Фонд рабочего времени: как рассчитать

Чтобы эффективно управлять компанией, нужно анализировать показатели ее деятельности и на их основе принимать верные решения. Один из таких показателей – фонд рабочего времени. В статье поговорим о том, что это такое, зачем его считать и по каким правилам это делают.

Скачать производственный календарь на 2025 год

Фонд рабочего времени: общие понятия

Фондом рабочего времени (ФРВ) принято считать время, которое человек тратит, выполняя свои рабочие обязанности в течение дня или недели. Этот показатель нужен, чтобы планировать использование трудовых ресурсов. Когда работодатель знает, сколько часов или дней могут работать люди, это дает возможность рассчитать плановую производительность труда. 

Сравнив фактические цифры с плановыми, легко проанализировать, эффективно ли используется труд персонала в компании. Если нет, то поменять режим работы и даже пересмотреть должностные функции сотрудников. 

Правильно спланированный фонд рабочего времени улучшает качество работы людей, поднимает их производительность и в целом способствует развитию компании и успеху на экономическом рынке.

Фонд рабочего времени используют для начисления зарплаты на предприятии, а также для расчета производительности отдельно взятого сотрудника или целого отдела. ФРВ вычисляют исходя из общего времени, в которое включается рабочие и нерабочие периоды. 

На ФРВ влияют различные факторы: больничные сотрудников, отпуска, опоздания и ряд других. Рассчитывают плановую цифру на квартал или год, иногда помесячно. Измеряют ее в человеко-днях – это фактический выход человека на работу и выполнение им своих обязанностей в течение дня, или человеко-часах – час труда сотрудника на своем рабочем месте. Режим работы при этом не берется в расчет. 

Также встречается фонд рабочего времени в часах, когда рассчитывают плановую предварительную норму выработки в целом по компании за период без учета количества работников.

Виды фондов рабочего времени и формулы их расчетов

Выделяют четыре основных типа фондов рабочего времени:

1. календарный,

2. номинальный или еще его называют табельный,

3. максимально-вероятный

4. фактический, он же реальный и явочный.

Календарный фонд. Показатель в большинстве случаев считают за год. Этот тип фонда служит базой для других вычислений, также его используют для отчетов в статистику. Но сам по себе он не дает много информации, так как не учитывает случаи отсутствия людей на работе по разным причинам. 

Календарный фонд трудового времени можно корректировать с помощью материальных и дисциплинарных воздействий на сотрудников, например, за опоздания или срыв сроков. 

Считают его по формуле:

Номинальный или табельный фонд. Это по сути тот же календарный фонд за минусом выходных и праздников. Его используют, чтобы рассчитывать годовой фонд рабочего времени, хотя для расчетов за месяц или квартал он тоже подходит.

За год рассчитывают, когда хотят исследовать производительность труда персонала компании. Квартальный расчет нужен, если в организации ввели суммированный учет рабочего времени. А фонд за месяц служит для расчета зарплаты, когда сравнивают фактическое время работы с плановыми нормами выработки.

Для расчета этого фонда используют производственный календарь.

Формула, по которой считают табельный фонд:

Важно! Календарь общий и учитывает праздники на федеральном уровне. Местные власти могут вводить свои региональные праздники, которые тоже затрагивают на фонд рабочего времени.

Максимально-вероятный фонд. Иногда встречается название «максимально-возможный», это синонимы. Он представляет собой наибольшее количество дней в году, в которые сотрудник может трудиться. 

Этот фонд полезный в плане информации при планировании трудового времени. При его расчете помимо праздников и выходных учитывают ежегодные отпуска работников. 

По этому показателю руководитель видит время, которое тратят на работу сотрудники, и сравнивает его с объемом производственных задач, по итогам решает, стоит ли еще нанимать людей или нет. Если фактическая цифра сильно отличается от плановой, это значит, что рабочее время персонала используется неэффективно.

Чтобы посчитать максимально-вероятный фонд, применяют такую формулу:

Встречается еще одна формула, она более точная, поскольку включает такой показатель, как количество рабочих часов в день. Не все сотрудники компании трудятся по восемь часов в день, все зависит от отрасли, в которой ведет свою деятельность предприятие и других факторов, связанных с ней.

Формула выглядит таким образом:

Читайте подробнее о том, какие есть виды рабочего времени.

Фактический или явочный фонд. Под ним подразумевается фактические выходы людей на работу. 

Помимо отпуска сотрудники могут болеть, прогуливать, брать время за свой счет или отгулы, учиться, сдавать кровь или уходить в декрет. Люди могут работать частично, по скользящему графику или на вахте. Все это учитывается при расчете фактического фонда трудового времени. 

Иногда этот фонд называют еще эффективным фондом. Он представляет наиболее полную информацию и лучше всего использовать именно его, чтобы понять, насколько качественно и успешно используют трудовые ресурсы в компании. 

Считают явочный фонд по формуле:

Обратите внимание! В производственных компаниях из фактического фонда рассчитывают еще один показатель – полезный фонд. Это тот же фактический фонд рабочего времени, но еще за минусом потерь и простоев внутри каждой смены.

Анализ фонда трудового времени

После подсчета показателей их сверяют с фактическими цифрами, чтобы определить отклонения, и с данными прошлых лет, чтобы увидеть динамику. 

Например, чтобы узнать, эффективно ли трудится коллектив, следует сравнить фактически выработанное время и максимально-вероятный фонд рабочего времени годовой, а после сравнить с информацией по предыдущим периодам. 

Также проводят анализ факторов, влияющих на ФРВ, например, ужесточение мер наказания за опоздания сотрудников или наоборот, введение свободного графика. Такой анализ позволяет отследить изменения как для одного работника, или категории работников, так и для структурной единицы и всей компании в целом. 

Для анализа используют табели учета рабочего времени, информацию о простоях на производстве, данные об оплачиваемых перерывах и другие документы, которые отражают рабочие и нерабочие периоды сотрудников.

Анализ фонда рабочего времени обычно преследует две цели: выяснить, где теряется рабочее время или откуда появляется его резерв, и создать план мер по улучшению использования трудового времени.  

Аналитические процедуры включают в себя такие пункты: 

• изучение и оценка трудового времени в целом и соблюдения режима работы;
• оценка пропусков сотрудниками рабочих дней и их причины; 
• оценка сверхурочного труда;
• определение влияния временных потерь на производительность работников в целом по компании.

По результатам анализа корректируют кадровую политику и стратегию развития организации, выбирая лучший для компании путь.

Читайте на сайте статьи по теме Как прописать режим рабочего времени в ПВТР Почему важно соблюдать правила режима труда и отдыха работников Что скрывается за причиной «производственная необходимость» Как установить продолжительность рабочего времени Система учета рабочего времени: как контролировать рабочее время сотрудников Норма рабочего времени: как рассчитать и что делать, если она превышена