Обновляем обязательные приказы и документы в компании

В 2024 году произошло много изменений в законодательстве и надзорной деятельности, которые работодателям нужно учесть в своих обязательных приказах и документах. Кроме того, с 1 января 2025 года уже не действует мораторий на внеплановые проверки по Постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336, а надзорные органы получили право публично оценивать деятельность бизнеса. Рассказываем в статье, какие приказы надо обновлять каждый год, чтобы внутренние правила соответствовали нормативным требованиям.

	Бланк приказа о номенклатуре дел Бланк приказа об изменении графика отпусков Бланк приказа об изменении штатного расписания Образец плана мероприятий по охране труда

Перечень обязательных приказов и документов

Все документы организации можно условно разделить на несколько групп:

• организационно-распорядительные — приказы, распоряжения и указания постоянного или краткосрочного характера;
• локальные нормативные акты и локальные акты — внутренние регламенты, положения, порядки и другие документы, принятые с учетом мотивированного мнения профсоюза или без него;
• планы, графики и отчеты об их исполнении;
• записи по управленческой деятельности — табели учета рабочего времени, служебные записки, докладные, журналы регистрации инструктажей и пр.

Количество и состав документов зависят от видов деятельности компании, ее численности и организационной структуры. Но есть приказы и ЛНА, которые должны быть в любой организации, в том числе на малом предприятии.

Нормативно утвержденного списка необходимых приказов и локальных актов не существует. Кадровикам приходится самостоятельно изучать законодательные требования и планировать, какие документы необходимо издать. При этом некоторые организационно-распорядительные документы нужно обновлять каждый год, поскольку они по правилам издаются с ограниченным сроком действия.

Штатное расписание

В каждой компании есть локальный нормативный акт, который нужно регулярно обновлять. Это штатное расписание. В нем фиксируется распределение трудовых функций в организации, наименования должностей и профессий, установленные размеры оплаты труда.

Роструд разъясняет в письме от 22.03.2012 №428-6-1, что документ нужно актуализировать:

• при изменении в оргструктуре компании;
• переименовании должностей или профессий, названий отделов и служб;
• изменении окладов;
• сокращении штата или численности.

С 1 января 2025 года действует новый федеральный МРОТ – 22 440 рублей в месяц. Если работодатель решит проиндексировать зарплаты в связи с его увеличением, то изменение окладов и тарифных ставок нужно будет отразить в штатном расписании и системе оплаты труда.

Приказ об изменении штатного расписания, скачайте здесь

График отпусков

Это документ, который нужно обновлять каждый год по требованиям ст. 123 ТК РФ. Не позднее, чем за две недели до начала очередного календарного года работодатель утверждает график отпусков, в котором устанавливает очередность предоставления оплачиваемых дней отдыха работникам.

Приказ об изменении графика отпусков, скачайте здесь

Обратите внимание! Если компания оформляет график отпусков по унифицированной форме Т-7, то издавать приказ необязательно. Бланк уже содержит гриф утверждения руководителем.

Приказ о номенклатуре дел

Ежегодно с 1 января в компании вводят в действие список записей, локальных актов и приказов по основной деятельности, которые образуются в процессе работы. Такой перечень называется номенклатура дел.

Ее составляют для организации архива компании в текущем году. Номенклатура дел содержит список документов по управленческой деятельности, а также сроки и места их хранения. При ее составлении руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле…» и Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».

С 17 сентября 2023 года номенклатура дел составляется по новой форме (приложения 1 и 2 к Правилам, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). В ней отдельным разделом указывают электронные документы. Организации нужно внести изменения в приказ, которым утверждалась форма номенклатуры дел.

Приказ о номенклатуре дел скачайте по ссылке

Обратите внимание! Номенклатуру дел утверждают по организации и по каждому структурному подразделению. Ее составляют по принципу «снизу вверх». Каждый отдел делает проект перечня документов по своей деятельности, а делопроизводитель на их основании составляет общую номенклатуру дел компании. Такой подход позволяет систематизировать все записи и «не потерять» какие-то архивные записи.

Приказы по назначению ответственных

В каждой компании есть два распределения обязанностей:

• по трудовым функциям;
• по ответственности за отдельное направление деятельности.

Первый вид распределения относится к постоянным. Его закрепляют в штатном расписании, трудовых договорах, положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. 

Есть также временное распределение — по ответственности за отдельное направление: за проведение инструктажей, за электрохозяйство и так далее. Его закрепляют в краткосрочных приказах, некоторые из которых нужно обновлять ежегодно.

