Когда возможно изменение места работы сотрудника

Организации достаточно часто могут «переезжать» на другой адрес или вообще открывать филиалы в других городах. Для сотрудников это может означать изменение места работы. В статье рассмотрим, в каких случаях требуется документальная смена фактического места работы и как правильно все оформить.

Бланк допсоглашения к трудовому договору о переводе в другую местность Бланк приказа о возмещении расходов при переводе в другую местность Бланк приказа о перемещении Бланк уведомления о переводе в другую местность Образец приказа о переводе в другую местность

Когда может потребоваться изменение места работы работнику

Чтобы правильно оформлять документы, связанные с изменением места работы, важно отличать это понятие от термина «рабочее место». Во втором случае речь идет о конкретном помещении, кабинете, который закреплен за сотрудником (ст. 209 ТК РФ). Например, менеджер ежедневно приходит в офис, где у него есть свой стол и кресло.

Местом же работы является сама компания и ее физическое расположение на конкретной территории (населенном пункте). Эта информация входит в обязательные сведения о трудовой деятельности сотрудника (ст. 66.1 ТК РФ), в отличие от сведений о его рабочем месте.

Прочитайте подробный ответ экспертов об отличиях рабочего места от места работы.

Важно! У дистанционщиков местом работы будет считаться их фактический адрес, так как выполняют свои трудовые обязанности они дома.

Изменение места работы может повлечь за собой изменения существенных условий трудового договора (ТД), если:

• Само предприятие сменило место своей деятельности, например, головной офис вместе с сотрудниками переехал в другой город.
• Обособленное подразделение, филиал (ОСП), в котором трудился сотрудник, оказалось перемещено за пределы утвержденной в договоре местности. 

В обоих случаях речь идет о процедуре перевода, так как сотрудник переезжает в другую местность вслед за работодателем (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).

Если же работника просто переводят на другое место, другую технику (в случае работы на конкретном агрегате) или в структурное подразделение, которое находится в этом же городе и в той же компании, то речь будет идти о перемещении сотрудника (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).

Подробно о разнице между переводом и перемещением читайте в нашей статье.

Обратите внимание! Перемещение доступно только, если условия ТД для сотрудника не меняются. Например, произошло переименование организации или работник перешел в офис, находящийся в другом здании. Последнее будет перемещением, только если конкретный адрес работы не указан в договоре с подчиненным.

Как оформить изменение места работы работодателем

Оформление изменения места работы зависит от того, будет это переводом или перемещением. Так, для перемещения никаких документов, кроме внутреннего приказа-распоряжения, оформлять не потребуется. Не нужно для этих целей и согласие работника (ст. 72.1 ТК РФ).

Образец приказа о перемещении работника (свободная форма) скачать здесь

С переводом на другое место работы сложнее. В первую очередь руководителю нужно убедиться, что переезд никак не затронет трудовую функцию подчиненного. Далее следует идти по определенному алгоритму, руководствуясь статьей 74 Трудового кодекса.

1. Уведомить сотрудника о грядущей смене места работы. Стандартный срок для уведомления: за 2 месяца до наступления события.
2. Весь этот срок подчиненные могут трудиться на прежнем месте.
3. Взять письменное согласие о перемещении в другое место. Без согласия перевести сотрудника не получится, так как местонахождение компании или ее филиала является одним из существенных условий ТД (ст. 72 ТК РФ).
4. Издать приказ о переводе. Можно использовать унифицированную форму Т-5 (а) или выпустить документ в свободной форме.
5. Обозначить изменение места работы в трудовом договоре. В дополнительном соглашении указывают какие конкретно условия поменялись по пунктам и прописывают новую редакцию этих пунктов.
6. Если сотрудник не согласен на смену места работы, он может написать отказ. После этого компания должна предложить ему свободные должности. 
7. Если подходящей работы не найдется, работника увольняют по п. 7 ст. 77 ТК РФ с выплатой двухнедельной средней зарплаты (ст. 178 ТК РФ).

