Система учета рабочего времени: как контролировать рабочее время сотрудников

Время, которое сотрудник тратит на работу и отдых, строго регламентировано в рамках Трудового кодекса. Компании обязаны следить за всеми моментами режима работника: перерабатывает ли он или превышает право на отдых. В статье расскажем, с помощью каких систем и инструментов можно вести учет рабочего времени сотрудников.

Бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-12) Образец положения об учете рабочего времени Образец приказа о назначении ответственного за табель учета рабочего времени Образец приказа о суммированном учете рабочего времени

Что такое рабочее время

Нормы рабочего времени прописаны в 4 главе Трудового кодекса. Юридически в это понятие входит не только время исполнения обязанностей сотрудником, но и некоторые периоды отдыха. Например, перерыв для питания на рабочем месте (ст. 91 ТК РФ). При этом работодатель обязан контролировать и подсчитывать время труда работника (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Что входит в учет рабочего времени: рабочий день, неделя или другой период. Необходимо считать исключительно те часы, в которые сотрудник фактически трудился. Установленной недельной нормой считается 40 часов. Больше заставить подчиненного находится на работе нельзя, независимо от его графика: сменный, нормальный и т. д. При этом сократить рабочее время возможно, как и установить неполную неделю. При этом внимательно вести учет часов особенно важно для корректного начисления зарплаты.

Способы и причины сокращенного времени работы — читайте в статье.

Организация учета рабочего времени в компании

Закон о труде прямо не определяет, каким способом нужно вести учет. На практике применяются различные инструменты, которые зависят от вида учета, принятого в компании.

1. Поденный. Подходит для нормированного графика. Необходимо ежедневно отмечать, сколько времени занимались своими обязанностями работники. Указывать нужно конкретное количество часов за день, и следить за сверхурочными часами, работой в выходной или больничными.
2. Еженедельный. Редкий вариант, когда работа производства вынуждает трудиться разное время в течение недели. Система контроля рабочего времени здесь также применяется ежедневно, но переработки рассчитывают только по истечении недели и тогда же начисляют зарплату. 
3. Суммированный. Самый сложный вариант, когда невозможно определить режим работы предприятия. Такой учет регулирует 104 статья Трудового кодекса. Учетный период здесь можно назначить практически любой — от месяца до квартала или года. В конце подсчитывают отклонения от нормы, весь же период платят фиксированную ставку.

Об установлении в компании суммированного учета — читайте в нашем материале.

Важно! Способ учета времени работы и система контроля рабочего времени сотрудников обязательно указывают в ЛНА. Это может быть отдельное Положение или раздел Правил внутреннего распорядка (ПВТР). При этом алгоритм суммированного учета обязательно нужно прописать в ПВТР (ч. 4 ст. 104 ТК РФ). Вводят его специальным приказом.

Системы и инструменты контроля

Контролировать нормы режима труда и переработки / недоработки сотрудников помогает выбранная система контроля учета рабочего времени. Вариантов достаточно много. Небольшие компании с нормированным режимом обычно подсчитывают рабочее время вручную в таблицах. Для крупных организаций или при суммированном учете удобнее использовать специальные бухгалтерские программы, а также CRM-системы.

1. Табель (журнал) учета — обязательный документ для отчетов по проверкам. Поможет при ежедневном и еженедельном подсчете. Оформляется в форме таблицы Excel или Google, в конце месяца сдается в бухгалтерию. Для табеля разработаны унифицированные формы: Т-12 и Т-13 (электронный), а для бюджетных компаний — форма с кодом ОКУД 0504421. Они необязательны, но если работодатель применяет их, важно правильно заполнять журналы. Всего есть два способа вести табель: ставить сплошные отметки или регистрировать только отклонения (не подходит для суммированного учета).

Скачать форму Т-12 со страницей расчета оплаты — здесь

2. Системы контроля на входе. Это обычные журналы на бумаге, где работники расписываются и указывают время прихода на работу, ухода с нее на перерыв, возвращения и т. д. В отличие от табеля, который фиксирует только общую почасовку для начисления зарплаты, по журналу можно отследить опоздания и в целом перемещения сотрудников.

3. Контроллеры (СКУД). Еще более достоверную информацию дают электронные карты доступа. Оборудование дорогое, плюс всем сотрудникам потребуются завести карточки. Но видеть таким образом перемещения работников можно буквально поминутно. Иногда для этих же целей используют биометрические системы.

4. CRM-система (СУРВ). Системное программное обеспечение работает в фоновом режиме и показывает продуктивность выполнения задач на компьютере. Подходит компаниям с офисными сотрудниками и дистанционными работниками. Учтите, что дополнительно придется познакомить работников с тайм-трекерами и следить, чтобы они включали программу каждый раз перед началом работы.

5. Видеонаблюдение. Этот метод с помощью видеокамер поможет мониторить эффективность работников, но потребуется письменное согласие сотрудников, перед установкой видеонаблюдения.

6. Хронометраж рабочего дня. Чтобы оценить продуктивность работы сотрудников, компания может организовать хронометрирование. Назначается специальный администратор-наблюдатель, который фиксирует действия работников полный день. Такой хронометра могут делать сотрудники и самостоятельно.

Важно! О любых методах контроля, которые вводятся в компании, нужно уведомить сотрудников.

Программа учета рабочего времени

Автоматизация учета обычно применяется в бухгалтерии. Бухгалтеры могут использовать знакомые программы (1С:Бухгалтерия или Контур), чтобы не вручную вести учет времени работы, рассчитать по нему зарплату и сформировать отчет. У программ учета есть ряд преимуществ перед ручным учетом.

1. Экономия времени.
2. Точность, отсутствие риска ошибки из-за «человеческого фактора».
3. Обработка больших объемов информации.
4. Не потребуется отдельная должность табельщика.