Как предоставить работнику отпуск без сохранения зарплаты

Работник по личным обстоятельствам может попросить отпуск без сохранения заработной платы или как его называют в народе отпуск за свой счет. Трудовой кодекс посвящает только одну статью этому виду отдыха, поэтому у сотрудников кадровых служб возникают вопросы: кому и когда его предоставлять и как правильно оформить. В статье –как предоставить работнику отпуск без содержания и на какой срок.

Образец заявления на отпуск за свой счет

Особенности оформления отпуска за свой счет

Отпуск без сохранения зарплаты – это внеочередной отпуск без оплаты, который может взять любой работник один или несколько раз за рабочий год.

С точки зрения законодательства, отпуск без содержания – это право, а не обязанность, поэтому работник может взять такой отпуск только по своему желанию, а не по желанию начальства. Это своеобразная социальная гарантия, позволяющая временно приостановить работу, когда надо решить какие-то семейные проблемы или переждать волну увольнений, но при этом сохранить право на свое рабочее место. 

При этом работодатель может отказать в предоставлении такого отпуска, кроме нескольких случаев, указанных в ТК РФ, об этом читайте ниже.

Получается, что для сотрудника в этой ситуации есть много плюсов:

• за ним всегда останется прежнее рабочее место и должность (только если компанию не ликвидируют или она станет банкротом);

• из отпуска за свой счет нельзя отозвать, а значит отгулять его можно полностью;

• если у работника есть какие-то налоговые льготы (например, при появлении новорожденного), в этот период все они будут сохранены.

Какие еще периоды нельзя пропустить и обязательно внести в график отдыха сотрудников, читайте в этой статье.

На что надо обратить внимание:

• отпуск за свой счет предоставляется исключительно по письменному заявлению (но не со слов или по факту переписки в мессенджерах) и с согласия работодателя, поэтому в отдельных случаях тот все же может отказать сотруднику;

• отгул и отпуск без сохранения зп – разные вещи, поэтому и оформляют их (в том числе, в ЛНА) так же по-разному;

• работодатель вполне может отказать в таком отпуске, если это не противоречит нормам ТК РФ.

Кому нельзя отказать в отпуске без содержания

Как говорится в ТК РФ, абсолютно любой работник может попросить отпуск без сохранения зарплаты, но и для этого есть свои правила. Если причина покажется руководителю недостаточно веской, он имеет полное право отказать. При этом некоторые категории сотрудников могут брать неоплачиваемые отпускные дни, когда им удобно. 

Сюда входят:

• жены или родители военнослужащих, сотрудников таможни и противопожарной службы, Росгвардии и пр. (полный перечень содержит ст. 128 ТК РФ);

• работающие пенсионеры;

• инвалиды;

• при рождении детей или гибели близких родственников, заключении брака самим работником;

• внешним совместителям, если его отпуск длится меньше чем, на основной занятости.

Как рассчитать продолжительность отпуска без сохранения заработной платы. Продолжительность таких отпускных дней может быть любой: от одного дня до года. Но для особых категорий сотрудников закон устанавливает сроки:

• работающим пенсионерам – до 14 календарных дней в году;

• родителям и супругам, чьи дети или супруги проходили военную службу, работали в госучреждениях и погибли при исполнении служебных обязанностей – до 14 календарных дней в году;

• инвалидам – до 60 календарных дней в году;

• другим работникам в случаях рождение ребенка, регистрации брака, смерти близкого родственника – до 5 календарных на каждое событие.

Обратите внимание! Теперь в этот список войдут родственники бойцов, прибывших с СВО, с новыми поправками они могут получить дополнительные 35 дней для ухода за ранеными. Подробнее об этом можно узнать здесь.

Как предоставить отпуск без сохранения заработной платы

Предоставляют отпуск без сохранения заработной платы по заявлению работника. Оно и будет основанием для всех дальнейших действий, а на случай судебных претензий – подтверждением личной воли сотрудника.  У заявления на отпуск за свой счет нет стандартного шаблона, сотрудник может написать его от руки и в свободной форме. 

