Когда проводить ознакомление работника с локальным актом

Когда работодатель заключает трудовые отношения, он обязан познакомить работника с локально-нормативными актами компании. Сделать это важно. Если сотрудник не знает содержание документов, то требовать от него исполнения правил, заложенных в них, неправомерно. В статье рассмотрим, как правильно ознакомить работников с ЛНА и что при этом учесть.

Образец журнала учета ознакомления с ЛНА Образец листа ознакомления с ЛНА Перечень обязательных и дополнительных документов в компании

Ознакомление с локальным актом

Само понятие «ознакомление с локальными нормативными актами» предполагает, что работник прочитает содержащуюся в них информацию и подтвердит это своей подписью. Знать содержание ЛНА важно не потому, что этого требует закон и руководство, но и для того, чтобы человеку самому иметь представление о правилах, по которым работает компания.

Обратите внимание! Есть организации, которые имеют право вообще не разрабатывать и не принимать ЛНА, либо внедрить у себя только их часть. К ним относятся микропредприятия. Если внутренних нормативных документов нет в компании, то все условия и правила прописывают в трудовых договорах с сотрудниками.

Когда микропредприятие потеряет свой статус, у него появляется обязательство вести кадровый учет по всем правилам, это означает, что ему придется разработать и утвердить все обязательные ЛНА не позже четырех месяцев с момента внесения изменений в реестр субъектов малого предпринимательства (ст. 309.1 и 309.2 ТК РФ). И все вновь принятые акты нужно будет довести до сведения сотрудников. 

В интернете часто можно встретить фразу «способы ознакомления с ЛНА», после которой перечисляются неверные понятия, такие как лист ознакомления, журнал и другие. По сути, способ ознакомиться с документом всего один — через чтение. Его разновидностью является озвучка, чтение голосом ЛНА в электронном виде для слабовидящих и незрячих людей. 

Некоторые специалисты уточняют, что под этим понятием подразумеваются способы подтверждения работником того, что он прочитал документ. Но это тоже не совсем корректно. Способов подтверждения всего три: 

• собственноручное проставление даты и подписи после прочтения ЛНА на бумаге; 
• специальный технический документ, где отражается дата, информация о действиях пользователя с документом и IP-адрес, с которого они совершались, если работник знакомился с ЛНА в системе ЭДО. В этом случае личная подпись не требуется;
• проставление электронной цифровой подписи работника при дистанционной работе.

А то, что многие считают способами ознакомления, называется вариантами фиксации отметки о факте ознакомления с ЛНА и относятся они только к бумажным документам. 

Какой из вариантов выбрать, работодатель решает сам. Можно использовать разные для разных документов в рамках одной компании, главное, чтобы фактически подтверждение об ознакомлении было.

Обратите внимание! Знакомят сотрудников с ЛНА обычно кадровые специалисты, но также могут взять на себя эту обязанность руководители структурных подразделений или другие уполномоченные лица. Но это должно быть закреплено в их должностной инструкции.

С какими документами нужно знакомить сотрудников

Согласно статье 68 ТК РФ работодатель должен обязательно ознакомить сотрудника с ПВТР, коллективным договором и иными локальными документами, непосредственно связанными с будущей работой человека. 

С ПВТР все просто, это документ, который регулирует отношения между работниками и компанией и устанавливает правила со стороны работодателя. Такой ЛНА должен быть в каждой организации (ст. 189 ТК РФ).

Подробнее о том, какие изменения внести в ПВТР. 

Коллективный договор есть не везде, обычно в крупных коммерческих или в государственных компаниях, он также регулирует взаимоотношения между работодателем и работниками, но заключается между руководством компании и профсоюзом и больше поддерживает и защищает интересы работников. 

Подробнее о том, как заключить и зарегистрировать коллективный договор.

Под иными локальными регламентами понимают любые нормативные документы, касающиеся трудовой деятельности работника. К обязательным можно отнести те, которые упоминаются в Трудовом кодексе:

• положение или инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ)
• положение о защите персональных данных и регламент, который устанавливает порядок их обработки (ст. 86 ТК РФ);

Остальные работодатель вправе разрабатывать по своему усмотрению. 

