Разъездной характер работы: кому установить, как оформить и оплатить

Если сотруднику приходится по заданиям компании регулярно перемещаться по различным маршрутам, ему устанавливают разъездной характер труда. Такими «мобильными» сотрудниками являются не только курьеры, но и ряд специалистов, список которых работодатель может утвердить самостоятельно в отдельном ЛНА. 

Разъездной характер работы для компании имеет массу преимуществ: например, не нужно оформлять командировки, оплачивать поездки по-среднему. В статье рассмотрим подробно преимущества и специфику разъездной работы.

Алгоритм направления в командировку при разъездном характере труда  Бланк путевого листа (форма 3) Образец положения о разъездном характере работы Пример формулировки об установлении разъездного характера труда Таблица обязательных сведений в форме путевого листа Таблица основных отличий разъездной работы от служебной командировки

Что такое разъездной характер работы

Конкретного определения «разъездной характер работы» (РХР) найти не удастся. Если опираться на упоминания этого вида работы в ТК РФ (ст. 57, 166 и 168.1), можно выделить его основные особенности:

• для деятельности, связанной с перемещениями, выделяют еще характеры «подвижной» и «в пути»;

• условие, что работа имеет разъездной характер, обязано быть вписано в договор;
• нужно издать ЛНА, содержащий перечень «разъездных» сотрудников, определение этого вида работы, как возмещаются расходы и в каком размере;
• у сотрудников с разъездным характером работы есть гарантии по возмещению расходов, идентичные гарантиям людей, направленных в командировки. 

Чем подвижная работа отличается от разъездной – читайте здесь

Письма Минтруда от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185 и Роструда от 13.11.2024 № ПГ/24733-6-1 дают более подробные разъяснения разъездному труду:

• РХР подразумевают, что разъезды происходят постоянно и вне компании;
• сотрудник в большинстве случаев после работы возвращается домой.

Что выгоднее: командировка или разъездная работа – отвечают эксперты ИПК

Важно! Поездки должны быть постоянными. И если сотруднику прописан именно разъездной характер работы, то его поездки не засчитываются командировками (ст. 166 ТК РФ). Исключение – если работника направят за пределы территории обычных разъездов (письмо Роструда от 12.12.2013 года № 4209-ТЗВ).

Кому можно прописать разъездной характер работы в трудовом договоре

Ограничений по должностям, для которых допустим разъездной характер труда в трудовом законодательстве нет. Эти категории определяет руководитель и фиксирует в отдельном документе. 

Но заранее изучите, есть ли признаки разъездной работы:

• сотрудники функционируют вне организации;
• поездки – обязательное условие для их труда,
• они происходят на регулярной основе, то есть происходит постоянное перемещение между обслуживаемыми участками.

Обратите внимание! При составлении списка сотрудников с РХР нужно указывать именно должности, а не составлять поименный документ.

В первую очередь под такие критерии подходят курьеры, водители и экспедиторы, но также список можно дополнить любыми специалистами, которые должны выезжать к клиентам:

• работники коммунальных служб и связи;
• наладчики;
• торговые представители;
• коммерческие службы ремонта;
• бригады строителей;
• выездные инженеры;
• страховые агенты и т.д.

Определяет разъездной характер работы договор – это обязательно нужно включить в документ. Также в трудовом договоре желательно прописать гарантию по возмещению трат.  Если вы устанавливаете условие о РХР действующему подчиненному, достаточно заключить с ним дополнительное соглашение.

Обратите внимание! Не запрещено установить РХР и обычному офисному сотруднику, если он регулярно ездит, например, в филиал. Тогда ему можно будет не оформлять постоянно командировки, что намного удобнее компании. Такую возможность отмечает Роструд на сайте Онлайнинспекции. Не забудьте провести СОУТ, если меняете характер работы офисному сотруднику.

Как оформить разъездной характер работы

Оформление РХТ происходит в несколько этапов. Помимо указания на характер труда в договоре с работником, в компании должен быть отдельный локальный акт, в котором подробно будут расписаны условия труда разъездных работников. Например, это может быть положение о разъездном характере работы.

Документ оформляется в свободной форме, но должен содержать определенную информацию:

• Общие положения. В них прописывают определение разъездной работы и критерии для ее установления сотрудникам.
• Список работников, которым в компании устанавливают такой характер деятельности (по должностям). Также основные моменты оформления сотрудников: перевод, указание РХР в трудовом договоре и т.д.
• Порядок оформления служебных поездок.
• Уточнение, что разъездной характер работы сотрудников не лишает их прав и гарантий при направлении в командировки. Условия, когда поездки при РХР будут считаться командировками.
• Порядок возмещения расходов за поездки в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ.
• Режим рабочего времени, отдыха в разъездах.
• Оплата труда, размеры надбавок и компенсаций (при наличии) сотрудникам.
• Перечень документов, по которым будут вести учет расходов.

