Сокращение штата: как провести без судебных рисков

Если организация начинает приносить убытки или меняет сферу деятельности, работодателям иногда приходится идти на крайние меры и проводить увольнение по сокращению штата. Такая процедура имеет конкретный алгоритм, который необходимо строго соблюдать, иначе уволенные сотрудники восстановятся через суд. В статье разъясним, по какой причине и как сокращают штат, рассмотрим правильный алгоритм проведения процедуры и необходимые для нее документы.

Бланк приказа о сокращении численности Образец записи в трудовой книжке об увольнении по сокращению штата Образец предложения вакансий при увольнении по сокращению штата Образец приказа об увольнении по сокращению штата (произвольная форма) Образец приказа об увольнении по сокращению штата (форма Т-8) Образец уведомления профсоюза о сокращении штата Образец уведомления работника о сокращении штата

Суть сокращения штата и его причины

Одним из оснований, когда трудовой договор можно прекратить со стороны компании, является сокращение штата. ТК РФ регулирует правила такого увольнения – это статьи 81, 82 и 178–180. Так как это увольнение по инициативе работодателя, оно требует определенного алгоритма и обеспечения гарантий сотрудникам, попавшим под сокращение. Также компания должна быть готова обосновать причину проведения процедуры, если этого запросят надзорные органы. 

Важно, чтобы сокращение штата сотрудников было действительно необходимым и обоснованным. Даже если вся процедура будет соблюдена, судебная практика доказывает, что суды часто поддерживают сотрудника, как более слабую сторону и ужесточают требования к работодателю.

Например, судьи могут запросить расчеты, которые доказывают, что штатная должность менее выгодна, чем аутсорс или «зацепиться» за должностные инструкции, если у сокращаемой и остающейся должности будет одинаковый функционал. Исчерпывающего перечня причин для проведения сокращения работника законодательство не дает. 

Частые причины:

• финансовый кризис;
• автоматизация производства или другое изменение технологических условий труда в компании;
• экономическая целесообразность;
• низкая рентабельность по отдельному направлению деятельности;
• ликвидация отдельных структурных подразделений;
• другие организационные: например, аннулирование лицензии.

Смотрите вебинар Валентины МИТРОФАНОВОЙ «Сокращение штата - 2025»

Сокращение численности / штата работников: что выбрать

В законе о труде нет конкретного определения для понятий «сокращение численности» или «сокращение штата», однако эти варианты сокращений имеют серьезные различия. В первом случае работодателю требуется уменьшить именно численность работников, оставив при этом все имеющиеся должности. 

Например, в компании работают пять программистов. После оптимизации и дополнительного обучения персонала, столько сотрудников в штате уже не нужно. Оставляют только две ставки, остальных сокращают по п. 2 ст. 81 ТК РФ. Работодателю придется определить, кого именно сократить и обосновать это решение.

В случае с сокращением штата все проще – убирают здесь не конкретного человека, а должность полностью. Например, в компании решают, что должность помощника юриста из-за уменьшения объема работы больше не требуется. Увольняют всех работников, работающих на этой должности, а саму ее выводят из штатного расписания, то есть принять помощника юриста в организацию больше не смогут.

Для подписчиков экосистемы «Кадровый обзор» доступны образцы по теме «Сокращение штата», краткие алгоритмы и вебинары. Посмотреть в системе.

Сокращение штата работников организации: основные документы

Старт процедуре сокращения штата дает подписанный руководителем приказ. В нем нужно указать даты начала и окончания мероприятия, сокращаемые должности, количество ставок к выведению. Также руководитель назначает ответственных (обычно – начальника отдела кадров и главбуха) и знакомит их с приказом. Рядовых сотрудников, попадающих под сокращение, знакомить с этим документом необязательно.

Приказ о сокращении штата – скачать здесь

Остальной пакет документов – это организационные, распорядительные и уведомительные бумаги. 

Их достаточно много, и часть из них необходимо подготовить заранее:

• Приказ о внесении изменений в штатное расписание. Его можно утвердить с отсрочкой вступления в силу. Учтите, что новая штатка заработает только после увольнения всех сокращаемых. Так что, возможно, придется делать несколько редакций, если сотрудник будет на больничном в момент увольнения или за ним временно сохраняется место по иным причинам.
• Уведомление профсоюза и ЦЗН. Документы направляют за 2 месяца до сокращения, если же оно будет массовым – то за три (ст. 82 ТК РФ).
• Запрос мотивированного мнения о процедуре, если под сокращение подпадают члены профсоюза.
• Запрос согласия инспекции по труду, если нужно сократить несовершеннолетнего.
• Индивидуальные уведомления для сотрудников о грядущем сокращении штата. Требуется взять подпись работника.
• Документ с предложением вакансий. Здесь также нужна подпись сотрудника, а также информация о его согласии или отказе от предлагаемых должностей.
• Акт об отказе подписать уведомления (если сотрудник не захочет ознакомиться с документом). Актуально и для предложения вакансий.
• Допсоглашение и приказ о переводе, если сотрудник согласился на другую должность
• Приказ об увольнении в связи с сокращением штата по форме Т-8 или Т8а, если сокращаете несколько человек.
• Отчетность в надзорные органы (СФР, налоговая, военкомат).

