Распорядительные документы организации: что это такое

В ходе своей деятельности работодатель должен опираться не только на действующие законы, но и на собственные документы, которые называют организационно-распорядительной документацией. Но не всегда ясно, какие документы отнести к организационным. Разберемся, как их различать, для чего они предназначены и что нужно знать, чтобы правильно оформлять такую документацию.

Организационно-распорядительные документы: что к ним можно отнести

Организационно-распорядительной называют ту документацию, которая содержит решения различных задач предприятия (организационного или административного характера), а также определяет, как будет регулироваться и обеспечиваться его деятельность. Условно эти деловые бумаги можно отнести к унифицированной группе документов, так как в большинстве российских компаний при их оформлении до сих пор опираются на конкретные ГОСТы.

Под определением «организационно-распорядительные документы» подразумевают и акты, и приказы, и даже штатное расписание. Полный перечень того, что входит в эту группу, можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов. 

Со списком обязательных к ведению в любом учреждении приказов и документов можно ознакомиться здесь.

Обратите внимание! С августа 2025 года вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту Р 7.0.97-2025. Если вы ранее использовали старый ГОСТ при составлении своих инструкций по делопроизводству, то вам обязательно нужно учесть в работе новый ГОСТ и поменять свои локальные акты и бланки документов. Мы подробно разберем все изменения на Мастер-классе «Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025». Он пройдет 29 сентября 2025 года. Участники мастер-класса получат постатейное сравнение ГОСТ Р 7.0.97-2025 и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Так им будет проще вносить изменения в свои кадровые документы.

Виды организационно-распорядительных документов

Организационно-распорядительные документы можно разделить на 4 вида: 

• организационная,
• распорядительная, 
• информационно-справочная,
• по личному составу.

Определение типа и вида документа зависит от их цели и содержания. Какие документы относятся к распорядительным, разберем ниже.

Организационная документация (организационно-правовая) демонстрирует правовой статус предприятия, направление, а также специфику его деятельности. Какие документы относят к организационным смотрите в таблице.

Распорядительный документ – это деловая бумага, которая используется для оформления поручений (или распоряжений) от вышестоящих должностных лиц, то есть – для передачи письменных распоряжений конкретным лицам или подчиненным. Основные виды распорядительных документов смотрите в таблице.

Информационно-справочная документация Такие документы нужны в качестве основания либо для принятия какого-то решения, либо для его (решения) аргументации, ссылки на какой-либо факт или оправдания. Сюда относят: 

• различные виды записок (объяснительная, служебная, докладная и пр.), 
• акты, 
• справки,
• корреспонденцию (например, письма).

Документация по личному составу. Организационно-распорядительная документация также включает входящие, исходящие и внутренние документы, связанные с личным составом. Их можно вести в электронном виде или дублировать на бумаге, чтобы сохранить на случай любой внезапной проверки. Подробнее – в таблице.

Формы документов в зависимости от вида

Образцы приказов по основной деятельности можно найти здесь

Как подготовить в сдаче в архив личные дела, читайте здесь

Обратите внимание! Распорядительный документ утверждается либо руководителем всей компании/предприятия, либо тем, кто его замещает или отвечает за руководство внутри подразделения этой компании.

Оформление организационно-распорядительных документов: основные принципы и требования

Чтобы документ соответствовал своему назначению, он должен быть оформлен согласно общим требованиям. Это означает, что он должен содержать определенный набор реквизитов и однотипное оформление, характерное для этой категории документов.

Нормативные источники для оформления организационно-распорядительных документов

Руководство предприятия само определяет, брать или не брать рекомендации и стандарты за основу для бланков документации. Однако основные требования к распорядительным документам все же легче соблюдать по уже готовым шаблонам и правилам, которые уже есть в ГОСТе от 2016 года.

Реквизиты документов. За соответствие документа своему назначению отвечают реквизиты. Какие именно, зависит от целей создания, предназначения, а также требований к содержанию акта или форме приказа. Чаще всего это не один реквизит, а набор из нескольких сразу, расположенных по форме в традиционной последовательности.

Посмотреть, как правильно оформлять реквизиты, можно в ГОСТ Р 7.0.97-2025

Оформление распорядительных документов. Согласно стандартам, указанным выше, большинство предписаний в оформлении сводится к следующему:

1. Нумерация. Любой документ более двух страниц в объеме должен иметь нумерацию, номера принято проставлять со второго листа/страницы. Их ставят на верхнем поле, на расстоянии не менее 10 мм от края листа, посередине.
2. Расположение текста на странице. Разрешается заполнять текстом обе стороны листа. При этом ширина полей – левого на лицевой и правого на оборотной – должны быть одинаковыми. Перед абзацем отступают 1,25 сантиметра, заголовки и подзаголовки тоже оставляют с отступом (как у абзаца) и выравнивают по ширине текста/листа. Для интервалов используют 1–1,5 межстрочных интервала. Многострочные объемные реквизиты располагают через один интервал, части реквизитов разделяют еще одним, дополнительным.
3. Оформление текста. Рекомендуется использовать бесплатные, популярные в делопроизводстве шрифты (Calibri, Times New Roman, Arial) в размерах от 12 до 14 кеглей (зависит от вида шрифта). В таблицах разрешается уменьшать размер шрифта. Также разрешается полужирное выделение для отдельных частей текста или реквизитов. Например, для подписи или поясняющих надписей под чертой.
4. Оформление записи о приложении. Когда к документу необходимо издать приложение, об этом ставят специальную отметку (ссылка на распоряжение здесь не нужна), а затем – гриф утверждения с указанием данных распоряжения, которым утверждено приложение.

Читайте на сайте статьи по теме Как внести изменения в приказ Нумерация приказов: какие правила должен знать кадровик Выписка из приказа: как оформить и чем она отличается от копии Приказы по кадрам: как правильно оформить и хранить