В организации может возникнуть необходимость исправить штатку. Обычно корректировка требуется, когда нужно изменить наименования должностей, размеры окладов или общую структуру компании. Чтобы изменение штатного расписания не послужило поводом для проверок трудовой инспекции или трудовых споров, процедуру важно провести правильно. Как это сделать и в каких случаях штатку необходимо менять – узнаете в статье.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с вводом новых должностей
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с реогранизацией
Образец приказа о переименовании должности в штатном расписании
Образец приказа об изменении оклада в штатном расписании
Образец приказа об утверждении штатного расписания в связи с реогранизацией |
Когда происходит внесение изменений в штатное расписание
Штатное расписание (ШР) – основной инструмент организации, который отражает ее структуру: размеры зарплат, количество ставок, структурных подразделений и наименования всех должностей. Эти показатели могут меняться в зависимости от новых подзаконных актов, изменений в организационной структуре самой компании.
Необходимо своевременно изменять ЛНА, чтобы он отражал реальное положение дел.
Основные ситуации, требующие изменения ШР
Кадровый состав |
Зарплата |
Структура компании |
Меняется количество единиц в штате |
Индексация |
Введение / упразднение структурных подразделений (отдел, управление) |
Переименована должность |
Оклад растет или уменьшается |
Переименование подразделений |
Перемещение штатных единиц в другие структурные подразделения |
Увеличение / уменьшение размера надбавок |
- |
Нужно упразднить вакантные должности |
- |
- |
Введение новых должностей |
- |
- |
Проводится сокращение штата |
- |
- |
Обратите внимание! Каких-то ограничений по частоте поправок в ШР нет (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Периодичность корректировок остается на усмотрение работодателя. Чаще всего переутверждают документ по мере необходимости. Но в некоторых организациях его заново составляют ежегодно, даже если за это время в структуре ничего не изменилось. Делать это необязательно. |
Как изменить штатное расписание
Закон не указывает порядок внесения правок в «штатку», как и сроки для корректировки этого ЛНА. Однако делать это лучше заранее, так как некоторые исправления могут потребовать составления допсоглашений к трудовым договорам сотрудников.
Существует два варианта:
1. Утверждают новое штатное расписание. Этот вариант применяют, когда в действующей штатке меняется достаточно много и эти изменения затрагивают большинство сотрудников. В таком случае новое расписание со всеми корректными данными утверждают приказом без перечисления изменений. Реквизиты документу при этом ставят новые.
Как оформлять / утверждать штатное расписание (с образцами документов) – читайте в статье
2. Составляют приказ о внесении изменений в штатное расписание. Способ подходит, если корректировки единичные. Например, нужно вывести незначительное количество вакантных ставок или изменить оклад для одной должности. Все поправки здесь должны быть указаны в тексте приказа. Саму «штатку» при этом переутверждать не нужно, ее реквизиты не меняются.
Приказ об изменении штатного расписания образец скачать здесь
На практике удобно применять комбинированный вариант: изменять документ в течение года приказами, а на новый календарный год утверждать новый ЛНА с учетом всех произошедших поправок.
Важно! Какой бы способ вы не выбрали, все ШР и документы об их изменениях необходимо хранить постоянно (ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). |
Ознакамливать сотрудников со штатным расписанием закон не требует, если этой обязанности нет в колдоговоре или ЛНА компании (Письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1). Но есть ряд нюансов:
- Если корректировки касаются условий, прописанных в трудовом договоре конкретных работников (ст. 74 ТК РФ), необходимо уведомить их в положенный срок и впоследствие ознакомить с приказом.
- Когда вводят новую должность или выводят вакантные, сотрудников не нужно знакомить с этими поправками.
- О переходе в новое структурное подразделение или его переименовании (если это не затрагивает трудовые функции), сотрудников уведомляют официально, когда эта информация содержится в их договоре.
- Отдельные процедуры требуются при сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ), изменении трудовой деятельности или размера зарплаты. Учтите, что менять размер зарплаты или переводить сотрудника на другую должность вы можете только с его письменного согласия (ст. 72 ТК РФ).
Как грамотно провести мероприятия по сокращению штата – узнаете в статье
Подготовиться к любым неожиданностям в кадровой службе поможет наш улучшенный «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0. Полный пакет знаний для специалиста по кадровому делопроизводству». |
Как ввести новое штатное расписание
При внесении корректировок приказом ШР остается за тем же номером и датой, а указания на изменения (реквизиты приказа) вносят в примечания действующего штатного. Новая же «штатка» оформляется текущим числом, отменяя тем самым предыдущую редакцию документа.
Алгоритм введения ЛНА в новой редакции аналогичен разработке первоначального расписания:
- Назначают ответственных сотрудников для разработки проекта. Ответственные имеют право запросить сведения по структурным подразделениям.
- Требуемые изменения вносят напрямую в проект.
- Окончательный вариант документа передают на утверждение директору.
