Как оформить временный перевод работника и что делать, если он стал постоянным

С переводами и сменой должности всегда есть свои сложности, особенно, когда такой перевод временный и больше нужен работодателю, чем работникам. Расскажем в этой статье, в каких случаях разрешено оформлять сотрудников на временное место работы, не запрашивая их согласия, как грамотно это сделать, и как быть, когда временный перевод стал постоянным.

Образец допсоглашения к трудовому договору о временном переводе Образец допсоглашения к трудовому договору о признании временного перевода постоянным Образец записи в трудовой книжке о признании временного перевода постоянным  Образец приказа о признании временного перевода постоянным

Случаи временного перевода

Временный перевод чаще всего нужен, когда внутри одного коллектива или компании необходимо закрыть «горящую» вакансию или разобраться с замещением отсутствующего работника.

Согласно действующей редакции ТК РФ временный перевод на другую должность должен быть либо согласован двумя сторонами, либо инициирован по какой-то весомым причинам. 

Что к ним можно отнести:

• невозможность работать в режиме ЧС (наводнение, оползни и т.п.),

• катастрофы техногенного характера и тяжелые аварии в районе производства и т. п.,

• работа в другом структурном подразделении внутри одной компании или организации на тех же условиях, что прописаны в договоре.

Чтобы оформить перевод во всех вышеперечисленных ситуациях, достаточно издать приказ и разослать сотрудникам уведомления. Во всех остальных случаях с работника придется брать письменное согласие. 

Важно! Временный перевод всегда имеет свой срок – до одного календарного года или до момента выхода отсутствующего сотрудника на его постоянное место. Поэтому прежде чем составлять приказ, рассчитайте и укажите дату окончания этого срока в дополнительном соглашении.

Другое дело – вынужденный простой. С приходом санкций от западных стран для многих российских компаний эта проблема стала снова актуальна, поэтому Правительство разрешило временно переводить сотрудников из одной организации в другую. Порядок временного трудоустройства к другому работодателю продлили до конца 2025 года (ПП РФ от 26.12.2024 № 1902).

Современная редакция ТК РФ разрешает временно перевести работника-мигранта на другое место работы, но лишь на месяц (ст. 327.4 ТК РФ). После этого иностранца можно только уволить, поэтому, имея дело с иностранцами, следить за сроками их договоров нужно особенно тщательно.

Обратите внимание! Многодетные, матери-одиночки, инвалиды и люди, старше 70 лет – к этим категориям сотрудников надо отнестись с особой осторожностью. Во избежание трудовых споров таким работникам временный перевод лучше не предлагать, тем более тем, кому он точно не подходит по состоянию здоровья.

Как временно перевести работника

Ниже разберем порядок действий, как временно перевести работника к другому работодателю и на другую должность.

Как оформить перевод на временную должность:

1. Попросить, чтобы сотрудник принес заявление, где будут указаны название новой должности и срок его работы на новом месте (желательно указать конкретную дату).
2. Подготовить дополнительное соглашение на временный перевод и приложить к нему это заявление. В тексте обязательно укажите название временной должности причины перевода, дату и период, а также положения, которые изменятся в трудовом договоре с работником. Например, должность, отдел, трудовая функция размер оплаты труда и др.
3. Издать приказ о временном переводе. Для этого можно использовать бывшую форму Т-5 или свой собственный бланк. На временный перевод сроком до месяца оформлять дополнительное соглашение не нужно. 

Временный перевод к другому работодателю оформляют чуть иначе:

1. Издают приказ о простое и знакомят с ним работников (под подпись). 
2. Подают информацию о простое в местный ЦЗН.
3. Предложение и соглашение на временный перевод сотрудникам высылает сам ЦЗН, работодатель следит за согласованием деталей процесса.

Останется либо подать отказ от перевода подчиненного на другую работу, либо свое согласие. Вместо последнего можно издать соответствующий приказ, форму которого каждый работодатель выбирает сам.

Рекомендуем составить отдельный ЛНА с регламентом такого перевода. Важно помнить, что в такой ситуации временный перевод без письменного согласия сотрудника оформить нельзя. 

Что указать внутри такого ЛНА: 

• сроки, когда стороны должны дать согласие или отказ в переводе;
• детали ситуации, если время перевода затянется и тот все-таки станет постоянным;
• порядок действий обеих сторон, если предприятие запустится снова;
• размер оплаты, которую получат сотрудники за время простоя и пр.

Обратите внимание! Как отмечают юристы, отсутствие в допсоглашении конечной даты договора на перевод – одно из самых уязвимых мест, на которое суд обращает внимание в первую очередь. Если дата выхода основного работника неизвестна, в тексте можно использовать такую формулировку: «с (указываем число) на время отсутствия основного сотрудника, с сохранением за ним места работы (ст. 72.2 ТК РФ)».

Что делать, если временный перевод стал постоянным

Временный перевод может стать постоянным, когда условия, которые изначально предполагали временный характер, больше не действуют.

Временный перевод признают постоянным при наличии таких обстоятельств:

• срок временного перевода истек;

• по окончании перевода сотруднику не предоставили прежнюю работу, а работник в свою очередь не потребовал ее предоставления;

• сотрудник продолжил трудиться по временной должности.

При наличии всех указанных обстоятельств соглашение о временном характере утрачивает свою силу, и такой перевод признают постоянным (ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ).

О признании временного перевода постоянным в компании заключают, издают и заполняют такие документы:

1. Письменное соглашение о признании временного перевода постоянным.
2. Приказ, где фиксируют, что временный перевод на другую должность стал постоянным. Форма этого документа – произвольная, главное указать в нем реквизиты предыдущего распоряжения и причину, по которой этот перевод теперь можно считать постоянным.
3. Запись в трудовую книжку сотрудника: о признании временного перевода постоянным (при ее ведении). Обязательно нужно указать реквизиты двух приказов: о временном переводе и о признании его постоянным.

Отчет ЕФС-1 – временный перевод

Отчет ЕФС-1 надо подавать при каждом кадровом событии, тем более при переводе. Но и здесь есть свой нюанс: если срок временного перевода меньше месяца (для иностранцев) или года (для прочих работников), можно обойтись без отчета.

Если все же временный перевод стал постоянным, заполняем отчетную форму следующим образом:

1. Начинаем с графы «Дата», указываем день, когда сотрудник вступил во временную должность по факту.
2. Переходим к графе «Сведения…» и прописываем название кадрового мероприятия («Перевод»).
3. Заполняем следующую графу: указываем название текущей должности (специальности, профессии) работника, подразделение, если оно изменилось и было включено в текст соглашения.
4. Переходим к разделу блоку «Основание», прописываем реквизиты распоряжения, на основании которого прошел первый перевод, и следующего приказа (где указан постоянный перевод на временную работу).

При переходе в другую компанию по производственной необходимости (простое), никакие отчеты сдавать не нужно. Эта обязанность ляжет на принимающую сторону, которая заключает с вашим бывшим сотрудником срочный ТД.

Все нюансы переводов – в формате одного вебинара. Становитесь участником «Кадрового обзора» и смотрите этот и много других полезных вебинаров в записи в любое удобное для вас время. Узнать, как это сделать, можно здесь.

Читайте на сайте статьи по теме Постоянный перевод работника внутри организации Как назначить временно исполняющего обязанности директора Перемещение работника: как не спутать с переводом Совмещение должностей: срок, оплата и другие особенности Как назначить работнику дополнительные обязанности