В каждой организации будет свой набор ЛНА. Например, это могут быть положение о премировании и о дисциплинарной и материальной ответственности, положение о командировках, об аттестации работников, о коммерческой тайне и другие ЛНА с учетом специфики деятельности компании. 

Перечень обязательных и дополнительных документов в компании, скачайте здесь

Когда проводить ознакомление с ЛНА и каких работников знакомить

Согласно законодательству с ЛНА должны ознакомиться только те сотрудники, чью трудовую деятельность эти ЛНА напрямую затрагивают. Например, положение о ненормированном рабочем дне должны прочитать только те сотрудники, которым установили такой режим работы, а положение о командировках — те, кто будет в них ездить.   

Иногда работодатели по ошибке знакомят с локальными актами сотрудников, к которым ЛНА никакого отношения не имеют, например, работников с договором ГПХ или людей, работающих на аутсорсинге. Если такие работники трудятся на территории работодателя, иногда их можно ознакомить с положением о коммерческой тайне или информационной безопасности. Но стоит помнить, что в случае нарушения их нельзя призвать к ответственности, они не работают в компании по трудовому договору.

Бывают ситуации, когда работник не хочет знакомиться с ЛНА, даже если это напрямую касается его работы. В этом случае можно зачитать ему вслух документы и составить акт о том, что ЛНА довели до сведения работника, но он отказался их подписать. Этот документ будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свои обязанности. 

Ознакомление с локальными нормативными актами происходит до заключения трудового договора. Это важно, потому что если сделать наоборот, работник может и не захотеть знакомиться с ЛНА. Получится ситуация, когда прием на работу отменить нельзя и в будущем призвать человека к ответственности за неисполнение ЛНА тоже. 

Иногда работодатели забывают довести до сведения работников тот или иной локальный акт и потом знакомят их с документами задним числом. Это незаконно. Если сотрудник поставит дату того дня, когда он прочитал ЛНА, то даже если выявят нарушения до этой даты, наказание к человеку применить нельзя, потому что положения локальных актов распространяются на работников только с даты ознакомления. 

Если в ЛНА внесли изменения, то нужно заново знакомить с ними всех сотрудников, которых касаются эти документы. Если человек на больничном, в отпуске или командировке, то ознакомить его нужно в первый день выхода на работу. 

Важно! Акт равносилен подписи работника, и если тот нарушит правила, закрепленные в ЛНА, который ему зачитали, то работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Как фиксировать отметки о факте ознакомления с ЛНА

По закону, когда работник прочитает бумажный ЛНА, он должен поставить свою подпись, чтобы подтвердить, что с локальными нормативными актами ознакомлен.Подпись можно поставить на самом документе, это делают в том случае, если количество людей, которых касается этот ЛНА не больше пять человек. 

Второй вариант — лист ознакомления с локальными нормативными актами. Он может составляться к каждому ЛНА, но это не всегда удобно. Чтобы проверить, ознакомился ли сотрудник со всеми нужными документами, придется поднять и посмотреть каждый.

Образец листа ознакомления скачайте по ссылке

Также может быть один лист ознакомления с локальным актом, в котором перечисляются все документы. Такой листок можно завести для каждого сотрудника и хранить в личном деле, это гораздо удобнее. Форму листа каждая компания разрабатывает свою. 

В некоторых компаниях используют журнал ознакомления с локальными актами. Этот способ подходит, когда ЛНА немного. Журнал нужно обязательно прошнуровать и пронумеровать. 

Образец журнала учета ознакомления с ЛНА скачайте здесь

Еще один способ — дать почитать все нужные документы и в трудовой договор включить фразу, что работник ознакомился с перечнем ЛНА.

Дистанционные работники подтверждают ознакомление с ЛНА с помощью электронной цифровой подписи, если договор с ними заключался в электронном виде и таковая имеется. Если нет, то можно направить документы почтой. 

Читайте на сайте Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Командировка в выходной день: как оплачивать Что скрывается за причиной «производственная необходимость» Обновляем обязательные приказы и документы в компании Работник сдал кровь: какие гарантии предоставить донорам Как оплачивать ночные часы работы Как прописать режим рабочего времени в ПВТР