Что должно быть в приказе о проведении инвентаризации

Сверка активов организации - важная процедура, которая без правильного оформления в любой момент может быть признана недействительной. Первым и самым важным шагом является издание приказа о проведении инвентаризации. Этот документ - дорожная карта для всей проверки. Готовите такое распоряжение? Обратите внимание на три ключевых аспекта: обязательные пункты, четкую структуру и типичные ошибки. В статье ниже все эти вопросы рассмотрены подробно.

Бланк приказа о проведении инвентаризации Чек-лист проверки приказа о проведении инвентаризации

Зачем нужен приказ и когда его издают

Руководитель компании не может устно поручить бухгалтерии провести сверку остатков. Любая ревизия материальных ценностей начинается с официального распоряжения, которое определяет ее границы, ответственных лиц и временные рамки.

Проведение инвентаризации требуется в случаях:

• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (основные средства можно проверять раз в три года, библиотечные фонды – раз в пять лет);

• При передаче или возврате активов, имущественного комплекса в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при выкупе, продаже;

• При смене материально-ответственного лица (МОЛ);

• При смене главы коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) ответственности);

• После стихийных бедствий, пожаров или краж;

• При реорганизации (за исключением преобразования) или ликвидации предприятия;

• Когда обнаружены факты злоупотреблений, утраты или порчи имущества.

Закон обязывает проводить ежегодный контроль активов. Компания вправе организовывать учет и чаще, когда в этом появляется производственная необходимость. Главное – каждый раз оформлять отдельное распоряжение.

Грамотное ведение кадровых и бухгалтерских документов требует системных знаний. Освоить все нюансы их оформления поможет комплексная программа – «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0. Полный пакет знаний для специалиста по кадровому делопроизводству».

Правовая база для составления приказа

Требования к приказу о проведении инвентаризации закреплены в:

1.Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

2. ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»;

3. ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность»;

4. Положении по ведению бухучета и отчетности (приказ Минфина № 34н);

5. Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88;

6. Отраслевых стандартах для отдельных сфер деятельности.

Есть унифицированная форма приказа № ИНВ-22 (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). Но организация может разработать и свой собственный шаблон с учетом специфики деятельности. Базовые реквизиты должны присутствовать обязательно. В таких случаях поможет приказ о проведении инвентаризации, образец которого мы подготовили специально к этой статье.

Обязательные элементы документа

Приказ о проведении инвентаризации, как и любой локальный акт, состоит из обязательных элементов.

Как правило, это:

1. Шапка. В верхней части обычно указывают: полное наименование фирмы согласно уставу, номер распоряжения по внутренней нумерации, дату составления, место издания. Дата – это день подписания, а не начала самого процесса.

2. Основание для проверки. Формулировка зависит от причины:

• «В целях обеспечения достоверности данных бухучета и отчетности»;

• «В связи со сменой материально-ответственного лица»;

• «Для выявления фактического наличия имущества».

Можно сослаться на конкретную норму законодательства или пункт локального акта.

3. Распорядительная часть. Начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Здесь излагают весь перечень проверяемых объектов, сроки, состав комиссии, обязанности председателя и контроль исполнения.

4. Подпись руководителя. Решение заверяет директор или лицо, действующее по доверенности. Подпись расшифровывают, печать ставить не обязательно.

Перед тем как передать распоряжение на подпись директору, рекомендуем воспользоваться чек-листом проверки документа – это поможет избежать типичных ошибок и не упустить важные детали.

5. Лист ознакомления. К образцу приказа прикладывают таблицу, где расписываются все упомянутые сотрудники.

В учетной политике компании также могут содержаться подробные инструкции по проведению инвентаризации, образцы и шаблоны, используемые для организации делопроизводства.

В авторской методичке «Документы кадровой службы» подробная информация о том, как оформлять кадровые документы, какие документы являются обязательными, как придать документам юридическую силу, как их хранить и др. Приобрести ее можно на нашем сайте ИПК.

Состав комиссии для инвентаризации

Состав участников комиссии для проведения инвентаризации определяет руководитель компании. Экспертная группа должна быть компетентной и независимой.

Существуют определенные требования к сотрудникам, включаемым в комиссию:

1. Требования к председателю. Руководителем группы назначают авторитетного сотрудника с управленческим опытом: заместителя директора, главного бухгалтера, финансового директора.

МОЛ не может выполнять данную функцию, если проверка идет в отношении него.

2. Критерии отбора членов комиссии. В состав комиссии обычно включают:

• Специалистов бухгалтерии – они знают учетные правила;

• Технических экспертов – инженеров, технологов;

• Юристов – для оценки договоров, расчетов;

• Административных работников.

Оптимальный размер группы – 3-5 человек.

Участие в проведении инвентаризации должно входить в трудовую функцию работника – члена комиссии. Иначе он вправе отказаться.

Согласно п. 22 ФСБУ 28/2023: инвентаризацию можно поручить аудиторской конторе или индивидуальному аудитору. Тогда инвентаризационную комиссию можно не создавать.

Типичные ошибки при оформлении

В процессе подготовки и оформления приказа о проведении инвентаризации иногда допускаются ошибки. Наиболее частые из них в таблице ниже.

Ошибки в приказе об инвентаризации и меры по их исправлению

Небрежность в составлении приказа может привести к оспариванию итоговых результатов, проблемам с налоговыми органами, невозможности взыскать ущерб с виновных лиц.

О том, как правильно взыскать имущественный ущерб из зарплаты работника и не нарушить его права, мы писали в одном из предыдущих материалов.

Подводя итог важно отметить, что внимание к деталям при проведении инвентаризации - едва ли не одно из главных условий для ее правильной организации. Четко обозначенные сроки, привлечение специалистов, которые понимают цели и предмет анализа – это более 50 % успеха. Мониторинг имущества при таком подходе становится не формальной обязанностью, а полезным инструментом контроля.

Если у вас остались вопросы по приказу о проведении инвентаризации или вам нужна консультация по применению норм трудового права, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru 

Читайте на сайте статьи по теме Приказ о назначении главного бухгалтера Материальная ответственность сторон трудового договора Договор о материальной ответственности: что учесть при составлении Где хранить договоры о материальной ответственности Как оформить материальную ответственность работнику