Какие приказы по назначению ответственных должностных лиц могут быть обязательными для организации:

• о назначении ответственных за проведение инструктажа по охране труда — п. 11 Правил обучения охране труда по Постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 №2464;
• об ответственных за производственный контроль на опасном производственном объекте, если организация эксплуатирует ОПО;
• о лицах, проводящих противопожарный инструктаж — п. 7 Порядка по Приказу МЧС России от 18.11.2021 №806;
• об ответственных за безопасную эксплуатацию зданий и сооружений, объектов электрохозяйства, теплоснабжения, систем пожарной защиты и т.п.
• об ответственных за безопасную эксплуатацию зданий и сооружений, теплоснабжения, систем пожарной защиты;
• об ответственном за электрохозяйство и его заместителе;
• о распределении границ эксплуатационной ответственности и функций по обслуживанию и контролю за техническим состоянием электроустановок;
• о назначении работников, имеющих право выполнения переключений в электроустановках, ведения оперативных переговоров и других работ, перечисленных в п. 12 ПТЭЭП (Приказ Минэнерго от 12.08.2022 № 811).

Конкретный список лиц, на которых нужно возложить ответственность за какое-то направление деятельности, определяется по законодательным и отраслевым требованиям. Он зависит от специфики компании.

Читайте на сайте: Производственный контроль безопасности — правила изменились

Важно! С 1 марта 2025 года работодатели не смогут назначить ответственным за пожарную безопасность(ПБ) любого работника. С этой даты вступила в силу ст. 1 Федерального закона от 24.09.2022 № 370-ФЗ о внесении изменений в Закон № 69-ФЗ «О пожарной безопасности». По новым правилам «работники и лица, привлекаемые к осуществлению видов деятельности в области пожарной безопасности, должны соответствовать квалификационным требованиям или профессиональным стандартам при наличии таких требований или стандартов».Единственное подтверждение соответствия профстандартам – свидетельство о квалификации по результатам независимой оценки квалификации (НОК). Также с 1 сентября 2025 года действует новый порядок обучения мерам ПБ – Приказ МЧС РФ от 16.12.2024 № 1120 вместо Приказа № 806. По новым правилам проводить работникам противопожарные инструктажи будут обязаны и ИП – владельцы объектов защиты.

Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных

30 мая 2025 года вступают поправки в КоАП РФ по ужесточению санкций за нарушения в работе с персональными данными (Федеральный закон от 30.11.2024 № 420-ФЗ). Штрафы станут многомиллионными. Например, за повторную утечку ПДн оператор – юрлицо может заплатить до 3 % от годовой выручки, но не менее 25 млн рублей и не более 500 млн рублей.

Рекомендуем до 30 мая 2025 года провести аудит системы обработки персональных данных в компании, в том числе при необходимости обновить приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных. В первую очередь, проверьте, чтобы это не было фиктивное назначение, и сотрудник реально обладал необходимыми компетенциями и полномочиями.

Важно! Обязанность назначить ответственного за организацию обработки ПДн действует для юридических лиц по п. 1 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Приказ об утверждении производственного календаря

Производственный календарь – это календарь, в котором помесячно отражены календарные дни, рабочие дни, а также выходные и нерабочие праздничные дни. Каждый работодатель составляет его на год на основании Постановления Правительства о переносе выходных дней – на 2025 год это ПП от 04.10.2024 № 1335.

Обратите внимание, что на федеральном уровне никакие нормативные акты не утверждают производственный календарь. Все варианты ПК в интернете (для пятидневной или шестидневной рабочей недели) для организации юридической силы не имеют. Поэтому работодатель сам утверждает производственный календарь на год, чтобы разграничивать рабочие и выходные дни для трудовых отношений.

Что запросит трудовая инспекция при проверке

Вы можете проверить самостоятельно, какие приказы должны быть в организации, по чек-листам Роструда (Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20). Это списки контрольных вопросов, которые задаст инспектор ГИТ при проверке. В чек-листах указано, какие документы он обязательно запросит.

Это, например:

• трудовые договоры и должностные инструкции;
• ПВТР, коллективный договор;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• приказы о назначении ответственных лиц;
• нормы обеспечения работников СИЗ;
• график сменности и т.д.

Читайте на сайте статьи по теме Нумерация приказов: какие правила должен знать кадровик Как не перепутать приказы по основной деятельности и по личному составу Как правильно заверить копию документа Выписка из приказа: как оформить и чем она отличается от копии