Штатное расписание на год: типичные ошибки

Трудовой кодекс хотя и не обязывает составлять штатное расписание, все же на него ссылается в ст.15 и 57, а значит нужно, чтобы этот документ был в компании. Также думают и инспекторы ГИТ. При проверке они внимательно изучают «штатку» и если находят ошибки, могут сделать замечание или даже оштрафовать организацию. В статье обсудим в чем ошибаются специалисты при составлении штатного расписания и как исправить ошибки. 

Какие могут быть ошибки в штатном расписании

Ошибки при составлении штатного расписания делятся на два типа: в содержании документа и при заполнении. Также можно выделить общие ошибки при формировании самого документа, например, когда кадровый специалист или бухгалтер составляет каждый раз новое штатное расписание на год или когда у компании есть филиалы, для каждого составляют свою «штатку». 

Если в компании не переименовывали подразделения или названия должностей, не происходила реструктуризация, не сокращали работников, не пересматривали условия труда, связанные с заработной платой, то менять штатное расписание не нужно.

Составлять отдельное для филиалов тоже не нужно, потому что они не являются самостоятельными юридическими лицами (ч.3 ст. 55 ГК РФ), даже если у их руководителей есть право лично утвердить и ввести штатное расписание. В графе «Наименование организации» указывают название головной компании, а в графе «Структурное подразделение» — название филиала. 

Ошибки в содержании «штатки»

Чаще всего составители документа допускают следующие ошибки в штатном расписании:

1. Внештатники в «штате». Не нужно вносить в штатное расписание должности людей, которые работают в компании не по трудовому договору. 

Совет. Если нужен человек на время, можно ввести в «штатку» требуемую должность и даже не указывать, что она временная, или обозначить срок в примечании, но лучше заключить договор ГПХ. Главное, чтобы он не содержал признаки трудового.

2. Неучтенные совместители. Сотрудников, которые трудятся по совместительству нужно включать в штатное расписание предприятия, потому что договор у них трудовой.

3. Неправильное наименование должностей. Законодательство не запрещает вводить в «штатку» свои наименования должностей (профессий). Но если они предполагают получение льгот, или в компании есть подразделения с вредными и опасными условиями труда, то названия должны соответствовать нормативным актам: 

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367);

• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);

• Квалификационный справочник должностей (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;

• ЕТКС по отраслям;

• Профстандарты.

Обратите внимание! Когда в организации работает больше 50 человек, обязательно нужен специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ). Если в штатном расписании этой должности не будет, у проверяющих могут возникнуть вопросы. В случае, когда руководитель не планирует расширять штат, можно обратиться к аутсорсинговой компании за услугами такого специалиста.

4. «Вакантные» должности отсутствующих работников. Если в штатном расписании появились вакантные должности, то необязательно сразу их удалять, они могут понадобиться позже. Но если нужно убрать их, то сначала стоит проверить, действительно ли они не заняты. Например, должность может занимать молодая мама в декрете или сотрудник на длительном больничном. 

По закону за ними сохраняется место (ст. 183, 256 ТК РФ), даже если обязанности перераспределили на других сотрудников, а значит, считать такую должность вакантной будет ошибкой.  

5. Только полные штатные единицы. Во многих компаниях есть работники, которые работают неполный день: совместители или те, кто ухаживает за малышом.
Не вносить их в штатное расписание — это ошибка. 

В графе «Количество штатных единиц» нужно проставить 0,5, 0,25 и т.д. Иногда указывают полную единицу, когда предполагается взять еще одного работника на полставки. Если работодатели заранее предусматривают вакантные места, то каждый месяц придется сдавать отчет о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей в центр занятости (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Читайте о том, как установить работнику неполное рабочее время.

Важно! При подсчете нельзя округлять количество штатных единиц. Если есть несколько неполных единиц по одной должности, нужно записывать столько, сколько получилось. Также нельзя ставить неполный оклад для таких штатных единиц. В графе «Тарифная ставка» нужно прописать все полностью как для целой единицы, а в графе «Всего» уже можно указать пропорциональную сумму.

6. Зарплатная «вилка». Работникам с одинаковыми должностями нельзя устанавливать разные оклады. Оклад — фиксированная сумма за месяц без надбавок и доплат (ст. 129 ТК РФ). Если указать разные суммы, то придется объясняться с контролирующими органами. Регулировать разницу можно надбавками (Письмом Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1). 

Когда у работников с одинаковыми должностями разные обязанности, объем работы и ответственность, например бухгалтер по зарплате и по реализации, в этом случае разные оклады можно обосновать.

7. Часовая ставка. Если у работников почасовая оплата, то будет ошибкой указать их ставку за час в графе «Оклад», потому что как такового оклада у них нет. В этом случае ставится прочерк, в примечании указывают, что оплата почасовая. Также нельзя вместо конкретной суммы в графе «Оклад» ссылаться на трудовой договор.

О том, как выбрать оптимальную систему оплаты труда, читайте в статье.

8. Надбавки в сумме оклада или оклад ниже МРОТ. Ошибка в окладе в штатном расписании — когда указывают сумму с учетом северных коэффициентов. Так делать нельзя, потому что коэффициенты начисляются не на оклад, а на всю зарплату в целом (ст. 129 и 315 ТК РФ).

Иногда в графе «Оклад» ставят сумму меньше МРОТ без всяких обоснований. Так тоже нельзя, за исключением случая, когда оклад вместе с надбавками составляет сумму большую, чем МРОТ.

9. «Режим многозадачности». Иногда работодатели хотят сэкономить и не вводят в «штатку» некоторые должности, а обязанности стараются распределить по другим сотрудникам. Это тоже ошибка. Нельзя заставить человека выполнять работу по той должности, которой нет в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).   

Ошибки при заполнении

Может быть допущена ошибка в штатном расписании при заполнении своей формы: неправильные реквизиты или отсутствие их части. Чтобы заполнить корректно, нужно ориентироваться на ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, там указывается, какие данные должны быть. 

Если компания использует форму Т-3, то в ней уже есть все необходимое. Но даже в ней ошибаются. Например, когда пишут «б/н» или номер через «/». Или когда указывают дату введения в действие раньше, чем дату утверждения. Или не учитывают двухмесячный период для предупреждения сотрудников. 

Также будет ошибкой указать должность не на русском языке или поставить рядом ФИО сотрудника. Для последнего есть другой документ: штатная расстановка.

Ошибка в штатном расписании: как исправить

Для исправления ошибки в штатном расписании есть два способа:

• если неправильно внесли информацию в одну из граф, издают приказ о корректировке «штатки», все изменения указывают в самом приказе. В примечании ставят только его дату и номер;
• если много ошибок, утверждают новую редакцию документа.

Любую ошибку следует исправить и сделать это лучше до того, как ее найдет проверяющий.