Важно! В разделе уточнений гарантий нужно четко обозначить границы обслуживаемой территории. Информацию нужно добавить и в трудовой договор. Таким образом вы избежите споров, является ли поездка на новый объект командировкой. Также при сокращении, свободные вакансии разъездным сотрудникам нужно будет предлагать, отталкиваясь от указанной в документах территории его обслуживания (определение Шестого КСОЮ от 02.07.2020 по делу № 88–14210/2020, Седьмого КСОЮ от 10.11.2020 по делу № 88–16364/2020).

Положение о разъездном характере работы – образец скачать здесь

Документ утверждают приказом руководителя. Также с Положением, его приложениями и обновленными (при наличии) должностными инструкциями необходимо ознакомить разъездных сотрудников под подпись.

В отличие от командировки, порядок оформления документов при направлении в служебные поездки не регламентируется, поэтому работодатель может определить его самостоятельно. 

Обычно для направления сотрудников на маршрут требуется один из документов:

• путевой (или) маршрутный лист;
• распоряжение руководителя / приказ;
• задание-наряд.

Эти документы помогают непосредственному начальнику контролировать подчиненных, специфика работы которых подразумевает постоянные перемещения.

Образец путевого листа легкового автомобиля скачать здесь

Алгоритм направления в служебную поездку может выглядеть следующим образом:

1. Сотрудника направляют на объект по путевому листу, заданию-наряду или приказу.
2. Выплачивают работнику аванс и суточные (при необходимости).
3. После возвращения работник предоставляет подтверждающие расходы документы. Также он может отчитываться о выполнении задания (наряда). Для этого в Положении можно разработать отдельную форму отчета.
4. На основании документов о затратах бухгалтерия производит окончательный расчет.

Разъездной характер работы: оплата

При разъездной работе сотрудник получает обычную зарплату, но также ему необходимо возмещать расходы при поездках. О фиксированной надбавке за разъездной характер работы речи не идет, хотя закон не запрещает установить такой вид компенсации – главное, чтобы он покрывал затраты, которые возникли у сотрудника при выполнении служебных обязанностей.

Какие траты нужно возместить:

• за проезд (например метро, автобусы для пеших курьеров);

• по найму жилого помещения;

• дополнительные;

• иные расходы, если есть договоренность на них между организацией и сотрудником. Например, мобильная связь, оплата интернета в поездке.

Обратите внимание! Оплата дня служебных поездок при разъездной работе рассчитывается в обычном порядке согласно установленной системы оплаты труда. В этом ее основное преимущество перед командировками, где необходимо выплачивать средний заработок, что финансово затратнее для компании.

В Положении о РХР можно прописать один из вариантов возмещения расходов или комбинировать их:

• Возмещение расходов после каждой поездки. Для этого потребуются кассовые чеки, квитанции, путевые листы, чеки из гостиницы или договор аренды жилья и т.д. 
• Компенсация за разъездной характер работы. Такую выплату можно установить и в фиксированном виде, рассчитав примерные расходы на поездку в день. Однако здесь могут возникнуть сложности с НДФЛ и страховыми выплатами.

Важно! Компенсации за расходы при таких поездках не облагают взносами и налогами (ст. 217, 422 НК РФ). Но нужно, чтобы сотрудник подтвердил свои траты конкретными документами.

Суточные при разъездном характере работы выплачиваются, если приходится задержаться в поездке и проживать не по месту жительства (ст. 168.1 ТК РФ).

Обратите внимание! С 1 января 2025 года увеличились необлагаемые НДФЛ суммы суточных за пределами России для сотрудников с РХР. Теперь они составляют 3 500 рублей за каждый день поездки за рубежом (Федеральный закон от 29.11.2024 № 416-ФЗ). При поездках по России лимит – 700 рублей в день.

По желанию руководителя может устанавливаться надбавка за разъездной характер работы – хотя это и не обязательно. Предварительно пропишите ее в ЛНА и трудовых договорах. Надбавка, как и основная зарплата, будет, облагаться страховыми взносами и НДФЛ (Письмо Минфина от 26.03.2012 года № 03-04-06/9-76).

Важно! Изучите отраслевые соглашения, если они есть в вашей сфере труда. Иногда надбавки за РХР обязательны. Также для сотрудников в сфере транспорта и строительства есть отдельные положения: Перечень профессий работников транспорта, с соответствующими доплатами за РХР утвержден Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.78 № 579; Положение о выплате надбавок, связанных с РХР в строительстве утверждено Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87.

Читайте на сайте статьи по теме Командировка сотрудника: как оформить Командировка в выходной день: как оплачивать Как оплачивают командировку работника Какие документы для командировки оформить и что запросить у работника после Однодневная командировка: как оформить и нужно ли выплачивать суточные