Как провести сокращение штата работников: пошаговый алгоритм

Сокращение штата работников строго контролирует трудовое законодательство. Поэтому нельзя пропускать при процедуре ни одного этапа, упоминающегося в Трудовом кодексе. В противном случае суд может признать мероприятие незаконным.

Решение о проведении сокращения принимает представитель собственника компании или органы управления, издав соответствующий протокол. Это решение может принять также и  руководитель (например, гендиректор). Он же издает приказ о старте мероприятия. Ответственные сотрудники (кадровики, юристы, бухгалтеры) будут проводить собственно процедуру.

1. Выберите вариант сокращения (численность или штат).
2. Проверьте штатное расписание: из него исключают «пустые» должности, которые не нужны, чтобы не пришлось перемещать на них сокращенных сотрудников.
3. Составьте поименные списки работников, которые попадают под сокращение штата.
4. Проверьте, нет ли на сокращаемых должностях льготников.
5. Издайте приказ и внесите изменения в штатное расписание.
6. Предупредите сотрудников о сокращении (письменно).
7. Уведомьте о сокращении профсоюз и центр занятости (ЦЗН).
8. Запросите мнение профсоюза при наличии или иного представителя сотрудников.
9. Предложите свободные должности тем, кто попал под сокращение штата.
10. Оформите перевод сотрудникам, которые согласились на новые должности.
11. Соберите письменные согласия и рассчитайтесь с работниками, которые согласились на досрочное сокращение.
12. Произведите полный расчет в день сокращения: компенсацию за отпуск, остатки зарплаты и выходное пособие.
13. Увольте оставшихся сокращенных после истечения срока уведомления.
14. Не забудьте после сокращения штата отчитаться в военкомат и ФНС.
15. Подайте сведения в СФР по форме ЕФС-1.

При увольнении выдайте сотрудникам заполненные трудовые книжки, если в компании их ведут в бумажном виде. Также подготовьте пакет документов для сокращаемых: выписки из приказов, форму СТД-Р (если не вели трудовую книжку).

Образец записи в трудовой о сокращении скачайте здесь

Порядок сокращения штата: сотрудники с преимущественным правом

В любой организации могут оказаться льготные категории работников, которым положены гарантии. Одна из них – запрет на сокращение такого сотрудника. В других случаях уволить работника можно, но с рядом ограничений (ст. 179 ТК РФ). 

• В первую очередь обращают внимание на более высокую квалификацию или производительность. 
• Если определить, кто лучше работает, невозможно, обращают внимание на семейное положение, состояние здоровья, количество кормильцев и иждивенцев в семье.

При сокращении штата увольняют всех сотрудников на сокращаемой должности. Поэтому проверять, у кого есть преимущественное право, как при сокращении численности, не требуется (апелляционное определение Мосгорсуда от 22.01.2015 по делу № 33-1708, апелляционное определение Мосгорсуда от 08.08.2016 № 33-30669/2016). Однако остаются те, кого нельзя сокращать (ст. 261, 351.7 ТК РФ; п. 19 ст. 29 Закона от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ):

• беременные, женщины с ребенком до 3 лет, родители-одиночки до 16 лет и с детьми-инвалидами до 18;
• единственные кормильцы ребенка-инвалида, если супруг не работает;
• мобилизованные сотрудники или служащие по контракту, в том числе в нацгвардии на период приостановления с ними трудового договора;
• члены избиркомов с правом решающего или совещательного голоса до окончания срока полномочий / кампании.

Также запрещено увольнять супругов погибших или умерших ветеранов боевых действий.

Желательно перед сокращением штата у сотрудников письменно запросить информацию о льготах с подтверждающими документами. Другой вариант: прописать все льготные категории в уведомлении, чтобы ознакомить сотрудников с их правами.