Все условия, которые есть в трудовом договоре, при их изменении вносят также в сведения о трудовой деятельности сотрудника. Если конкретное наименование подразделения было указано в трудовой книжке, соответствующие корректировки вносят и в нее.

Важно! Если работодатель изменил юридический адрес, с сотрудниками нужно заключать дополнительное соглашение.

Перевод сотрудника в другую местность вслед за ООО

Отдельная процедура изменения места работы существует при перемещении фирмы в другой населенный пункт.  Для этого предприятия есть определенные нюансы в части оформления документов и денежных гарантий:

1. Сотруднику выдают предложение о переводе. В нем нужно указать детали (срок переезда, новый населенный пункт, причина перемещения, последствия отказа). В уведомлении работник должен расписаться.

2. На предложение в любом случае требуется ответ. Указание даты, до которой сотруднику нужно сообщить руководству о своем решении, лучше сразу вписать в уведомление. Работник может написать согласие или отказ от перевода вслед за компанией отдельно или зафиксировать свое решение в специальной графе в уведомлении. Отсутствие какого-либо ответа не дает повода запускать процедуру по 74 статье ТК РФ, иначе увольнение могут признать незаконным. 

3. Если сотрудник откажется от переезда, основанием его увольнения станет пункт 9 статьи 77 Трудового кодекса. При увольнении по этому пункту работнику положено пособие — двухнедельный заработок (ст. 178 ТК РФ).

4. В случае согласия оформляют приказ о переводе по форме Т-5 или другой, принятой в организации. 

5. Особая гарантия для сотрудников, переезжающих вместе с работодателем – оплата расходов за переезд вместе с семьей, провоз багажа (ст. 169 ТК РФ). Также компенсируются затраты на обживание нового жилья (например, покупку мебели). Информацию о возмещении расходов лучше указать в приказе о переводе.

6. Подписать допсоглашение. В документе нужно указать новое место работы, с какого момента там начинает работать сотрудник и какие расходы компания ему возмещает.

7. При необходимости новую информацию вписывают в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

8. Уже после переезда издается отдельный приказ с конкретными суммами компенсации за расходы сотрудника (по его заявлению и подтверждающим документам).

Образец уведомления о переводе в другую местность скачать здесь

Образец приказа о возмещении расходов скачать здесь

Сведения в СФР (форма ЕФС-1) об изменении места работы потребуются, только если изменилось наименование структурного подразделения или одновременно сотрудник поменял должность.

Образец приказа в свободной форме о переводе в другую местность скачать здесь

Что учесть, когда меняете место работы

В первую очередь работодателю следует заранее позаботиться о грамотном оформлении трудового договора. При указании в документе места работы не стоит указывать адрес компании подробно, достаточно просто указать населенный пункт (например, город Москва). 

Теперь, когда фирма сменит арендованное здание или откроет филиал по новому адресу, думать, как изменить место работы в трудовом договоре, не придется. Эксперты Роструда придерживаются этого же мнения, так как обязательные условия ТД в таком случае затронуты не будут.

Как оформить трудовой договор и какие сведения в него вписать – читайте в нашей статье.

При оформлении перевода в ОСП, находящееся за пределами территории, прописанной в договоре, обязательно берут письменное согласие сотрудника. Если работник переезжать отказывается, прежде чем проводить процедуру увольнения, убедитесь, что смена филиала обоснована техпроцессом или организационными условиями (ст. 74 ТК РФ). Например, само производство меняет объект или произошла реорганизация структуры компании.

Судебная практика на многочисленных примерах подтверждает, что работников часто восстанавливают в должности. Компания обязана обосновать, почему было необходимо перевести их в другой населенный пункт или по новому адресу в том же городе, если адрес был указан в договоре. Обычно эту необходимость сложно доказать.

Важно! Если сотрудника принимают в филиал, который находится за городом или в другом городе, тогда прописать в ТД надо именно это обособленное подразделение и его местоположение: также достаточно города (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Читайте на сайте статьи по теме Совмещение должностей: срок, оплата и другие особенности Временный перевод: брать ли согласие работника и на какой срок оформить Перемещение работника: как не спутать с переводом Реорганизация компании: что делать с работниками