Должностная инструкция 2025: как составить и утвердить

Для ряда организаций, например, государственных, составление должностной инструкции – обязательное условие. Но даже компаниям, которым по закону не требуется этот документ, важно составить его на каждую должность. Таким образом можно четко обозначить круг обязанностей сотрудников и обосновать свои действия при возникновении трудовых споров.

В статье рассмотрим виды и функции должностной инструкции, правила ее оформления и утверждения. Также расскажем, как ознакомить с должностной инструкцией работников и дадим образцы.

Бланк приказа об утверждении должностной инструкции Бланк типовой должностной инструкции Образец должностной инструкции главного бухгалтера Образец должностной инструкции специалиста по воинскому учету Образец должностной инструкции специалиста по кадрам Памятка «Возможная ответственность работодателя из-за отсутствия должностной инструкции»  Памятка «Как утвердить должностную инструкцию и ознакомить с ней работников» Пример ссылки на должностную инструкцию в трудовом договоре

Должностная инструкция 2025: виды и функции

Должностная инструкция (ДИ) – это внутренний документ компании. В ней указаны функции конкретной должности, на которую принимают сотрудника. По сути, инструкция является организационно-распорядительным ЛНА. В Трудовом кодексе этот документ не упоминается, но ДИ очень важна, так как содержит не только описание трудовой функции сотрудника, но и квалификационные требования к его должности, границы ответственности и многое другое.

Какие ЛНА обязательны для организации – читайте в нашей статье

Обратите внимание! Обязаны составлять должностные инструкции только госорганы (ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Также для медработников и частных охранников установлена обязанность разрабатывать должностные регламенты. Для остальных компаний – составление должностной инструкции остается на их усмотрение.

Обычно ДИ разрабатывает специалист по кадрам вместе с руководителями структурных подразделений. Последние дают сведения о фактическом круге обязанностей сотрудника на том или ином месте. А кадровый специалист проверяет наличие обязательных требований к квалификации и соблюдение трудовых прав работников, опираясь на нормативные акты:

• Положения Трудового кодекса;
• Квалификационный справочник, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37;
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ), утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
• Электронный справочник профессий на сайте Минтруда;
• Профстандарты (применять их можно, но не обязательно).

Должности берутся строго из профстандарта или квалификационного справочника при условии, что они являются обязательными для применения (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В остальных случаях компания может самостоятельно назвать должности сотрудников, выбирая подходящее по функционалу наименование.

Важно! Типичная ошибка при составлении должностной инструкции – использование базового шаблона без учета реальных обязанностей сотрудника. Поэтому очень важно при составлении документа кадровикам работать «в связке» с начальниками структурных подразделений.

Функции должностной инструкции

Основная функция должностной инструкции – обеспечить правомерность требований работодателя к сотруднику. Таким образом соблюдаются права обеих сторон: работник не получает чужие обязанности «в нагрузку», а руководитель может контролировать, все ли прописанные действия сотрудники выполняют. 

Кроме этого ДИ выполняет и другие полезные функции для работодателя:

• Подробно описывает процесс работы сотрудника. В документе нужно прописать все, что невозможно отразить полностью в трудовом договоре. Указываются, в том числе требования к квалификации и дополнительные обязанности, если они подразумеваются. Например, заместителю руководителя обычно прописывают исполнение обязанностей на период отпуска директора.
• Детализирует процессы. Если в компании нет четких регламентов работы, детальное описание задач и функций сотрудника позволяет обосновать привлечение к ответственности в случае дисциплинарных нарушений.
• Помогает обосновать отказ соискателям или прекращение договора. Квалификационные требования и опыт работы может послужить веской причиной, чтобы отказать кандидату на вакансию. А конкретные требования к знаниям и навыкам помогут обосновать непрохождение аттестации или испытательного срока.
• Облегчает распределение задач внутри подразделения. Так, в отделе кадров, бухгалтерии или юридическом отделе сотрудники с одинаковой должностью могут выполнять разные функции, которые распределены между ними персональными ДИ.

Виды должностной инструкции

Должностные инструкции условно можно разделить на несколько видов. Подробнее в таблице.

Виды должностной инструкции

Зачем организациям нужна должностная инструкция сотрудника

Должностные инструкции помогают защитить интересы обеих сторон трудовых отношений. Ясные и прозрачные требования к функционалу сотрудника, конкретные задачи и возможность контролировать работу подчиненных помогает избежать трудовых споров и проверок надзорных органов.

Преимущества должностной инструкции для сотрудника и для компании

Как составить должностную инструкцию

Порядок составления должностной инструкции не регулируют законы, поэтому компания имеет право самостоятельно разработать правила ее оформления. Сделать ее можно как самостоятельным документом, так и приложением к ТД (это подойдет, если в компании индивидуальные обязанности у каждого сотрудника).

Должностная инструкция скачать примерный бланк здесь

Пример как сослаться на ДИ в трудовом договоре скачайте здесь

Важно! Если у сотрудников одинаковая должность и обязанности, для них достаточно общей ДИ. Если же функция у каждого работника своя, лучше переименовать одинаковые названия их должностей и сделать на каждую отдельную инструкцию.

Оформление должностной инструкции соответствует принятым в организации требованиям к ведению документооборота и составлению ЛНА. 

Так, документ содержит обязательные реквизиты:

• наименование ООО;
• место составления;
• дата составления / утверждения и номер (при наличии);
• место для подписи составителя инструкции и визирования. Обычно согласуют документ юристы и непосредственный руководитель по данной должности;
• графа утверждения директором;
• место для подписи сотрудника об ознакомлении.

