Сотрудник хочет трудиться дистанционно за границей: как оформить и что учесть в 2026 году

Заключение дистанционного трудового договора с сотрудником, находящимся за рубежом, по мнению Минтруда, не допускается из-за ограничения действия ТК РФ территорией России (ст. 13 ТК РФ), поэтому ведомство рекомендует оформлять договоры ГПХ. Если организация решает сохранить трудовые отношения, перевод оформляется допсоглашением о постоянной или временной удаленной работе с КЭДО. С 1 января 2024 года и на протяжении 2025–2026 годов ставка НДФЛ для штатных дистанционных сотрудников за границей зафиксирована на уровне 13–15% (ФЗ № 389-ФЗ), независимо от потери ими статуса налогового резидента РФ.

Возможна ли дистанционная работа за рубежом по ТК РФ: позиция Минтруда

По общему правилу работник не может работать удаленно в российской компании, проживая в другом государстве. Это связано с тем, что по ст. 13 ТК РФ нормы трудового законодательства РФ действуют только на территории РФ. На это неоднократно указывал Минтруд, в том числе в письме от 09.09.2022 №14-2/ООГ-5755. Он рекомендовал заключать с удаленным работником за границей не трудовой, а гражданско-правовой договор.

Но из правила есть исключения. Согласно ст. 10 ТК РФ международные договоры РФ имеют приоритет над местным законодательством. Например, по соглашению между РФ и Республикой Польша трудовая деятельность регулируется правом государства трудоустройства. Однако это редкое исключение. У России есть двусторонние соглашения о трудовой деятельности с рядом государств, но в большинстве международных договоров РФ закреплена норма, что применяется право принимающей стороны.

В любом случае работодателю придется изучать соглашение России и страны, куда переехал работник, и решать, что выгоднее: перевести того на удаленную работу за рубежом, пусть и с нарушениями, либо уволить сотрудника и заключить с ним договор ГПХ. Варианты с длительными командировками или отпуском мы не рассматриваем — они трудоемкие и затратные для компании.

Обратите внимание! Нарушение юрисдикции при заключении трудового договора тоже относится к нарушениям трудового законодательства. Компания рискует получить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: по п. 1 или п. 4 — 50 000 или 100 000 рублей. На практике мы не встречали случаев привлечения работодателя к ответственности за дистанционный договор с жителем другой страны, но из-за частичной мобилизации Роструд может усилить проверки.

Какие риски есть при удаленной работе за границей: налоги, КЭДО и охрана труда

Помимо нарушения юрисдикции, существуют и другие проблемы, с которыми столкнется работодатель. 

1. «Миграционный риск». В первую очередь, он касается иностранных специалистов, которые работали в России, а теперь решили вернуться в свою страну. По нормам Закона от 25.07.2002  № 115-ФЗ они не могут трудиться в России за пределами того региона, который указан в их разрешении на работу или патенте. 

Подобные ограничения могут быть установлены также международными договорами РФ или законодательством принимающей страны. Например, по соглашению с Польшей период трудоустройства без получения разрешения на продление не может превышать 12 месяцев, в исключительных случаях — 18 месяцев.

2. Налогообложение. НДФЛ удаленного сотрудника за границей исчисляется и уплачивается по процентной ставке в 13–15 процентов, если он резидент. До конца 2023 года нерезиденты, которые трудятся в российских колмпаниях, не уплачивают НДФЛ.

Напомним, что гражданин считается налоговым резидентом РФ, если проживает в России 183 дня в течение 12 месяцев подряд. Окончательный статус определяется по итогам календарного года.

С 1 января 2024 года вступили в силу поправки из Федерального закона от 31.07.2023 № 389‑ФЗ, которые изменили правила налогообложения для части дистанционных сотрудников.

Теперь для работников по трудовому договору с российской организацией (или с обособленным подразделением иностранной компании, зарегистрированным в РФ) действует единый порядок: их доходы от дистанционной работы признаются доходами от источников в РФ.

И ключевой момент: независимо от того, сохранил сотрудник статус налогового резидента РФ или утратил его, работодатель обязан выступать налоговым агентом — исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ по ставкам 13 % (с доходов до 5 млн рублей в год) или 15 % (с суммы свыше 5 млн рублей). То есть повышенная ставка 30 % для нерезидентов в этой ситуации больше не применяется.

На практике это означает, что работодателю больше не нужно при каждой выплате проверять налоговый статус сотрудника: ставка НДФЛ применяется единообразно, а обязанность налогового агента (исчислить, удержать и перечислить налог) лежит на работодателе в любом случае.

3. Охрана труда и другие организационные вопросы. Работодатель обязан расследовать несчастные случаи с дистанционными работниками, страховать их от «травматизма» согласно ст. 312.7 ТК РФ. Также он должен будет проводить им инструктажи по охране труда, если выдал для работы какое-то оборудование, например, ноутбук. Если средства труда дистанционному сотруднику за границей не предоставлялись, то работодатель компенсирует их стоимость согласно ст. 312.6 ТК РФ. 

Могут возникнуть проблемы с перечислением заработной платы в другую страну из-за санкций, введенных в отношении финансового сектора России. Кредитную организацию по общему правилу выбирает сотрудник. Работодатель не сможет заставить сохранить его зарплатный счет в российском банке, чтобы не было проблем с перечислением денежных средств.

Если компания, несмотря на риски, согласна сохранить трудовой договор с релоцировавшимся сотрудником, то рассказываем, как это сделать.

Дистанционная работа за рубежом: как правильно оформить перевод кадровику

Перевести уехавшего в другую страну работника на удаленный режим можно постоянно или временно — на срок до шести месяцев. Использовать комбинированный вариант, при котором сотрудник обязан периодически появляться в офисе, здесь вряд ли получится.

Для перевода составляется и подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. Бумажный вариант документа можно отправить по почте или использовать электронный документооборот (КЭДО). Допсоглашение к трудовому договору в КЭДО подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Работник подписывает документ одним из вариантов цифровой подписи, указанным в ст. 22.3 ТК РФ. Можно использовать портал Госуслуг, если у компании и сотрудника есть там подтвержденные учетные записи.

На основании подписанного дополнительного соглашения составляется приказ о переводе по форме Т-5 или другой, установленной работодателем. Его нужно будет отправить работнику для ознакомления, например, по электронной почте. Сотрудник может в ответ направить работодателю скан приказа со своей подписью и ответ, что он прочитал приказ.

Для документального оформления перевода на удаленную работу за границей по ТК РФ этого достаточно. Главное учесть все организационные вопросы: выплата заработной платы, охрана труда, документооборот и пр., и не акцентировать внимание на релокации работника в другую страну. Теоретически риски снижаются, если сотрудник сохраняет гражданство и место постоянной регистрации в РФ.