Как проводить расчет человеко-часов: формула

Руководители любой компании хотят, чтобы бизнес приносил прибыль и оставался конкурентоспособным на рынке, для этого команде нужно работать с максимальной отдачей, но при этом сотрудники не должны выгорать и уходить. Чтобы соблюсти баланс и правильно распределить нагрузку на людей учитывают рабочее время и вычисляют различные экономические показатели. Один из них – это расчет человеко-часов. В статье рассмотрим, что это за показатель, что на него влияет, и как его считают.

Что такое человеко-час и где его используют

Для эффективной работы компании следует правильно распределять трудовые обязанности между работниками и отводить на каждую задачу столько времени, сколько реально требуется для ее выполнения. Чтобы это посчитать, используют человеко-час.  Этот показатель равняется одному часу непрерывной работы конкретного сотрудника.

Человеко-час считают для различных нужд организации, например, посмотреть, как быстро сотрудник может сделать определенную работу, чтобы установить сроки для заказчиков, или сколько времени тратит персонал на свои задачи за месяц, квартал, полугодие или год в целом. 

Если планируется новый проект или расширение производства, то просчитывают нужные для этого человеко-часы. Расчет помогает определить, сколько сотрудников понадобится для такой задачи.

Помимо этого трудозатраты человеко-час – это показатель, который фигурирует в статистической отчетности, например, в форме П-4.

Обратите внимание! Человеко-часы рассчитывают не только для тех, кто работает по трудовому договору, но и по договорам ГПХ. В этом случае компания должна сама определить, как считать этот показатель.

Как рассчитать человеко-часы

Для расчета используют сведения о рабочем времени, которое работодатель обязан учитывать для каждого сотрудника. Это позволяет оценить затраты труда и определить сколько часов работник выполняет ту или иную работу.

Обязанность по подсчетам этого показателя может взять на себя бухгалтерия или планово-экономический отдел, если такой есть в организации, но в большинстве случаев эта работа ложится на плечи сотрудников отдела кадров.

Разберем на примере, как посчитать человеко-час: 

Если в компании трудятся 20 работников и рабочий день стандартный – 8 часов, то перемножив количество работников на количество рабочих часов мы получим 160 человеко-часов, это за один рабочий день. 

Если нужно посчитать этот показатель за период, например, за месяц, то полученную сумму следует умножить на количество рабочих дней в месяце, то есть, если в сентябре 2024 всего 21 рабочий день, то за месяц получается 3360 человеко-часов.

Или обратный пример: компания расширяет производство и для новой задачи требуется 120 человеко-часов. То есть если один человек будет делать эту работу, то потратит на нее 120 часов, если двое – 60 часов. Если требуется выполнить задачу быстро, за стандартный восьмичасовой рабочий день, то 120:8=15 значит, понадобится 15 работников.

Конечно, такой расчет будет приблизительным, поскольку не все сотрудники отрабатывают строго по 8 часов. Кто-то может заболеть, уйти на ежегодный отдых или вообще в декрет, уехать в командировку или пойти учиться. 

Или работники фактически могут находиться на своих рабочих местах, но не работать по различным причинам: задержалась поставка материалов, или сломалась производственная линия, или даже по независящим от них обстоятельствам – отключение электроэнергии целого района. Поэтому при расчете нужно учитывать не весь день, а только фактически отработанное время. 

Читайте подробнее о простоях по вине компании или по независящим причинам.

Если в компании есть люди с сокращенным рабочим днем или неделей, например несовершеннолетние сотрудники или матери в отпуске по уходу за ребенком, работающие неполный день, то по ним нужно высчитывать человеко-часы отдельно, а потом суммировать с общим количеством по остальным работникам.

Для правильного расчета человеко-часов нужно знать, какие периоды учитывать, а какие нет. В него включают: 

• фактические отработанные часы;
• время командировки;
• сверхурочные переработки;
• время совмещения должностей.

Исключают из расчета такие периоды:

• период больничного или в декретного отпуска;
• ежегодный отпуск и дни за свой счет;
• временные простои на производстве;
• сокращенное рабочее время для работников младше 18 лет (по ним отдельный расчет) и установленное законодательством или самой компанией, например, перед праздниками;
• учебные отпуска сотрудников;
• прогулы, забастовки и другие причины, когда люди не были на своих рабочих местах.

Подробнее о том, как действовать при прогуле сотрудника.

В некоторых источниках почему-то выделяют понятие «человеко-час как считать для статистики» в отдельную категорию. Хотя на самом деле в Указаниях по заполнению отдельных форм статотчетности из Приказа Росстата от 15.07.2019 № 404 ничего не говорится про какой-либо специальный тип расчета. 

Это означает, что и для статистической формы П-4 человеко-часы считают по стандартной формуле. Чч = Х*Т. Единственное – «Х» будет расшифровываться более подробно, например Хн (количество юных работников) + Хснв (количество с сокращенным или неполным временем работы)+Хб (те, кто на больничном)+Хо (в отпусках)... и другие категории работников. 

В интернете еще можно встретить такую формулу для расчета человеко-часов. 

Статформу П-4 компании сдают каждый квартал или месяц в зависимости от количества работающих в них людей. У кого за последние два года трудилось не больше 15 сотрудников, и доход не перевалил за 800 миллионов рублей, для них отчетность ежеквартальная. У кого эти показатели больше, то они рассчитывают человеко-часы каждый месяц.

Помимо компаний на общей системе налогообложения форму нужно подавать и тем, кто на упрощенке. Также тем, кто приостановил деятельность, и даже тем, кто уже обанкротился, но еще окончательно не ликвидировался. Кроме них – еще филиалам иностранных компаний на территории России, дочерним и зависимым обществам и тем организациям, кто руководит предприятием по праву доверительного управления.

Важно! Если у компании вообще нет сотрудников и не было никаких выплат, то делать расчет человеко-часов не придется, но нулевой отчет сдать все равно нужно.

Иногда в расчетах используют такой показатель, как человеко-день. Он похож на человеко-час, но в нем за временную единицу берут не час, а рабочий день. Однако, не учитывают длительность этого дня, он может быть восьмичасовым или сокращенным, и наоборот, включать сверхурочные часы. 

Этот показатель человеко-день не такой точный, как человеко-час и требуется реже, но его тоже используют, чтобы оптимизировать трудовой процесс. С ним считают отработанные по факту дни, явочное время, неявки и простои.

Кроме стандартных периодов, которые включают в расчет человеко-часов, в этот показатель идет еще период, когда из-за простоя на производстве сотруднику дают другую временную работу в другой сфере.

Считают его по отдельной формуле.

Возьмем информацию из примера выше. Если за сентябрь получилось 3360 человеко-часов, то 3360:8 = 420 человеко-дней. 

Для сотрудников, у которых график отличается от стандартного, этот показатель тоже считают отдельно, хотя в большинстве случаев требуется усредненная цифра по всему штату. 

Читайте на сайте статьи по теме Стимулирующие выплаты работникам Компенсационные выплаты работникам и чем они отличаются от компенсаций Какая система оплаты труда подойдет для вашей компании Как прописать оклад за неполную ставку Удержания из заработной платы: когда и сколько Средняя заработная плата: когда применяют и как рассчитать Премии работникам: как оформить документы и когда можно лишить поощрения Материальная помощь работнику: когда выплачивать и в каком размере Фонд заработной платы: чем отличается от ФОТ и как его анализировать