- Утверждают новое ШР приказом. В документе нужно указать дату его формирования и дату, с которой обновленная «штатка» вступит в силу. Номер документа ставится в порядковой последовательности. Если предыдущий был под №1, соответственно новый получает №2.
Образец приказа об утверждении ШР в новой редакции скачать здесь
Изменение оклада в штатном расписании
Размер оклада относится к обязательным условиям трудового договора (ч.2 ст. 57 ТК РФ). Поэтому менять оклад – достаточно трудоемкая процедура, которую проводят только при необходимости:
- произошла реорганизация;
- проводится индексация зарплаты (ст. 134 ТК РФ);
- изменился МРОТ;
- нововведения снизили нагрузку работников.
Зарплата – одно из наиболее важных условий трудового договора. Поэтому без письменного согласия работника процедуру провести практически невозможно. Алгоритм изменения оклада в ШР такой:
- Направьте сотрудникам уведомление об изменениях в системе оплаты труда.
- Заключите с ними дополнительные соглашения.
- Оформите приказ о корректировках в ШР, ознакомьте с ним сотрудников, у которых меняется зарплата.
Приказ об изменении окладов в штатном расписании образец скачать здесь
Зарплата может меняться в большую или меньшую сторону. Если в первом случае проблем с согласованием обычно не возникает, во втором случае могут возникнуть трудности.
В одностороннем порядке уменьшить зарплату работодатель может только, если новая организация условий труда или внедренные технологии заметно уменьшились объем работы или нагрузка (ст. 74 ТК РФ). В этом случае у сотрудников есть два месяца после получения уведомления. В это время им нужно предлагать другие вакансии. После двух месяцев работника можно уволить и только после этого вводить уменьшенный оклад по его должности в «штатку».
Изменение должности в штатном расписании
Когда меняется должность, в первую очередь обращают внимание на то, изменилась ли трудовая функция у сотрудника. От этого зависит алгоритм мероприятия.
- Если при изменении названия должности меняется функционал и круг обязанностей работников, процедура возможна только если стороны заключат письменное согласие (ст. 72 ТК РФ).
- Если речь идет о переименовании с сохранением прежних должностных обязанностей, можно действовать по алгоритму статьи 74 ТК РФ. Заинтересованные сотрудники получают письменные уведомления, у них есть два месяца, чтобы принять новые условия или уволиться. Учтите, что использовать 74 статью можно только когда причины изменений организационные или технологические.
Подробнее о правках в штатном расписании при изменениях должностей – читайте в статье.
После заключения допсоглашения проводят основные процедуры по внесению новых названий должностей в ШР. В приказе о корректировке штатного расписания обязательно указывают старые и новые названия должностей. Также нужно ознакомить сотрудников, у которых меняются эти наименования.
Образец приказа о переименовании должности в штатном расписании – скачать здесь
Важно! В обоих случаях правки в штатное расписание вносят только после достижения согласия между сотрудниками и компанией. Если для соблюдения сроков уведомления нужно выждать два месяца, ранее окончания срока утверждать изменения нельзя. Но если работники уже подписали допсоглашения, мероприятия можно проводить сразу. |
Как ввести новые должности в штатное расписание
Для введения новых должностей или структурных подразделений ознакомление сотрудников не требуется. Достаточно издать приказ:
- Если правки вносятся только приказом, без переутверждения самого ЛНА, в нем же нужно указать должностные оклады, при наличии – надбавки и доплаты.
- Обязательно пропишите количество штатных единиц, которые вы вводите.
- Пропишите точные наименования должностей в соответствии с профстандартом / классификатором профессий (ОКПДТР).
- При необходимости укажите наименования новых подразделений, к которым будут относиться должности.
- Пропишите дату, с которой изменения считаются вступившими в силу.
Образец приказа о введении новых должностей в ШР – скачать здесь
Утверждение изменений
Изменение штатного расписания утверждают соответствующим приказом. Если составить документ может любой сотрудник, наделенный такими полномочиями (кадровик, секретарь, юрист), то утверждает приказ всегда только руководитель предприятия. Право подписи ЛНА прописано в Уставе.
Приказ пишется в свободной форме, так как унифицированная не предусмотрена. Тем не менее, его оформляют по всем правилам деловой документации: с реквизитами организации, ее местоположением, номером и датой выхода. В тексте документа обязательно должны быть конкретные сведения:
- причина корректировок (основание);
- подробное описание, что меняется. Нужна основная суть: с точными названиями должностей / структурных подразделений, цифрами окладов, которыми заменяют в ШР неактуальные;
- распоряжение для ответственного (обычно специалиста по кадрам) о дальнейших мероприятиях;
- ФИО и должность того, кому поручен контроль за исполнением;
- указание, с какого момента изменения вступают в силу. Если даты в тексте не будет по умолчанию правки начинают действовать с момента выхода приказа.
В конце, кроме графы подписи директора, потребуется оставить форму для подписи ответственных сотрудников и работников, которых непосредственно касаются корректировки в «штатке». Также должно быть место для даты ознакомления.