Как оформить прием на работу и увольнение главного бухгалтера

Главный бухгалтер – одна из ключевых должностей в компании наряду с директором и его заместителями. Требования к главбуху более строгие, чем к рядовому бухгалтеру, как и ответственность за нарушения. В статье рассмотрим, как грамотно оформить прием и увольнение главного бухгалтера и что учесть при проведении этих процедур.

Бланк договора о полной индивидуальной материальной ответственности Бланк приказа о приеме на работу Бланк приказа об исполнении директором обязанностей главного бухгалтера Образец акта приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера Образец приказа о назначении главного бухгалтера Образец приказа об утверждении порядка приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера

Требования к главбуху

Главный бухгалтер подчиняется только директору компании, и назначить на должность сотрудника может только руководитель. Требования к сотруднику определяют, исходя из его будущих обязанностей. Для главбуха это:

• ведение бухучета,
• контроль правильного расчета налогов и зарплаты сотрудников;
• формирование учетной политики ООО (ч. 1.1 ст. 30 Федерального Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ),
• руководство бухгалтерией;
• участие в инвентаризации, сверке с поставщиками или клиентами;
• владение софтом – основными бухгалтерскими компьютерными программами.

Таким образом, для главбуха обязательными требованиями станут образование по профилю и определенный опыт работы, в том числе на руководящей должности. Но для ряда предприятий обязателен к применению профстандарт «Бухгалтер» (утв. приказом Минтруда России от 21.02.2019 № 103н), который устанавливает особые требования к этой должности. Это касается ПАО, ОАО (кроме кредитных компаний), страховых, акционерных, негосударственных пенсионных фондов и т.д. По профстандарту будущий главбух должен:

• получить высшее образование по профилю;
• иметь стаж работы, связанный с бухучетом, аудиторской деятельностью или составлением финотчетности не менее 3 лет из последних пяти. Если высшее образование не по бухгалтерской специальности, стаж в этой сфере должен составлять как минимум 5 лет из последних семи.
• подтвердить, что отсутствует дисквалификация или запрет на ведение профдеятельности.

Также у главного бухгалтера по профстандарту не может быть непогашенной судимости в экономической сфере (ч. 4 ст. 7 Закона 402-ФЗ). 

Компании, не подпадающие под обязанности применять профессиональный стандарт, могут разработать собственный образец назначения главного бухгалтера или использовать профстандарт.

Как правильно составить договор материальной ответственности – читайте в статье

Обратите внимание! Организации могут прописать полную материальную ответственность в договоре с главным бухгалтером. В таком случае ему придется при обнаружении ущерба полностью возместить его работодателю (ч. 2 ст. 243 ТК РФ).

Прием на работу главного бухгалтера

Алгоритм приема главбуха не отличается от стандартного мероприятия, если в штате есть такая вакантная должность:

1. Соискатель подает заявление о приеме на имя директора компании. Документ можно составить в свободной форме.
2. Кадровый специалист запрашивает документы для оформления трудового договора: диплом об образовании, паспорт, СНИЛС и трудовую книжку (бумажную или электронную). 
3. Составляется трудовой договор. Главбуха можно принять на неопределенный срок или заключить срочный трудовой договор (ч. 2 ст. 59 ТК РФ).
4. Оформляется приказ  о приеме на работу. Это стандартный документ по форме Т-1, в котором нужно указать должность сотрудника, оклад, количество дней отпуска, сроком работы и при наличии условиями испытания.
5. Будущего сотрудника необходимо ознакомить со всеми ЛНА организации до того, как он приступит к работе. Это колдоговора, ПВТР, должностная инструкция и т.д.

Обратите внимание! Главбуху можно установить увеличенный испытательный срок – до 6 месяцев (ч. 5 ст. 70 ТК РФ). Не забудьте прописать условие об испытании в трудовом договоре, иначе работник будет считаться принятым безо всяких условий. Также заранее проверьте, не относится ли соискатель к льготной категории сотрудников, которым нельзя назначить испытательный срок.

Бланк приказа о приеме – скачать здесь

Дополнительно издают приказ о назначении главного бухгалтера. Это внутренний документ, он не обязателен для оформления соискателя, но может потребоваться для открытия расчетного счета ООО в банке.

