Как составить приказ о переводе сотрудника

Перевод сотрудника на другую должность или временный перевод – распространенная кадровая процедура. Но оформить этот процесс правильно не всегда просто. Рассказываем в статье, как составить приказ о переводе, какие формулировки использовать в разных кадровых ситуациях.

Образец допсоглашения к трудовому договору о временном переводе Образец допсоглашения к трудовому договору о признании временного перевода постоянным Образец записи в трудовой книжке о переводе на другую должность Образец записи в трудовой книжке о постоянном переводе Образец приказа о переводе на другую работу (форма Т-5) Образец приказа о признании временного перевода постоянным

Какие документы подготовить для перевода работника

Если сотрудник меняет работу внутри компании – будь то переход на другую должность, смена ставки или временное выполнение обязанностей коллеги – нужен приказ о переводе, который оформит это официально. Он фиксирует дату, причины и условия перевода и защищает обе стороны – и работников, и компанию.

Перевод бывает:

• постоянным – сотрудник меняет должность или ставку надолго;
• временным – сотрудник временно исполняет обязанности другого, пока основной отсутствует.

Как правильно оформлять перевод и другие кадровые процедуры Валентина МИТРОФАНОВА разъясняет на своем авторском курсе «Новейший курс по кадровому делопроизводству». После окончания обучения получаете официальный диплом о профессиональной переподготовке.

Во всех вышеперечисленных случаях необходимо подготовить два документа:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору в двух экземплярах, с подписями сторон в знак согласия со всеми будущими изменениями. О случаях, когда доп. соглашение не понадобится, можно узнать здесь. 

2. Приказ о переводе сотрудника. Его подписывает руководитель организации, а работника знакомят с этим распоряжением под подпись. 

Какие общие пункты обязательно нужно указать в тексте приказа, независимо от вида перевода:

1. Дату перевода. Если он временный, то в графе «Перевести на другую работу по» указывают точную дату окончания соглашения (если только она известна). Переводите сотрудника на постоянное место – ставьте в этой графе прочерк. Эту же информацию нужно продублировать в графе «вид перевода» и обозначить словами, без сокращений (например, «постоянно» или «временно»).

2. Причину для перевода. Это может быть медицинское заключение, заявление самого сотрудника, заключение аттестационной комиссии и пр. 

3. Основание. Чаще всего сюда пишут регистрационный номер и дату подписания дополнительного соглашения к договору (строка перед подписями обеих сторон).

Если у работника бумажная трудовая книжка, то нужно внести запись о переводе на другую должность. Пример ниже. Также необходимо подать отчет ЕФС-1.

Рис. 1. Образец записи в трудовой книжке о переводе на другую должность

Скачать образец записи в трудовой

Что еще надо учесть при переводах, читайте в комментарии Роструда. 

Обратите внимание! Если дата неизвестна, можно использовать формулировки: «на период отсутствия», «на время исполнения проекта».

Как составить приказ о постоянном переводе на другую должность

Приказ о постоянном переводе на другую должность можно составить по унифицированной форме Т-5 или на бланке, разработанном и утвержденном в вашей организации. 

Как это сделать:

1. Заполнить «шапку» приказа. Указать название компании, код по ОКПО (если используете унифицированную форму), номер приказа и дату составления.
2. Заполнить распорядительную часть документа: указать дату перевода, вид перевода, фамилию, полное имя и отчество сотрудника.
3. Заполнить раздел о предыдущем месте работы: указать отдел и должность.
4. Указать в приказе причину, по которой составлен приказ о переводе на другую должность. Например: «сокращение штатной единицы – наладчик оборудования».
5. Заполнить раздел о новом месте работы сотрудника. Здесь кроме отдела и должности, укажите размер оклада по тарифной ставке и сведения о надбавке.
6. Указать в приказе основание перевода на другую должность. Как правило, основанием становятся изменения в трудовом договоре, т.е. доп. соглашение.
7. Получить подпись руководителя организации. Не забыть указать его должность.
8. Получить подпись сотрудника об ознакомлении с приказом. Его можно считать действительным, только после получения подтверждения работника об ознакомлении с этим распоряжением.

О следующих этапах перехода сотрудника на постоянную должность, читайте в этой статье.

А о том, что отразить в отчетности, если временная должность при переводе стала постоянной — здесь. 

Как оформить приказ о временном переводе

В общих чертах текст такого договора будет таким же, что и при постоянном переводе. 

Что в нем придется указать:

1. Точный заголовок, например, «О временном переводе сотрудника». Это поможет сразу понять назначение документа.
2. Прежнюю должность работника до перевода. Это важно для его однозначной идентификации.
3. Основание и причину перевода например, «в связи с отсутствием сотрудницы Антонян И.И. в период отпуска по уходу за ребенком».
4. Новую должность и структурное подразделение (если это необходимо).
5. Срок действия перевода. Обязательно указывайте точные даты его начала и окончания, например, «с 1 сентября 2025 г. по 31 декабря 2025 г.»
6. Условия труда и оплата. Если условия труда или размер зарплаты меняются, их нужно отразить; если остаются без изменений — тоже отметьте это.

Нужен ли приказ о переводе работника, если предстоит перевод к другому работодателю. Да, приказ потребуется и в этом случае. Можно использовать форму на выбор: унифицированную Т-5 или произвольную, разработанную самостоятельно. При этом произвольная будет удобна тем, что в ней можно прописать все нюансы такого перевода, а не только тарификацию, причину и основание.

На что обратить внимание при составлении приказа о переводе на другую работу:

1. Всегда берите согласие работника на любые переводы только в письменной форме.
2. Не игнорируйте сроки и дату начала перевода: по ним всегда можно распознать, каков этот перевод (временный или постоянный).
3. Храните копии приказов с подписанными ознакомлениями.
4. Проверяйте текст приказа о переводе на соответствие локальным нормативам и трудовому договору.

Ломаете голову не только над приказами, но и над тем, как провести всю процедуру перевода? Обо всех подробностях можно узнать из записи вебинара «Переводы работника: постоянные и временные» эксперта ИПК Татьяны ГЕЖА. Посмотреть вебинар могут подписчики экосистемы «Кадровый обзор». Если вы не подписчик, оформите пробный доступ на месяц.

Оформить пробный месяц

Читайте на сайте статьи по теме Постоянный перевод работника внутри организации Временный перевод: брать ли согласие работника и на какой срок оформить Как назначить временно исполняющего обязанности директора Совмещение должностей: срок, оплата и другие особенности