Проследите, чтобы в тексте были: 

• причины или обстоятельств, по которым заявитель нуждается в отпуске за свой счет (можно приложить копии справок, на основании которых человек просит отпуск, дать ссылку на статью-основание и пр.);

• срок отпуска с указанием точных дат выхода и ухода сотрудника;

• дата подписания документа.

К заявлению на отпуск без сохранения заработной платы можно приложить документы – ксерокопии свидетельств, справки, но требовать их с сотрудника вовсе не обязательно.

После получения заявления:

1. Составляют и согласуют соответствующий приказ, в котором указывают даты отпуска и условие использовать их без оплаты. Обратите внимание: для приказа на отпуск без сохранения заработной платы унифицированной формы не существует, однако вы можете взять традиционную № Т-6. 

2. Знакомят сотрудника с экземпляром приказа, чтобы тот его подписал.

3. Делают пометку в личной карточке заявителя, указывают специфику и длительность отпуска, а также даты выхода и возвращения.

4. Заполняют табель. Эти дни можно отметить различными кодами: «ОЗ», если отдых берут по поводам, упомянутым в ТК, или «ДО» – по иным мотивам.

Как отразить отпуск без сохранения заработной платы в табеле

С какими сложностями можно столкнуться при оформлении отпуска без сохранения зарплаты

При оформлении отпуска без содержания работнику можно столкнуться со сложностями и вопросами, связанными как с процедурными моментами, так и с правовыми нюансами. Разберем самые частые из них.

Можно ли отправить в неоплачиваемый отпуск работника по инициативе работодателя. Законодатели разрешают отправлять сотрудников во внеплановый отпуск только по их инициативе и согласию. Получается, что даже при производственных сложностях или простое у работодателя нет на это никаких прав. Даже при временном сокращении работ или том же простое придется заручиться согласием работника, а значит – взять с него заявление.

За отпуск по принуждению работодателю могут назначить штраф:

• на должностное лицо – до 5 000 рублей, за повторное нарушение – до 20 00 рублей;

• на компанию – до 50 000 рублей, за повторное – до 70 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Можно ли дать отпуск без содержания работнику, а затем отозвать его. Даже если есть особая, производственная необходимость в присутствии сотрудника на рабочем месте, его можно вызвать только из ежегодного запланированного или любого другого внеочередного отпуска, но не из неоплачиваемого отпуска. На отпуск без сохранения заработной платы, как утверждает ТК, это правило не распространяется.

Можно ли уволить работника в период отпуска за свой счет. Да, уволить сотрудника в отпуске без сохранения зп можно, но только в трех случаях: по желанию работника, по обоюдному согласию сторон и при ликвидации компании. 

Может ли срок отпуска без сохранения заработной платы длиться больше месяца. Да, может. ТК РФ не устанавливает точный срок для отпуска без сохранения зарплаты. Работодатель может предоставить такой отпуск на любой срок. Главное – помнить, что не все дни войдут в стаж для ежегодного отпуска.

Если продолжительность отпуска без сохранения заработной платы составляет 14 дней или меньше за весь рабочий год, то такой период включается в стаж работы, исходя из которого рассчитывают основной оплачиваемый отпуск. То, что идет сверх этого количества — нет. При этом рабочий год удлиняется на эти дни (ст. 121 ТК РФ).

Обратите внимание! Отпуск без сохранения заработной платы ТК РФ не разрешает суммировать и переносить на следующий год. Если у сотрудника одновременно есть два основания для отдыха за свой счет, то он может взять только один отпуск, который по продолжительности больше.

Читайте на сайте статьи по теме Виды отпусков и порядок их предоставления Изменение графика отпусков: как внести коррективы Что делать, если отпуск работника попадает на праздничные дни Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Заявления на разные виды отпуска: как оформить Учебный отпуск: как оформить, рассчитать и предоставить Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Как рассчитать отпускные