Как установить видеонаблюдение в офисе

Многие работодатели стараются установить камеры видеонаблюдения в офисе. Так они могут контролировать, насколько эффективно сотрудники тратят свое рабочее время и соблюдают трудовую дисциплину. Кроме того, видеонаблюдение обеспечивает законный доступ в помещения и соблюдение норм охраны труда. Выясним, почему нельзя вести видеонаблюдение скрытно и какие документы для него нужно оформить.

Бланк приказа о видеонаблюдении Образец согласия работника на видеонаблюдение

Законно ли видеонаблюдение за сотрудниками

Трудовое законодательство не запрещает работодателю вести видеонаблюдение для офиса. Суды также отмечают, что видеонаблюдение возможно в целях, которые связаны с исполнением должностных обязанностей. В этом случае его правомерно установить на рабочих местах, в производственных помещениях, на территории компании. Также закон регламентирует применение специального оборудования для контроля за безопасностью производственных процессов (ст. 214.2 ТК, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 16.11.2016 по делу № 33-20507/2016).

Однако, чтобы ввести видеонаблюдение, нужно соблюсти несколько важных условий.

Во-первых, видеонаблюдение устанавливают только для конкретных и заранее определенных правомерных целей. А именно: связанных с исполнением работником его должностных (трудовых) обязанностей.

Во-вторых, сотрудников следует поставить в известность о ведении видеонаблюдения. Таким образом реализуют его право на полную и достоверную информацию об условиях труда.

В-третьих, видеонаблюдение нужно вести открыто. Например, разместив информационные таблички в помещениях, где установлены видеокамеры и т.п. (ч. 6 ст. 6, ч. 2 ст. 8 федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ, абз. 3 ст. 12 закона России от 11.03.1992 № 2487-I).

Где можно установить камеры видеонаблюдения в офисе

Закон не регламентирует сам процесс видеонаблюдения. Однако, как мы отметили, при дистанционной видеофиксации процесса работы и для контроля за безопасностью нужно информировать работников об использовании устройств, приборов и оборудования, которые ее обеспечивают (либо – их комплексов) (ч. 3 ст. 214 ТК РФ).

Обратите внимание! Устанавливать видеокамеры следует в помещениях, которые прямо предназначены для работы, и смежных с ними (в лифтах, коридорах и др.). В частности, наблюдение может быть обусловлено безопасностью сотрудников и посетителей, а также сохранностью имущества (ст. 209 ТК РФ).

Размещать камеры в помещении для отдыха и питания, туалете и др. – незаконно. Это нарушает право сотрудников на неприкосновенность частной жизни. Кроме того, работников следует уведомить о таком наблюдении (ст. 3 Конституции РФ, Определение 3-го КСОЮ от 03.07.2023 № 88-14171/2023).

Сведения, которые можно обрабатывать без получения согласия субъекта, а также форму и содержание согласия на обработку ПД в 2023 году, уточните в нашем обучающем курсе.

Установка видеонаблюдения в офисе: документы

В первую очередь в компании должен быть локальный акт о видеонаблюдении. Например, отдельное положение или раздел в ПВТР. В положениях о видеонаблюдении указывают:

• его цели (для чего установлено). Например, для контроля за выполняемой работой, ее безопасностью, сохранностью имущества и др.;

• сведения об устройствах, приборах и оборудовании, которые обеспечивают дистанционную видеофиксацию:

• механизм использования и передачи полученного изображения, а также – порядок и сроки его хранения, меры защиты от неправомерного использования и утраты;

• порядок размещения камер (в каком офисе и где именно они будут расположены), а также способы оповещения о наблюдении (информационные таблички, объявления и проч.);

• другие условия, которые возможно указать в ЛНА (например, перечень должностей, работники по которым имеют доступ к системе видеонаблюдения, отвечают за съемку, исправность оборудования, правила реагирования на обращения сотрудников по вопросам видеонаблюдения и т.п.);

• категории и перечень персданных, а также способ получения, обработки, передачи, способ хранения (если у работодателя нет ЛНА об обработке персданных) (ст. 87, 88, ч. 3 ст. 214 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Утвердить ЛНА можно грифом либо издав приказ о видеонаблюдении в произвольной форме.

Выясните, как утвердить новый ПВТР или его редакцию.

Работников нужно ознакомить с положением о видеонаблюдении в организации под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 8 ст. 86 ТК РФ, п. 6 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ). Это удобнее сделать с помощью листов ознакомления.

В произвольной форме приказа также можно назначить лиц, которые ответственны и допущены к системе видеонаблюдения (ст. 88 ТК РФ). Их нужно ознакомить с этим приказом под роспись. От таких ответственных следует получить обязательство о неразглашении персданных (ч. 7 ст. 86 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152-ФЗ). Его тоже составляют в произвольной форме.

Узнайте в нашей статье, как назначить ответственного за обработку персданных, чем он отличается от лиц, допущенных к ней, а также – как взаимодействовать с ГосСОПКА.

Важно! Если камеры установить скрыто, работодателя ждет административная или даже уголовная ответственность за неправомерный сбор информации (например, по ч. 1 ст. 5.27.1 и ч. 1, 2 ст. 13.11 КоАП РФ, ст. 138.1 УК РФ).

Сотруднику нужно сообщить, что на его рабочем месте будут вести видеонаблюдение. Делают это, как правило, в виде уведомления. Такое уведомление должно быть письменным. Составьте документ в свободной форме и вручите работнику лично под подпись или же отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Обязательно получите от работника письменное согласие на видеонаблюдение. Кроме того, многие работодатели запрашивают и согласия работников на обработку их персданных (в силу ч. 1, 2 ст. 6, ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Такой документ составляют в письменной форме. Его работник заверяет своей подписью. Проследите, чтобы работник указал, как именно он позволяет использовать свои данные.

Уточните, как составить согласие на обработку персданных.

Скачайте приказ об установлении видеонаблюдения и согласие работника на него.

Закон не обязывает указывать положение о видеонаблюдении в трудовом договоре. При этом оно не является его обязательным условием (по ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Кроме того, видеонаблюдение не влияет на трудовую функцию и производственный процесс. Поэтому не только необязательно включать положение о нем в трудовой договор – работника нельзя уволить за отказ от указания положения о видеонаблюдении в тексте трудового договора. Такое мнение разделяют суды. Например, определение Московского городского суда от 26.04.2019 № 4г-4823/2019, Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 10.11.2020 № 88-16003/2020).

Роскомнадзор придерживался иного мнения. Он считал, что при введении видеонаблюдения после заключения трудового договора работника следует уведомить о нем в порядке статьи 74 ТК РФ (разъяснения ведомства от 02.09.2013). Однако эти разъяснения признаны неактуальными и удалены с его сайта (письмо Минцифры от 19.11.2021 № 09-78548).