Обновляем обязательные приказы и документы в компании

Правительство продлило на 2023 год «санкционный» мораторий на плановые надзорные проверки по Постановлению от 10.03.2022 №336. Однако он не распространяется на внеплановые визиты инспектора, если работник пожалуется в прокуратуру, или на предприятии произойдет несчастный случай. Поэтому в начале года нужно провести ревизию всех обязательных документов и актуализировать их по необходимости, чтобы не было нарушений. Разбираемся, какие приказы должны быть в организации в 2023 году.

Скачайте образцы документов для работы:
	Бланк приказа о номенклатуре дел
	Бланк приказа об изменении графика отпусков
	Бланк приказа об изменении штатного расписания
	Образец плана мероприятий по охране труда

Перечень обязательных приказов и документов

Все документы организации можно условно разделить на несколько групп:

• организационно-распорядительные — приказы, распоряжения и указания постоянного или краткосрочного характера;
• локальные нормативные акты и локальные акты — внутренние регламенты, положения, порядки и другие документы, принятые с учетом мотивированного мнения профсоюза или без него;
• планы, графики и отчеты об их исполнении;
• записи по управленческой деятельности — табели учета рабочего времени, служебные записки, докладные, журналы регистрации инструктажей и пр.

Количество и состав документов зависят от видов деятельности компании, ее численности и организационной структуры. Но есть приказы и ЛНА, которые должны быть в любой организации, в том числе на малом предприятии.

Нормативно утвержденного списка необходимых приказов и локальных актов не существует. Кадровикам приходится самостоятельно изучать законодательные требования и планировать, какие документы необходимо издать. При этом некоторые организационно-распорядительные документы нужно обновлять каждый год, поскольку они по правилам издаются с ограниченным сроком действия.

Штатное расписание

В каждой компании есть локальный нормативный акт, который нужно регулярно обновлять. Это штатное расписание. В нем фиксируется распределение трудовых функций в организации, наименования должностей и профессий, установленные размеры оплаты труда.

Роструд разъясняет в письме от 22.03.2012 №428-6-1, что документ нужно актуализировать:

• при изменении в оргструктуре компании;
• переименовании должностей или профессий, названий отделов и служб;
• изменении окладов;
• сокращении штата или численности.

То есть если компания решит провести индексацию зарплат в связи с изменением МРОТ с 1 января 2023 года, то ей нужно будет издать приказ об изменении штатного расписания. Оно обновляется с периодичностью и в порядке, установленными работодателем.

Приказ об изменении штатного расписания, скачайте здесь

График отпусков

Это документ, который нужно обновлять каждый год по требованиям ст. 123 ТК РФ. Не позднее, чем за две недели до начала очередного календарного года работодатель утверждает график отпусков, в котором устанавливает очередность предоставления оплачиваемых дней отдыха работникам.

Приказ об изменении графика отпусков, скачайте здесь

Обратите внимание! Если компания оформляет график отпусков по унифицированной форме Т-7, то издавать приказ необязательно. Бланк уже содержит гриф утверждения руководителем.

Приказ о номенклатуре дел

Ежегодно с 1 января в компании вводят в действие список записей, локальных актов и приказов по основной деятельности, которые образуются в процессе работы. Такой перечень называется номенклатура дел.

Ее составляют для организации архива компании в текущем году. Номенклатура дел содержит список документов по управленческой деятельности, а также сроки и места их хранения. При ее составлении руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле…» и Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».

Приказ о номенклатуре дел скачайте по ссылке

Обратите внимание! Номенклатуру дел утверждают по организации и по каждому структурному подразделению. Ее составляют по принципу «снизу вверх». Каждый отдел делает проект перечня документов по своей деятельности, а делопроизводитель на их основании составляет общую номенклатуру дел компании. Такой подход позволяет систематизировать все записи и «не потерять» какие-то архивные записи.

Приказы по назначению ответственных

В каждой компании есть два распределения обязанностей:

• по трудовым функциям;
• по ответственности за отдельное направление деятельности.

Первый вид распределения относится к постоянным. Его закрепляют в штатном расписании, трудовых договорах, положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. 

Есть также временное распределение — по ответственности за отдельное направление: за проведение инструктажей, за электрохозяйство и так далее. Его закрепляют в краткосрочных приказах, некоторые из которых нужно обновлять ежегодно.