О льготах для мобилизованных и семей таких сотрудников – читайте здесь

Важно! Не забудьте об общем правиле – не увольняйте работников, если их день увольнения приходится на больничный или отпуск. В этом случае нужно перенести дату на срок окончания листка нетрудоспособности или отдыха (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Уведомление о сокращении штата

Предупредить сотрудников, что вы планируете сократить их должность, нужно заранее и только письменно. Срок – не ранее 2 месяцев перед увольнением (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Так как в судебной практике часто фигурируют именно споры из-за соблюдения сроков предупреждения, рекомендуем добавлять запас времени, чтобы сотрудника не восстановили из-за ошибки в подсчетах дат.

Как не нарушить сроки уведомления о сокращении – узнаете в нашей статье

Обратите внимание! Сезонных работников предупреждают о сокращении штата как минимум за 7 календарных дней (ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Работников со срочными ТД до двух месяцев уведомляют за 3 календарных дня (ч. 2 ст. 292 ТК РФ).

Форма уведомления допускается произвольной. Вместе с тем оно должно содержать определенную информацию:

• ФИО и должность сокращаемого сотрудника;
• причины увольнения;
• данные (номер и дата) основного приказа о сокращении штата;
• просьба о предоставлении документов о преимуществах и льготах для оставления на работе,
• просьба принести документы о состоянии здоровья (чтобы не предлагать неподходящую работу).
• основные гарантии: выплата компенсаций.
• предложение досрочно расторгнуть договор с выплатой дополнительной компенсации.

Проследите, чтобы в уведомлении сотрудник обязательно расписался о получении документа. Для этого оформите отдельную графу.

Образец уведомления работника о сокращении штата скачать здесь

Важно! Сотрудники вправе уволиться раньше, чем истечет срок уведомления о сокращении штата. Тогда им положена дополнительная гарантия: выплата среднего заработка, который работник мог получить, если бы не уволился раньше (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

Выплаты при сокращении штата

Сокращенный сотрудник может рассчитывать на три выплаты:

• зарплата за отработанное время;
• компенсация за неиспользованный отпуск
•  выходное пособие.

Выходное пособие при сокращении штата платят только организации, физлицам и ИП рассчитывать его не нужно. При выплате руководствуются статьей 178 ТК РФ. По общему правилу – это средняя зарплата за месяц. Исключение – сезонные работники, им выплачивают заработок за 2 недели, рассчитанный также по-среднему (ст. 296 ТК РФ)

Если через месяц после сокращения штата работник не смог найти работу, ему положена еще одна среднемесячная зарплата. Третий месяц безработицы оплачивается в исключительных случаях по решению центра занятости (ч. 5 ст. 178 ТК РФ).

Подробно про пособие по сокращению штата – читайте в статье

Обратите внимание! Выплаты сотрудникам с Крайнего Севера платят по другой схеме (ст. 318 ТК РФ): на время до трудоустройства за 2-ой и 3-ий месяц после увольнения. Далее решение принимает ЦЗН – вплоть до полугода.

Как предлагать вакансии в связи с сокращением штата

Закон гласит, что все вакантные должности нужно предлагать сокращаемым весь период действия двухмесячного срока после предупреждения (ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Речь идет о любой свободной ставке, а не только соответствующей квалификации сотрудника. То есть предлагать бухгалтеру ставку уборщика вы обязаны по закону, и наоборот. 

Работу в другой местности, например в филиале в соседнем городе, можно не предлагать. Но только если эта гарантия не была прописана в колдоговоре, ТД или других ЛНА. 

Должности, которые номинально заняты на условиях совмещения, так же нужно предлагать. Они формально считаются свободными, так как трудовой договор не оформлялся. Если сокращаемый согласится, предупредите занятого на совмещении сотрудника за 3 р.д., отменяйте совмещение и оформляйте перевод (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).

Бывает, что внешним или внутренним совместителем по договору занята должность, но только на часть ставки. Свободную часть (например, 0.5 ставки) также необходимо предложить сокращаемым. 

Не предлагайте вакансии однократно: только вместе с уведомлением. Как минимум предложите сотруднику ознакомиться со свободными должностями еще раз – перед самым увольнением.

Важно! Суды в некоторых случаях могут вынести решение о предложении сотрудникам занятой ставки. Например, если сотрудник на этом месте в данный момент находится в декрете (определение Второго КСОЮ от 21.09.2021 г. по делу № 88-21411/2021). Таким образом, чтобы избежать рисков такие ставки тоже лучше предлагать, но с указанием, что работа будет временной.

Читайте на сайте статьи по теме Уведомление о сокращении: как ознакомить работника и не нарушить сроки Восстановление работника на работе Досрочное сокращение: можно ли уволить работника до истечения срока предупреждения Какие документы подготовить для увольнения по сокращению штата Как рассчитать и когда выплатить выходное пособие при сокращении штата