В 2024 году продолжает действовать мораторий на плановые проверки бизнеса по Постановлению Правительства РФ от 10.03.2022 № 336. Однако это не означает, что работодателям можно расслабиться и не опасаться визита трудового инспектора.
Мораторий не распространяется на организации высокого риска (Роструд не использует категорию «чрезвычайно высокий»), а также на случаи внеплановых проверок при нарушении обязательных требований. Поэтому в начале года работодателям нужно провести ревизию внутренних документов и актуализировать их в соответствии с изменениями в законодательстве. Рассказываем, какие обязательные приказы и локальные нормативные акты следует проверить.
Содержание
Перечень обязательных приказов и документов |
Бланк приказа о номенклатуре дел
Бланк приказа об изменении графика отпусков
Бланк приказа об изменении штатного расписания
Образец плана мероприятий по охране труда
|
|
Перечень обязательных приказов и документов
Все документы организации можно условно разделить на несколько групп:
- организационно-распорядительные — приказы, распоряжения и указания постоянного или краткосрочного характера;
- локальные нормативные акты и локальные акты — внутренние регламенты, положения, порядки и другие документы, принятые с учетом мотивированного мнения профсоюза или без него;
- планы, графики и отчеты об их исполнении;
- записи по управленческой деятельности — табели учета рабочего времени, служебные записки, докладные, журналы регистрации инструктажей и пр.
Количество и состав документов зависят от видов деятельности компании, ее численности и организационной структуры. Но есть приказы и ЛНА, которые должны быть в любой организации, в том числе на малом предприятии.
Нормативно утвержденного списка необходимых приказов и локальных актов не существует. Кадровикам приходится самостоятельно изучать законодательные требования и планировать, какие документы необходимо издать. При этом некоторые организационно-распорядительные документы нужно обновлять каждый год, поскольку они по правилам издаются с ограниченным сроком действия.
Штатное расписание
В каждой компании есть локальный нормативный акт, который нужно регулярно обновлять. Это штатное расписание. В нем фиксируется распределение трудовых функций в организации, наименования должностей и профессий, установленные размеры оплаты труда.
Роструд разъясняет в письме от 22.03.2012 №428-6-1, что документ нужно актуализировать:
- при изменении в оргструктуре компании;
- переименовании должностей или профессий, названий отделов и служб;
- изменении окладов;
- сокращении штата или численности.
С 1 января 2024 года действует новый федеральный МРОТ — 19 242 рубля в месяц. Если работодатель решит проиндексировать зарплаты в связи с его увеличением, то изменение окладов и тарифных ставок нужно будет отразить в штатном расписании.
Приказ об изменении штатного расписания, скачайте здесь
Важно! С 8 января 2024 года Роструд включил в перечень индикаторов риска новый показатель: «Среднее значение оплаты труда работника ниже МРОТ при соотношении размера фонда оплаты труда и количества работников у одного работодателя за квартал (за исключением случаев предоставления отпуска без сохранения заработной платы, отстранения от работы без сохранения заработной платы, установления сокращенной продолжительности рабочего дня (смены), сокращения тарифной ставки, оклада)». Такая ситуация — основание для внеплановой проверки. Если работодатель не доплачивает до МРОТ или не сдает отчеты в ЦЗН, то к нему придет трудовой инспектор. |
График отпусков
Это документ, который нужно обновлять каждый год по требованиям ст. 123 ТК РФ. Не позднее, чем за две недели до начала очередного календарного года работодатель утверждает график отпусков, в котором устанавливает очередность предоставления оплачиваемых дней отдыха работникам.
Приказ об изменении графика отпусков, скачайте здесь
Обратите внимание! Если компания оформляет график отпусков по унифицированной форме Т-7, то издавать приказ необязательно. Бланк уже содержит гриф утверждения руководителем. |
Приказ о номенклатуре дел
Ежегодно с 1 января в компании вводят в действие список записей, локальных актов и приказов по основной деятельности, которые образуются в процессе работы. Такой перечень называется номенклатура дел.
Ее составляют для организации архива компании в текущем году. Номенклатура дел содержит список документов по управленческой деятельности, а также сроки и места их хранения. При ее составлении руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле…» и Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».
С 17 сентября 2023 года номенклатура дел составляется по новой форме (приложения 1 и 2 к Правилам, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). В ней отдельным разделом указывают электронные документы. Организации нужно внести изменения в приказ, которым утверждалась форма номенклатуры дел.
Приказ о номенклатуре дел скачайте по ссылке
Обратите внимание! Номенклатуру дел утверждают по организации и по каждому структурному подразделению. Ее составляют по принципу «снизу вверх». Каждый отдел делает проект перечня документов по своей деятельности, а делопроизводитель на их основании составляет общую номенклатуру дел компании. Такой подход позволяет систематизировать все записи и «не потерять» какие-то архивные записи. |
Приказы по назначению ответственных
В каждой компании есть два распределения обязанностей:
- по трудовым функциям;
- по ответственности за отдельное направление деятельности.
Первый вид распределения относится к постоянным. Его закрепляют в штатном расписании, трудовых договорах, положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях.
Есть также временное распределение — по ответственности за отдельное направление: за проведение инструктажей, за электрохозяйство и так далее. Его закрепляют в краткосрочных приказах, некоторые из которых нужно обновлять ежегодно.
