Компенсация дистанционному работнику: как рассчитать и оформить

Трудовой кодекс предусматривает для дистанционной работы компенсацию за использование работником личного или арендованного имущества. Если работодатель не обеспечил сотрудника всем необходимым для трудовой деятельности — например, ноутбуком, принтером, канцтоварами, то он должен возместить личные расходы работника на это оборудование и материалы согласно ст. 312.6 ТК РФ. Разбираемся, как правильно оформить и рассчитать такую компенсацию.

Памятка «Как рассчитать компенсацию дистанционному работнику»

Что такое компенсация дистанционному работнику

У работодателя есть два способа организовать удаленную работу по ст. 312.6 ТК РФ:

1. Обеспечить сотрудника всем необходимым для выполнения трудовой функции: оборудованием, канцтоварами, связью, доступом в Интернет. Преимущество этого варианта заключается в том, что работодатель полностью контролирует все затраты на рабочий процесс. Однако способ трудно реализуется, если работник проживает в другом городе. 

«Дистанционщику» придется регулярно посещать офис работодателя, чтобы пройти инструктажи по охране труда в соответствии со ст. 312.7 ТК РФ или получить средства для работы. 

2. Возмещать работнику его личные расходы на оборудование, связь, Интернет и расходники. В этом случае проводить инструктажи по охране труда не нужно — Минтруд разъяснил это в письме от 26.02.2021 №15-2/ООГ-493. Но возникает вопрос, какие расходы и в каком размере включать в компенсацию удаленному сотруднику за личное имущество.

Трудовой кодекс не содержит исчерпывающий перечень оборудования, программного обеспечения и других статей затрат, стоимость которых нужно возмещать «дистанционщику». Работодатель самостоятельно устанавливает их перечень и размеры компенсации в соответствии со ст. 312.6 ТК РФ. Также он сам определяет сроки и порядок выплаты.

Как установить компенсацию за дистанционную работу

Размеры возмещения удаленному работнику за пользование личным имуществом, а также порядок и сроки выплаты определяются коллективным договором, локальным нормативным актом (ЛНА), трудовым договором или дополнительным соглашением к нему (ст. 312.6 ТК РФ). Мы рекомендуем разработать и принять ЛНА, с учетом мнения профсоюза. В документе определить:

• перечень и примерную спецификацию оборудования, необходимого дистанционному работнику для трудовой деятельности;
• список расходных материалов, например, канцтоваров;
• программное обеспечение;
• объем интернет-трафика и мобильной связи;
• расходы на почтовые услуги;
• методику расчета компенсации удаленному сотруднику за оборудование, программное обеспечение и материалы;
• перечень возмещаемых расходов, а также подтверждающих их документов;
• порядок и сроки выплаты компенсации (ежемесячно, ежеквартально или другой вариант).

Работодатель может также вместо списка конкретного оборудования установить лимиты расходов по отдельным статьям. Например, на приобретение ноутбука для категории «специалист» не более 50 000 рублей. Но возмещать компания будет документально подтвержденные расходы.

Минфин России в письме от 06.11.2020 №03-04-06/96913 разъяснял, что размер компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности.

В практике сложилось два подхода к определению суммы компенсации дистанционным работникам за использование личного оборудования. Информацию об этом скачайте здесь.

Какими документами подтвердить компенсацию удаленному сотруднику

Фактическое использование работником личного имущества должно быть подтверждено. Минфин разъяснил, что у работодателя должны быть копии документов, подтверждающих приобретение (аренду) оборудования (средств) сотрудником, а также расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях, и расходы на используемые в служебных целях услуги связи (письмо Минфина от 06.11.2020 №03-04-06/96913). Что это может быть:

• чеки;
• технический паспорт и гарантийный талон на технику;
• счет от оператора связи;
• договор с мобильным оператором и интернет-провайдером.

Перечень обосновывающих документов работодатель определяет самостоятельно.

Что еще нужно знать про компенсацию дистанционному сотруднику

Сумма возмещения работнику затрат, связанных с его трудовой деятельностью, не облагается НДФЛ и страховыми взносами в силу:

• п. 1 ст. 217 НК РФ;
• п. 2 ч. 1 ст. 422 НК РФ.

Минфин в уже упомянутом письме от 06.11.2020 №03-04-06/96913 указывал, что суммы компенсаций расходов дистанционных работников за использование принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, расходов на услуги связи не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками. 

Это означает, что при переводе работника на удаленный режим в допсоглашении к трудовому договору указывают величину, порядок и сроки возмещения расходов, либо дают ссылку на ЛНА, в котором это указано.