В должностной инструкции сотрудника отражают:

• трудовую функцию и обязанности;

• требования к образованию;

• квалификационные требования: опыт работы, что должен знать и уметь специалист.

Должностная инструкция 2025 года должна содержать ряд сведений с учетом актуальных изменений закона. Например, для кадрового сотрудника необходимо обновить раздел с требованиями правил хранения архивных документов, указать работу с электронной документацией, контроль за мобилизованными сотрудниками, добавить ответственность за разглашение или утечку персданных и т.д.

Должностная инструкция образец для специалиста по кадрам скачать здесь

Разделы должностной инструкции

Регламентов по содержанию должностной инструкции сотрудника закон не содержит, поэтому составлять ее можно на свое усмотрение (письмо Минтруда от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707). 

По сложившейся практике в инструкцию обычно включают следующие разделы:

• Общие положения;
• Задачи и функции;
• Должностные обязанности;
• Права;
• Ответственность.

По желанию можно добавить дополнительные разделы. Например, технологию работы для производств, KPI (критерии для оценки работы и поощрений), условия. Так, в разделе «Условия работы» указывают график, место выполнения обязанностей, отпуска и т.д.

Важно! Как и любой ЛНА, должностная инструкция не может своим содержанием как-либо ухудшать положение сотрудника или ущемлять его права в сравнении с российскими законами о труде (ст. 8 ТК РФ)

Пункты должностной инструкции

В разделе должностной инструкции «Общие положения» обычно расписывают требования к сотруднику на данной должности:

• полное наименование должности и основная цель работы;
• образование;
• опыт работы, квалификация;
• что еще должен знать для работы: например, ПВТР, прочие внутренние документы;
• кто непосредственный руководитель;
• кого замещает при отпуске или болезни основного сотрудника.

Должностная инструкция пример для главного бухгалтера скачать здесь

В разделах «Задачи» и «Обязанности» перечисляют все реальные обязанности и задачи, которые будет выполнять сотрудник в компании. Обязательно нужно использовать четкие формулировки, чтобы не могло возникать разночтений или сотрудник не понял свои функции.

Для «Прав» нужно определить, опираясь на законы, пределы компетентности работника: что он вправе требовать (голос на совещаниях, запрашивать определенные документы, информацию, необходимую для работы).

В разделе «Ответственность», укажите, за что отвечает сотрудник и какие последствия могут быть при невыполнении обязанностей. Учтите, что мера наказания не может быть жестче, чем указано в ТК РФ.

Обратите внимание! В одной должностной инструкции руководитель может объединить сразу функции нескольких должностей. Такого мнения придерживаются специалисты Роструда (ответ ОнлайнИнспекции).

Утверждение должностной инструкции

Юридическую силу должностной инструкции сотрудника придает утверждение ее руководителем. По ГОСТ Р 7.0.97-2016 утвердить документ нужно следующим образом:

1. На первой странице инструкции ставится гриф «Утверждаю» с местом для даты и подписи.
2. Подпись ставит руководитель компании (гендиректор, директор) или ИП.
3. Проставляется дата утверждения и с этого момента документ вступает в силу.

Как ознакомить с должностной инструкцией

Если организация использует ДИ в работе, то каждый новый сотрудник должен ознакомиться с документом еще до подписания трудового договора. При изменении инструкций или составлении новых, необходимо также ознакомить сотрудников, чьи должности относятся к соответствующей ДИ. 

Учтите, что некоторые изменения требуют предварительного согласия сотрудника (если меняется его трудовая функция) или его нужно будет предупредить о будущих изменениях заранее.

Подтверждает ознакомление с должностной инструкцией и согласие с должностными обязанностями личная подпись сотрудника. 

Можно выбрать способ, как именно будет выглядеть отчет об ознакомлении:

• Стандартный способ – отдельная графа с местом для подписи, расшифровки и даты в конце самого документа. Подходит, если инструкции индивидуальные или на этой должности работает мало людей.
• Лист ознакомления с должностной инструкцией – он же будет являться приложением к документу. Подходит для массового ознакомления.
• Специальный журнал (хранится в отделе кадров или у специалиста по ОТ). В нем работник может расписаться, что ознакомлен сразу со всеми ЛНА компании – в каждой графе под названием документа будет место для подписи.

Независимо от того, как сформирована должностная инструкция сотрудника – отдельным документом или приложением к договору, работник должен получить на руки второй экземпляр. О его получении он также ставит отметку в специально отведенном месте.

Действие должностной инструкции и сроки хранения

Предельные сроки действия должностной инструкции закон не определяет. Значит, руководитель может установить их самостоятельно, прописав сроки или в самой инструкции, или в отдельном Положении. Особых требований к периодичности замены инструкций нет, поэтому можно руководствоваться целесообразностью:

• заменять ДИ при изменении штатного расписания, например, переименовании должности, подразделения;
• добавления новых обязанностей сотруднику;
• изменении технологических или оргусловий труда (тогда за 2 месяца перед изменением необходимо письменно уведомить сотрудников);
• по другой мере необходимости.

Подробно, как вносить изменения в ДИ – читайте в нашем материале

Согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 года № 236, документы по личному составу хранятся 75 лет, если делопроизводство по ним было завершено до 1.01.2003 года и 50 лет, если были закончены после этой даты (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ).

Что касается должностных инструкций, то срок их хранения зависит от вида документа:

• индивидуальные – 50/75 лет (ст. 443 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236);
• типовые – 3 года после замены новыми (ст. 442 Перечня Росархива). 

Читайте на сайте статьи по теме Как вносить изменения в должностную инструкцию Трудовая функция: как прописать в трудовом договоре Изменение условий трудового договора Как прописать место работы в трудовом договоре Приказы по кадрам: как правильно оформить и хранить