Приказы по кадрам: как правильно оформить и хранить

Из статьи узнаете, какие приказы по кадрам ведут в организации, как их грамотно оформлять, хранить и нумеровать. Разъясним, чем различаются приказы по личному составу и основной деятельности, поделимся образцами, которые можно скачать и использовать в своей работе.

	Бланк приказа о переносе ежегодного отпуска Образец приказа о предоставлении ежегодного отпуска (форма Т-6) Образец приказа о премировании (форма Т-11) Образец приказа об увольнении по инициативе работника (форма Т-8)

Кадровые приказы и их виды

Приказы по кадрам – это официальный распорядительный документ, на основе которого функционирует организация. Такие документы подразделяются на два типа:

• приказы, касающиеся личного состава;
• приказы по основной деятельности.

Среди последних также выделяют документы по административно-хозяйственным вопросам компании или предприятия. 

Как не перепутать приказы по основной деятельности и по личному составу, читайте здесь

Приказы по личному составу: виды и основные формы

Приказы по личному составу напрямую касаются работников предприятия. Такими распоряжениями оформляют прием и увольнение, переводы, отпуска и так далее. В этой группе приказы отдела кадров разделяют на такие виды:

• дисциплинарные (приказы о наказаниях и поощрениях сотрудников);
• стимулирующие (о премиях и иных видах вознаграждения);
• зарплатные (оклады / тарифные ставки, надбавки, доплаты);
• организационные (документы по оформлению на работу, о перемещении или возложении обязанностей и т. п.);
• регламентные (об отпусках и командировках);
• технические (прописывают отмену или изменения в ранее подписанных документах).

С точки зрения трудового законодательства, можно выделить группу документов обязательных к изданию и рекомендованных (то есть те виды приказов, которые не обязательны, но могут понадобиться в случае спорных моментов в суде или каких-то проверок). Разобраться с ними поможет таблица ниже.

Обязательные и рекомендуемые приказы по ТК РФ

Кадровые приказы и их виды

Основная задача приказов по основной деятельности – отражать управление производственными и экономическими вопросами, планированием и схожими проблемами компании или производства. Сюда же относят документы по административно-хозяйственным вопросам, но хранят от основной массы бумаг по ОД (основной деятельности) отдельно, так как сроки хранения у таких приказов разные.

Приказы по основной деятельности легче всего классифицировать по характеру работы. Например, как организационные, нормативные (документы по ЛНА), отчетные, надзорные, информационные и финансовые.

Вот несколько основных категорий приказов по основной деятельности, которые сюда можно отнести:

1. О создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений предприятия;
2. Об утверждении штатного расписания, внесении изменений в него, а также о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении сотрудников;
3. О проведении инвентаризаций, ревизий и других проверок на предприятии.
4. О порядке ведения документации и документооборота на предприятии;
5. Приказы, регулирующие вопросы охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.
6. Приказы о контроле за исполнением решений и распоряжений руководства предприятия.

Приказы отдела кадров: как их оформлять

Для оформления приказов по кадрам до недавнего времени требовались специальные унифицированные формы. Однако после вступления в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ, использование форм первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм первичной отчетности стало необязательным. Работодатель вправе разработать и утвердить собственные шаблоны приказов. При этом сами образцы должны отвечать требованиям ГОСТа Р 7.0.97-2016. 

Обратите внимание, запрещено разрабатывать самостоятельно формы кассовых документов: расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные ордера, кассовые книги.

Унифицированные приказы по кадрам

Чтобы ввести в действие разработанные шаблоны, необходимо издать приказы отдела кадров об утверждении форм документов. Если работодатель не планирует пользоваться собственными бланками, издается приказ о ведении бухгалтерского и кадрового учета с применением форм Госкомстата.

Ошибочно считать, что, если для приказа не утверждена унифицированная форма, то он не относится к приказам по личному составу. Все приказы, относящиеся непосредственно к работникам, относятся к личному составу и хранятся в специальных папках с соответствующими сроками хранения.

Подробнее о сроках и правилах хранения кадровых документов, читайте здесь.

Приказы по основной деятельности можно издавать без формы, но по определенному алгоритму:

1. Составить преамбулу, где перечислить основания для создания (документы, факты деятельности и т. п.)
2. Расписать распорядительную (основную) часть. Это основной текст приказа/распоряжения с указанием сроков исполнения.

Все изданные документы необходимо нумеровать и регистрировать, чтобы не потерять нужный из вида в процессе делопроизводства или из-за каких-то спорных ситуаций.

Регистрация приказов по кадрам: как правильно нумеровать

Рекомендуем регистрировать документы по порядку и календарю, то есть начиная с 1 января. Нумерацию следует закрепить в Инструкции по делопроизводству и утвердить приказом.

Регистрация и нумерация приказов по основной деятельности, с точки зрения Роструда, добровольна и лежит на совести работодателя. Поэтому журнал или книга приказов по кадрам заводится для удобства систематизации документов внутри организации. Форма ее ведения свободная и не регламентируется никаким специальным документом.

Подробнее о нумерации приказов, читайте здесь.

Читайте на сайте статьи по теме Как внести изменения в приказ Как правильно заверить копию документа Выписка из приказа: как оформить и чем она отличается от копии Кадровая политика организации На каких кадровых документах обязательно нужна печать организации