РФ). Порядок оформления приема на работу в таком случае не отличается от обычного. Однако, если такой работник устраивается на должность с вредными или опасными условиями, от него понадобится справка, что таких условий на текущем месте работы у него нет.

Если и на основном рабочем месте он работает на таких же условиях, сотруднику придется отказать по той же ст. 282 ТК (ч. 5).

Иностранные граждане

Перечень документов, которые работодатель должен запросить у иностранца сотрудника при приеме на работу, зависит от статуса сотрудника:

1. Пребывающие без разрешения на проживание или временного вида на жительство, кроме граждан государств ЕАЭС, обязаны предоставить паспорт и рабочий патент. 
2. Иностранцы с временной пропиской предоставляют вид на жительство или документ с разрешением на временное проживание. Рабочий патент им не требуется.
3. Те, кто приехал стран ЕАЭС (белорусы, армяне, казахи и киргизы) предоставляют свои национальные паспорта.
4. Лица, имеющим временное убежище в РФ, предъявляют соответствующее свидетельство.

Подробнее о приеме на работу иностранных работников по новым правилам читайте здесь.

Часто нанимаете иностранных работников? Нужно прокачать свои знания в этой тематике, но нет хорошей практики? Поможет обновленный курс по трудовым отношениям, познакомиться с его программой можно здесь.

Несовершеннолетние работники

Работнику, которому исполнилось 14 лет, помимо стандартных документов, при приеме на работу необходимо предоставить письменное разрешение родителя (можно одного) или опекуна. Обращаться в местное отделение опеки больше не требуется.

Для подростков до 17 лет, процедура приема на работу не отличается от стандартной, для совершеннолетних. Однако работодатель должен учитывать и специфику труда для такого работника (легкий труд, специфическая продолжительность рабочей недели и пр.).  Если претендент на должность не достиг 18 лет, принимать его на работу надо в соответствии с особыми правилами, установленными ст. 63 ТК РФ. 

Больше подробностей о том, как нанимать и оформлять подростков, можно узнать в статье.

Порядок приема на работу

Для того чтобы сам прием на работу прошел быстро и слаженно и без оформления лишних бумаг, можно придерживаться инструкции ниже.

Алгоритм приема на работу:

Шаг первый. Ознакомьтесь с документами будущего сотрудника, соответствуют ли они тому списку, что вы попросили его предъявить заранее, и все ли бумаги в порядке. 

Шаг второй. Ознакомьте будущего работника с локальными актами, касающимися его круга ответственности (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и должностная инструкция и т. п.)

Обратите внимание, вышеуказанные действия должны быть выполнены до того, как прием работника на работу оформляется, а не после заключения трудового контракта. Убедитесь, что сотрудник оставил подпись на каждой странице для ознакомления и получил распечатанную копию должностной инструкции для хранения у себя на рабочем месте.

Шаг третий. Приступайте к заключению трудового договора. 

Один экземпляр, с подписями сотрудника и работодателя, оставляют для внутреннего пользования, а другой передают работнику. 

Шаг четвертый. Работа с внутренними документами. При приеме на работу оформляются следующие документы:

• по желанию кадровика – личная карточка (с 2021 года формой Т-2 можно не пользоваться, но кому-то удобно вести учет еще и на бумаге);
• так же по желанию – приказ о приеме сотрудника;
• штатное расписание.
• табель учета рабочего времени.

Памятку, какие обязательные условия включить в трудовой договор, скачайте здесь

Важно! От приема заявления, согласно ст. 65 и новой редакции ст. 68 ТК РФ, можно отказаться, как и от приказа о приеме. Они могут быть написаны по запросу, хотя, фактически, до сих пор считаются как основание для приема на работу. Приказ о приеме на работу не входит в число обязательных. Но если работодателю это удобно, то он может указать на необходимость его составления в рамках локального нормативного акта.

Читайте на сайте статьи по теме Прием на работу водителя: алгоритм и новые правила стажировки Прием на работу госслужащего: о чем важно помнить Сотрудник-инвалид: прием, условия труда, льготы Сезонные работники: особенности оформления Трудовой договор: образец 2024 года