Электронный трудовой договор: как заключить без ошибок и штрафов

Электронный трудовой договор (ЭТД) перестает быть редкостью — он ускоряет найм дистанционщиков и упрощает увольнения, но может скрывать юридические ловушки. Разбираем в этой статье, как заключать такие договоры, что для этого нужно и как предусмотреть все риски споров с сотрудниками или судами.

Образец электронного трудового договора Образец допсоглашения к электронному трудовому договору Пошаговая инструкция по подписанию электронного трудового договора

Правовое регулирование заключения трудового договора в электронном виде

Процедура заключения электронного трудового договора (ЭТД) регулируется правилами, закрепленными в официальных правовых актах:

• ТК РФ (ст. 312.1–312.9);
• Федеральный закон «Об электронной подписи» №63‑ФЗ;
• Приказы Минтруда: уточняют порядок ведения документооборота в цифровом виде;
• ЛНА, принятые компанией или предприятием: Положение о КЭДО, приказы о внедрении и пр.

Трудовой договор в электронной форме — это документ, заключенный в электронной форме с использованием электронной подписи, который содержит все обязательные условия трудового договора, предусмотренные ст. 57 ТК РФ. Он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант, при соблюдении всех необходимых требований.

Виды электронных подписей: что подойдет для электронного трудового договора

Для подписания электронного трудового договора можно использовать разные типы подписей. Их выбор зависит от конкретных условий и требований.Подробнее - в таблице ниже.

Основные виды электронных подписей для подписания ЭТД

Обратите внимание! Для заключения электронного трудового договора, с юридической точки зрения, правильнее использовать тот тип подписи, что уже закреплен в ЛНА. Простую подпись всегда могут оспорить в суде.

Пошаговая инструкция по оформлению ЭТД

Если ваша компания или предприятие еще не ввела ЭТД, советуем начать со следующего:

1. Разработать и утвердить Положение о кадровом электронном документообороте (КЭДО), где должны быть прописаны:

• перечень того, что нужно перевести в цифровой вид;
• перечень сотрудников, которые будут пользоваться системой;
• порядок создания и подписания цифровых документов;
• правила доступа и безопасности.

2. Издать приказ о внедрении формы ЭТД.

3. Составить список должностей/сотрудников, для которых вводится ЭТД.

4. Получить согласия тех сотрудников, кто был принят до декабря 2021 года, на участие в ведении КЭДО. 

5. Если есть возможность, выбрать удобную и соответствующую всем требованиям законодательства систему КЭДО.

Как не столкнуться с хаосом при внедрении ЭДО из-за отсутствия регламентов? Разбираем в статье «Как перейти на электронный документооборот: алгоритм действий» — здесь вы найдете готовый план внедрения с чек‑листами и шаблонами для ваших регламентов.

Как сформировать и подписать ЭТД:

1. Создайте проект ТД в системе КЭДО. Убедитесь, что он содержит все обязательные условия, и в нем указаны: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты и т. д.
2. Направьте проект через систему нужному сотруднику.
3. Получите его подпись с использованием выбранного вида ЭП.
4. Подпишите договор со стороны работодателя.

Что делать после подписания:

• зафиксируйте в системе факт подписания (дата, время, тип подписи);
• сохраните логи действий сторон;
• обеспечьте резервное копирование файлов.

Обратите внимание! У ЭТД тоже есть свой срок хранения — 50 лет (для документов, созданных после 2003 года).

Что еще надо знать кадровику и работодателю об ЭТД

В 2025–2026 гг. суды рассмотрели несколько дел, связанных с трудовыми договорами в электронном виде. 

Основные категории споров:

• оспаривание подписи (работники утверждают, что не подписывали договор);
• споры из‑за отсутствия согласия на КЭДО;
• увольнение по электронному заявлению, поданному без согласия на КЭДО;
• утрата электронных документов из‑за технических сбоев.

Обратите внимание! ЭТД имеет силу лишь при корректном внедрении КЭДО и применении подходящего типа электронной подписи.

Чтобы избежать этой и других наиболее частых ошибок при подписании и регистрации ЭТД, сохраните себе таблицу ниже.

Основные ошибки при подписании ЭТД

Примечание: ответственность за нарушение сроков хранения наступает, если исходить из того, что сроки хранения у электронных кадровых документов такие же, как и у документов на бумаге.

Что еще можно сделать, чтобы минимизировать все риски заранее:

• проводите аудит системы вашей КЭДО раз в полгода;
• регулярно обновляйте ПО и сертификаты ЭП;
• фиксируйте все действия в логах системы;
• проверьте, знают ли новые (или старые) работники о правилах работы с ЭТД.

Чек-лист «Что должно быть в ЛНА по электронному документообороту» от эксперта ИПК Ольги ЧУМАКИНОЙ доступен подписчикам экосистемы «Кадровый обзор» бесплатно. Еще не подписчик? Оформите пробный доступ к экосистеме всего за 999 рублей и скачивайте без ограничений любые документы. 

Оформить пробный месяц

Если у вас остались вопросы по трудовым договорам в электронном виде или вам нужна консультация по применению норм трудового права, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru 

Читайте на сайте статьи по теме Что необходимо для дистанционного увольнения удаленного сотрудника Возможно ли подписывать трудовой договор различными подписями Электронный документооборот: алгоритм как внедрить