Какие приказы по назначению ответственных должностных лиц могут быть обязательными для организации:
- о назначении ответственных за проведение инструктажа по охране труда — п. 11 Правил обучения охране труда по Постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 №2464;
- об ответственных за производственный контроль на опасном производственном объекте, если организация эксплуатирует ОПО;
- о лицах, проводящих противопожарный инструктаж — п. 7 Порядка по Приказу МЧС России от 18.11.2021 №806;
- об ответственных за безопасную эксплуатацию зданий и сооружений, объектов электрохозяйства, теплоснабжения, систем пожарной защиты и т.п.
- об ответственных за безопасную эксплуатацию зданий и сооружений, теплоснабжения, систем пожарной защиты;
- об ответственном за электрохозяйство и его заместителе;
- о распределении границ эксплуатационной ответственности и функций по обслуживанию и контролю за техническим состоянием электроустановок;
- о назначении работников, имеющих право выполнения переключений в электроустановках, ведения оперативных переговоров и других работ, перечисленных в п. 12 ПТЭЭП (Приказ Минэнерго от 12.08.2022 № 811).
Конкретный список лиц, на которых нужно возложить ответственность за какое-то направление деятельности, определяется по законодательным и отраслевым требованиям. Он зависит от специфики компании.
Читайте на сайте: Производственный контроль безопасности — правила изменились
Важно! С 1 сентября 2024 года меняются Правила производственного контроля (ПК) за соблюдением требований промышленной безопасности (Постановление Правительства РФ от 29.07.2023 №1233). В структуре ПК появляются «работники, осуществляющие ПК». То есть с 1 сентября она будет двухуровневой:
Работодателям – владельцам опасных производственных объектов (ОПО) необходимо внести изменения в приказы о назначении работников, в Положение о производственном контроле и в должностные инструкции.
Сделать это нужно не позднее 1 июля 2024 года, поскольку меняются трудовые функции работников (ст. 74 ТК РФ). |
Порядок работы с персоналом
С 7 января 2023 года потребители электроэнергии – юрлица при подготовке работников руководствуются теми же правилами, что и электроэнергетические компании — Приказом Минэнерго от 22.09.2020 №796. В документе закреплено, что работа с персоналом проводится в соответствии с локальным актом «Порядком проведения работы с персоналом в организации», утвержденным руководителем или уполномоченным должностным лицом (п. 7).
Одна из обязательных форм работы с персоналом по п. 7 Правил № 796 — аттестация в области промышленной безопасности, безопасности гидротехнических сооружений, энергетической безопасности. С 1 сентября 2023 года действует новое Положение о ней, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.01.2023 №13:
- изменился перечень работников для обязательной аттестации и повышения квалификации в сфере промышленной безопасности;
- появились новые требования к аттестационным комиссиям;
- с 1 марта 2024 года заявку на аттестацию можно подать через Госуслуги.
А с 1 сентября 2024 года изменяется перечень областей аттестации — направлений подготовки, по которым работники должны пройти проверку знаний (Приказ Ростехнадзора от 09.08.2023 № 285).
Соответственно, работодателям необходимо актуализировать Порядок работы с персоналом.
Инструкции по охране труда
С 1 января 2023 года начал применяться Приказ Минтруда от 29.10.2021 №772н, действие которого ранее было приостановлено Приказом Минтруда от 17.03.2022 №140н. Документ устанавливает основные требования к разработке и содержанию инструкций по охране труда (ИОТ), поэтому работодателю придется актуализировать ИОТ.
Обновить локальные акты нужно всем компаниям. Нормы ст. 309.2 ТК РФ о том, что НКО и микропредприятия могут полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, не освобождают от обязанностей по охране труда, в том числе по изданию ИОТ и проведению инструктажей. На это указывал Роструд в разъяснениях на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Также эксперты ведомства отмечали, что инструкция по охране труда должна быть для каждой должности в компании. Допускается разработать один ЛНА для схожих должностей — например, ИОТ бухгалтера или ИОТ работников маркетингового отдела.
Какие еще документы по охране труда должны быть у работодателя:
-
программа вводного инструктажа — обновляется ежегодно;
-
перечни работников для обучения по охране труда, стажировки и освобожденные от обучения по ОТ;
-
приказы об утверждении форм записей результатов инструктажей;
-
положение о системе управления охраной труда;
-
план мероприятий по ОТ. Образец скачайте здесь.
Перечень обязательных приказов и документов в статье — примерный. В каждой компании он будет свой, в зависимости от видов ее деятельности.
Читайте на сайте статьи по теме:
Перечень документов по охране труда, которые должны быть в компании
Изменения в трудовом законодательстве в 2024 году
Что запросит трудовая инспекция при проверке
Вы можете проверить самостоятельно, какие приказы должны быть в организации, по чек-листам Роструда (Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20). Это списки контрольных вопросов, которые задаст инспектор ГИТ при проверке. В чек-листах указано, какие документы он обязательно запросит.
Это, например:
- трудовые договоры и должностные инструкции;
- ПВТР, коллективный договор;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- приказы о назначении ответственных лиц;
- нормы обеспечения работников СИЗ;
- график сменности и т.д.
Вы не пропустите изменения в нормативном регулировании и будете знать, как актуализировать локальные акты и приказы, с экосистемой «Кадровый обзор».
|