Какие приказы по назначению ответственных должностных лиц могут быть обязательными для организации:

• о назначении ответственных за проведение инструктажа по охране труда — п. 11 Правил обучения охране труда по Постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 №2464;
• об ответственных за производственный контроль на опасном производственном объекте, если организация эксплуатирует ОПО;
• о лицах, проводящих противопожарный инструктаж — п. 7 Порядка по Приказу МЧС России от 18.11.2021 №806;
• об ответственных за безопасную эксплуатацию зданий и сооружений, объектов электрохозяйства, теплоснабжения, систем пожарной защиты и т.п.

Конкретный список лиц, на которых нужно возложить ответственность за какое-то направление деятельности, определяется по законодательным и отраслевым требованиям. Он зависит от специфики компании.

Важно! С 7 января 2023 года действуют новые Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей (Приказ Минэнерго от 12.08.2022 N 811). По их требованиям компании должны определить: организационную структуру управления электроустановками*, распределение границ эксплуатационной ответственности и функций по обслуживанию и контролю за техническим состоянием ЛЭП, оборудования, устройств, зданий и сооружений электроустановок между структурными подразделениями и должностными лицами (п. 8); ответственного за электрохозяйство и его заместителя (п. 8); работников, имеющих право выполнения переключений в электроустановках, ведения оперативных переговоров и других работ, перечисленных в п. 12 ПТЭЭП. Организации ежегодно, до 1 января, направляют в сетевую (энергоснабжающую) компанию сведения об ответственном за электрохозяйство и сведения об ответственных за выполнение переключений в электроустановках, ведение оперативных переговоров, а также имеющих право подачи и согласования диспетчерских и оперативных заявок на изменение технологического режима работы или эксплуатационного состояния ЛЭП, оборудования и устройств в составе электроустановок. Обратите внимание, что это новые требования с 2023 года. *электроустановка — комплекс взаимосвязанного оборудования, устройств, зданий и сооружений, предназначенных для производства или преобразования, передачи, накопления, распределения или потребления электрической энергии.

Порядок работы с персоналом

В связи со вступлением в силу с 7 января 2023 года новых Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей (Приказ Минэнерго от 12.08.2022 N 811) компаниям придется издать ряд новых необходимых приказов по основной деятельности. Один из них — об утверждении Порядка работы с персоналом. 

С 7 января 2023 года потребители электроэнергии – юрлица при подготовке работников руководствуются теми же правилами, что и электроэнергетические компании — Приказом Минэнерго от 22.09.2020 №796. В документе закреплено, что работа с персоналом проводится в соответствии с локальным актом «Порядком проведения работы с персоналом в организации», утвержденным руководителем или уполномоченным должностным лицом (п. 7).

Совет   Порядок работы с персоналом — это фактически адаптированный под компанию Приказ №796. Включите в него также обучение по охране труда по Постановлению №2464 и подготовку по пожарной безопасности по Приказу №806. Так вам не придется выпускать несколько локальных актов.

Инструкции по охране труда

С 1 января 2023 года начал применяться Приказ Минтруда от 29.10.2021 №772н, действие которого ранее было приостановлено Приказом Минтруда от 17.03.2022 №140н. Документ устанавливает основные требования к разработке и содержанию инструкций по охране труда (ИОТ), поэтому работодателю придется актуализировать ИОТ.

Обновить локальные акты нужно всем компаниям. Нормы ст. 309.2 ТК РФ о том, что НКО и микропредприятия могут полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, не освобождают от обязанностей по охране труда, в том числе по изданию ИОТ и проведению инструктажей. На это указывал Роструд в разъяснениях на сайте «Онлайнинспекция.рф». 

Также эксперты ведомства отмечали, что инструкция по охране труда должна быть для каждой должности в компании. Допускается разработать один ЛНА для схожих должностей — например, ИОТ бухгалтера или ИОТ работников маркетингового отдела.

Какие еще документы по охране труда должны быть у работодателя:

• программа вводного инструктажа — обновляется ежегодно;
• перечни работников для обучения по охране труда, стажировки и освобожденные от обучения по ОТ;
• приказы об утверждении форм записей результатов инструктажей;
• положение о системе управления охраной труда;
• план мероприятий по ОТ. Образец скачайте здесь.

В 2022 году вступило в силу много изменений трудового законодательства в части охраны труда, пожарной безопасности. В начале 2023 года проведите аудит внутренних документов и убедитесь, что они соответствуют актуальным нормативным требованиям.