У сотрудника две трудовые книжки: последствия для него и работодателя
- Комментарии
...Загрузка комментариев...
Несмотря на то, что большинство компаний уже несколько лет как перешли на электронные трудовые (ЭТК), в кадровой практике до сих пор встречаются ситуации, когда работники имеют две трудовые книжки одновременно. Разбираемся, законно ли это с точки зрения ТК РФ, грозят ли в таком случае работодателю штрафы, и как быть кадровику, если он обнаружил, что у сотрудника есть несколько трудовых.
Содержание
Можно ли работать по двум трудовым книжкам одновременно 2 трудовые книжки у работника: последствия для работодателя Алгоритм действий, если у сотрудника две трудовые книжки одновременно |
![]() |
Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки |
Вторая трудовая книжка не дает никаких преимуществ. Работодатель не обязан учитывать данные из обеих трудовых книжек, тем более, если в них записи разные. Это значит, что и стаж, и размер выплат в итоге могут оказаться меньше, чем рассчитывал сам сотрудник.
В каких случаях у работника может отказаться 2 трудовые книжки:
Можно ли считать вторую трудовую фальшивой? Если вторая трудовая заполнена без нареканий и на законных основаниях: заверена всеми подписями, в ней нет фиктивных записей и т.п., считать ее фальшивкой нельзя. Однако, если обнаружится, что новый сотрудник с умыслом скрыл предыдущую трудовую, для работодателя вновь возникает вопрос: что делать с таким работником. Ведь за дачу намеренно ложных сведений при подписании трудового договора такого можно уволить на законных основаниях (п. 11, ст. 81 ТК РФ.
Может ли быть одна трудовая книжка на две работы? Бывает, что сотрудник имеет несколько должностей одновременно. Чаще всего это происходит, когда тот трудится в одной и той же компании по совместительству. Это как раз тот случай, когда у одного человека на две работы будет одна трудовая, так как заводить новую книжку внутренним совместителям не надо, а все записи будут фиксироваться только в одной.
Можно ли работать по 2 трудовым книжкам: электронной и обычной? Если работник написал заявление, в котором отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то ему возвращают бумажный вариант и все сведения о его трудовой деятельности будут только в электронном виде. Он не сможет при трудоустройстве предоставить бумажную ТК. То есть, в таком случае нет возможности работать по двум трудовым: электронной и бумажной.
Однако теоретически две трудовые, бумажная и электронная, могут быть в ситуации, когда сотрудник не перешел на ЭТК. Дело в том, что с появлением ЕФС-1 каждый работодатель все равно заполняет ту часть отчетности, что понадобится для выдачи справок СТД-Р при увольнении. Формально эта справка и будет электронной трудовой книжкой работника, даже если он не давал своего согласия на ее ведение.
Еще один момент, с которым придется столкнуться работнику при наличии сразу двух трудовых: сложности при выходе на пенсию. Хотя большинство периодов работы уже внесены в систему персонифицированного учета, иногда часть информации о трудовом стаже не доходит до СФР. Такое может случиться, если работодатель не делал отчислений и не предоставлял отчеты, что при наличии двух трудовых с разными сведениями это довольно сложно. Получается, что оформить пенсию сразу по двум трудовым, а значит получить две пенсии – не получится.
![]() |
Обратите внимание! При найме работодатель не имеет права требовать СТД-СФР (бывшая СТД-ПФР), поэтому узнать сразу, есть у сотрудника вторая трудовая книжка, если тот с 2021 года не был трудоустроен, будет сложно. |
Если у сотрудника есть вторая основная работа, фактически работодатель не несет никаких рисков. Если ИП или компания добросовестно вносит все положенные взносы за своего сотрудника, претензий и штрафов со стороны сотрудников трудовой инспекции, как правило, не возникает. ГИТ проверяет только вашу организацию.
Единственный, кто может выявить «двойную занятость» сотрудника – это СФР, и то в том случае, если работник оформит больничный. В этой ситуации Фонд оплатит больничный только одному страхователю, а не сразу двум, как может рассчитывать сотрудник. При этом никакой административной ответственности перед проверяющими органами работодатель не несет.
Можно ли уволить того, кто имеет сразу две трудовые книжки? Такого работника, как отмечает Роструд, просто так уволить нельзя. Например, в случае, когда невозможно документально доказать, что сотрудник имеет еще одну основную работу, поэтому и перевести его на совмещение в добровольном порядке тоже нельзя. В таком случае возможно увольнение с формулировкой по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (предоставление подложной документации при заключении договора). Однако при этом в суде придется доказать, что вторая трудовая – фиктивная.
Ситуации с наличием у работника двух трудовых книжек могут возникать по различным причинам, и кадровику важно знать, как правильно действовать в таких случаях. Рассмотрим два основных сценария.
Ситуация 1: работник потерял трудовую книжку. Когда сотрудник устраивается на работу и не может найти свою трудовую книжку, как правило, на новом месте ему выдают новую. Однако если позже старая трудовая найдется, возникнет вопрос: что делать с 2 трудовыми книжками?
1. Принять найденную трудовую. Работодатель может принять найденную трудовую книжку и хранить обе. Однако вести учет следует только по той книжке, которая была оформлена при приеме на работу. Это решение тоже будет правильным, так как Трудовой кодекс не запрещает наличие двух трудовых.
2. После согласования с работником, выбрать из двух экземпляров один. Так как законодательство не регулирует эту ситуацию детально, кадровик должен обсудить с работником, как действовать дальше. Работодатель может предложить оставить в качестве основной ту трудовую, которая была заведена при устройстве на работу.
Ситуация 2: сотрудник приносит две трудовые книжки. Если новый сотрудник при поступлении на работу предъявляет две трудовые книжки, придется определять, как считать его стаж, а это значит:
1. Учитывать при расчете страхового стажа записи из обеих трудовых. Важно, чтобы на момент их внесения трудовые были оформлены без ошибок и в соответствии с действующим законодательством.
2. Запросить дополнительные документы для подсчета стажа. Но надо помнить, что согласно «Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности», не воспрещается брать за основу записи из нескольких трудовых книжек, а значит придется считать стаж, исходя из записей в обоих экземплярах.
Что остается делать работодателю во всех этих случаях:
выяснить причины наличия двух трудовых;
обсудить ситуацию с работником: выбрать, какую из трудовых книжек следует вести как основную;
составить акт о прекращении ведения одной из трудовых и внести необходимые записи в основную;
следить за совпадениями в записях: Убедитесь, что нет дублирующихся периодов работы в обеих книжках, так как это может повлиять на расчет пособий или пенсионных выплат.
Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies