Должностная инструкция: образец, правила составления и утверждения
Закон не определяет, что такое должностная инструкция. Однако в компании этот документ – не формальность. В должностной инструкции четко указывают права, обязанности и возможную ответственность сторон. Во-первых, так устанавливают иерархию и соблюдают подчиненность. Во-вторых, обосновывают кадровые решения работодателя, в том числе – в суде. В-третьих, некоторые организации утверждают должностную инструкцию обязательно, в частности, госорганы.
Необдуманно составленная, неверно оформленная и неправильно утвержденная должностная инструкция – риски для компании. При отсутствии этого документа работодателю могут грозить штрафы и компенсации сразу по нескольким основаниям.
Скачайте образцы документов для работы: |
|
Бланк должностной инструкции |
|
Бланк приказа об утверждении должностной инструкции |
|
Бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции |
|
Образец ссылки на должностную инструкцию в трудовом договоре |
|
Ответственность за отстутствие должностной инструкции |
|
Пошаговый алгоритм утвеждения должностной инструкции |
Зачем нужна должностная инструкция
Должностная инструкция – это локальный и организационно-распорядительный акт, в котором подробно описывают трудовую функцию работника, его деловые качества (квалификационные требования: образование, опыт работы, наличие спецподготовки и др.), а также права, обязанности и возможная ответственность. В документе учитывают особенности производства, труда и управления у работодателя (ст. 8 ТК РФ, Письма Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 и от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1).
Требования к наличию должностной инструкции специалиста в организациях есть только в госучреждениях. В некоторых отраслевых нормах присутствует обязанность регламентирования должностных обязанностей:
- медработники - № 323-ФЗ;
- частные охранники - Приказ МВД России № 960 от 22.18.2011 г.
Остальные руководствуются собственными потребностями в вопросе необходимости наличия должностных инструкций работников в организации. Возможно, в небольших компаниях они и не нужны, но на крупных предприятиях без конкретизации деятельности сложно проследить за качественным исполнением обязанностей.
Должностные инструкции предприятия (ДИ) — инструмент обоюдоострый, они нужны и работнику, и работодателю. Аналогичное мнение и у Роструда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.
Пример
Если в соответствии с должностной инструкцией продавец не обязан убирать свое торговое место, он вправе отказаться от уборки без дисциплинарных последствий.
Наоборот — должностные обязанности продавца совмещены с уборкой и это вписано в инструкцию, работодатель может применить взыскание в этому работнику в случает его отказа от уборки. |
Функции должностной инструкции
Функция |
Пояснение |
Подробно описывает суть работы |
Трудовую функцию определяют в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако отразить ее полностью сложно. Чаще всего указывают название должности и подразделение. Функцию и квалификацию описывают тезисно либо сразу дают ссылку на должностную инструкцию |
Помогает обосновать: отказ кандидату в приеме на работу, увольнение сотрудника в связи с отсутствием деловых качеств |
Благодаря инструкции легче обосновать: – отказ в приеме на работу; – увольнение сотрудника в течение испытательного срока; – расторжение трудового договора, когда по результатам аттестации, знания и навыки работника не соответствуют занимаемой должности |
Помогает избежать спорных ситуаций при распределении функционала |
Эта особенность важна, когда внутри подразделения возникает спор: кто какую работу и в каком объеме должен выполнять. В частности, бухгалтеры в бухгалтерии, юристы в юридическом отделе и др. |
Оправдывает временные кадровые решения по перераспределению обязанностей |
Когда сотрудники одного подразделения одной должности фактически выполняют разную работу «на подхвате», но обязанности у всех по должностной инструкции одинаковы, одному можно временно поручить функционал другого и наоборот. Часто в инструкции расширяют функционал работника. Например, дополняют обязанности бухгалтера. Если трудовая функция остается без изменения, то это допустимо |
Доказывает, что дисциплинарное взыскание правомерно |
Когда права и обязанности определены подробно, проще доказать, что и как нарушил сотрудник (ст. 192 и 193 ТК РФ). Например, кадровик не приносит руководителю кадровые документы на подпись, считая это работой секретаря |
Вы можете изучить примеры ситуаций, при которых составлены разные виды должностных инструкций, в материале на нашем сайте
Виды должностных инструкций
Классификация |
Вид | Описание |
По направленности (адресности)
|
Индивидуальная (для одного сотрудника) |
Отражает квалификационные требования конкретного работника. Составляется специально для его должности. Может быть локальным актом или приложением к трудовому договору |
Типовая (для нескольких сотрудников) |
Такие работники должны выполнять одинаковые функции по одной должности при близких деловых качествах. Если есть отличия – то и инструкции у них должны быть разные. Это локальный акт |
|
По юридической силе и способу изменения |
Должностная инструкция – часть трудового договора |
Раскрывает трудовую функцию конкретного работника. Изменение должностной инструкции возможно только по соглашению сторон (с согласия работника – ст. 72 и 74 ТК РФ). Оформляется письменно, в частности в виде дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6) |
Должностная инструкция – отдельный локальный акт компании |
Отделена от трудового договора – предназначена для многих работников. При необходимости работодатель может изменить ее. Главное – чтобы трудовая функция работников осталась прежней. В частности, принята новая и снова представлена сотрудникам для ознакомления под роспись (Письмо Роструда №4412-6) |
|
По требованию к содержанию |
Должна отражать обязательные требования к квалификации |
Если не отразить, сотрудники не смогут подтвердить льготный стаж, особый порядок оплаты труда и иные гарантии, связанные с работой (ч. 2 ст. 57, ст. 195.3 ТК РФ) |
Не должна отражать обязательных требований к квалификации |
Проверьте, утверждены ли обязательные квалификационные требования для должности вашего работника. Если нет, то профстандарты (Справочник профессий, Реестр профессиональных стандартов), а также ЕТКС, ЕКС применять не нужно |
Как в трудовом договоре сослаться на должностную инструкцию, когда она часть трудового договора, смотрите здесь.
Обратите внимание! Должностная инструкция пример – не может быть разработана для всех работников компании в едином документе. Для каждой должности свои квалификационные требования, права и обязанности. |
Какие требования закона, судебной и инспекционной практики нужно учесть при составлении должностной инструкции вы узнаете из новейшего кадрового курса. |
В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого
Должностная инструкция сотрудника поможет в следующих случаях:
- в суде как доказательство исполнения / неисполнения должностных обязанностей;
- обосновать отказ в приеме на работу;
- проверить квалификацию сотрудника в период испытательного срока;
- распределить или конкретизировать функции между работниками, если они занимают одинаковые должности.
Как составить должностную инструкцию
В организации могут быть два типа должностных инструкций — типовые и индивидуальные.
Пример
В канцелярии работает несколько специалистов. У них разные функции: кто-то отвечает за электронный документооборот, кто-то регистрирует входящую корреспонденцию и т.д. Должность у них одна — инспектор канцелярии, а обязанности разные. |
В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого инспектора. Если же у работников, занимающих одинаковые должности, нет разницы в функциональных обязанностях, смысла составлять отдельные требования каждому нет. Достаточно одного экземпляра общей должностной инструкции с приложенным списком ознакомления, где сотрудники распишутся, что с обязанностями ознакомлены.
Утвержденной формы функциональных обязанностей в законе нет. Есть общие правила, как написать должностную инструкцию, какие пункты в нее включить. Как правило, обязательны следующие разделы:
- требования к образованию, квалификации, стажу;
- кому напрямую подчиняется работник;
- перечень должностных обязанностей— здесь детализируется функционал;
Важно! Насколько конкретно прописаны обязанности работника, настолько легче их выполнять, отчитываться за исполнение и контролировать. |
- взаимодействие — указываются параллельные связи работника;
- должен знать — если работа связана со знанием документов, положений и проч., все они указываются в этом пункте;
- права и ответственность — здесь не надо переписывать трудовой кодекс. Любой работник, в том числе руководящий, за нарушения отвечает по закону — это само собой разумеется. Конкретизируйте, за что отвечает сотрудник, занимающий должность — за чистоту помещений, сохранность имущества и так далее. Права тоже опишите именно для этой должности — что работник может требовать от других, доступ к информации и прочие.
По первой ссылке размещены бесплатные должностные инструкции и реестр профстандартов, во второй — описание профессии, требования к образованию.
Образцы типовых должностных инструкций можно скачать из интернета. Но такой документ не будет содержать необходимых вам условий и требований. Ошибочно мнение, что типовые инструкции нельзя менять или дополнять собственными потребностями.
Важно! Любую инструкцию надо дорабатывать, включая в нее необходимую конкретику. |
Работодателю грозит административная ответственность, если не составит или отразит неполный функционал в должностной инструкции.
Таблицу со штрафами смотрите здесь.
Образцы должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Утверждение должностной инструкции
По требованию ГОСТ Р 7.0.97-2016 в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждаю», указывают должность руководителя, оставляют место для его росписи. Если нет такого грифа, издается отдельный приказ о должностных инструкциях при введении новых должностей или расширениия существующих обязанностей.
Как возложить дополнительные обязанности на сотрудника и внести изменения в ДИ, читайте в материале на сайте «Профкадровик».
Работник расписывается в том, что он ознакомлен с инструкцией. Целесообразно сделать второй экземпляр и выдать его на руки сотруднику.
Пошаговый алгоритм, как утвердить должностную инструкцию и ознакомить с ней работников, скачайте здесь.
Как составить должностную инструкцию, чтобы потом оперативно в нее вносить изменения, что обязательно включить в трудовой договор, а что лучше отразить в ПВТР, узнаете из нашего авторского курса |
Скачать бланк приказа об утверждении должностной инструкции
Скачать бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции
Образец ссылки на должностную инструкцию в трудовом договоре
- Комментарии