Важно! Не забудьте про особенности работы главбуха, чтобы указать их в трудовом договоре. Чаще нюансы имеют отношение к характеру работы (ненормированный день), сохранению коммерческой тайны и материальной ответственности бухгалтера. Также пропишите дополнительные основания для увольнения.

Назначение на должность главного бухгалтера

Существует дополнительная процедура для главбуха: назначение его на должность. В компании проводят такое мероприятие в трех случаях:

• Назначение оформляют в компании как внутренний документ, с помощью которого подтверждают статус главбуха как подписанта при контакте с госорганами, контрагентами и банками. При этом в штатном расписании есть ставка главного бухгалтера, и прием проходит обычным способом.
• При наличии ставки, если увольняется главный бухгалтер. В таком случае его обязанности временно передают другому сотруднику (например, замдиректора), чтобы провести передачу дел и донести до будущего нового главбуха его обязанности.
• Назначение главного бухгалтера проводят, если в компании нет такой должности в штате. Ситуация с отсутствием штатной единицы главбуха допускается в компаниях, за исключением кредитных организаций (ч. 3 ст. 7 Закона о бухучете). Необязательность вводить должность главного бухгалтера в штатное расписание подтверждает Роструд в своем письме от 26.01.2024 № ПГ/00436-6-1.

Как оформить возложение обязанностей на другого сотрудника – читайте в нашем материале.

Приказ о возложении обязанностей главбуха на сотрудника не имеет унифицированной формы, поэтому составить его можно произвольно. Обычно в этом документе указывают ФИО человека, который будет заниматься бухучетом, дату назначения и указаны основные функции, которые сотрудник будет выполнять.

С приказом необходимо ознакомить сотрудника, получающего новые обязанности, под роспись.

Приказ о назначении главного бухгалтера – образец скачать здесь

Как оформить директора главным бухгалтером

Для компаний, относящихся к малым или средним предприятиям или работающим на условиях упрощенного бухучета (ч. 3 ст. 7 Закона 402-ФЗ), законодательство позволяет руководящему лицу взять функции главбуха на себя. Как это оформить – зависит от наличия в организации ставки главного бухгалтера.

Если в штатном расписании есть должность главного бухгалтера, но сотрудник временно отсутствует, директор может оформить совместительство на время отпуска или декрета основного работника, либо до приема нового главного бухгалтера. В таком случае необходимо издать приказ о работе по совместительству с указанием суммы доплаты и составить допсоглашение к трудовому договору.

Обратите внимание! Индивидуальный предприниматель не имеет права назначить сам себя главным бухгалтером. Так как он относится к работодателям-физлицам, соответственно трудовой договор он будет заключать с собой как с сотрудником, что недопустимо (мнение Роструда, письмо Минтруда РФ от 20 июня 2022 г. № 14-6/ООГ-4069).

При отсутствии в штате ставки главбуха директор принимает на себя его функции отдельным приказом. В нем от имени директора нужно прописать, что бухучет руководитель будет вести сам в рамках своей трудовой функции. Допускается такая формулировка: «В связи с отсутствием в штатном расписании должности главного бухгалтера обязанность по ведению бухгалтерского учета возлагаю на себя».

Приказ о назначении директора главным бухгалтером – образец скачать здесь

Важно! Если директор берет на себя функции главбуха в связи с отсутствием такой должности в компании, не нужно оформлять совмещение, указывать в трудовой книжке новую должность и доплачивать за нее.

Увольнение главного бухгалтера

Уволить главбуха можно по общим основаниям, как и любого другого сотрудника. В таких случаях процедура проводится в общем порядке – специальных условий при увольнении главного бухгалтера на общих основаниях не существует.

Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию проходит по стандартной процедуре с уведомлением работодателя за 2 недели до желаемой даты увольнения (ст. 80 ТК РФ). Более длительный срок отработки, чем у рядовых сотрудников, для главбухов законом не предусмотрен (Ответ Роструда)

Однако для главного бухгалтера есть два отдельных основания, по которым сотрудник может быть уволен.

• Смена собственника компании (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Если владелец в организации сменился, у него есть 3 месяца на увольнение главбуха. При этом он обязан уведомить сотрудника заранее и кроме стандартной компенсации за отпуск выплатить среднюю зарплату главного бухгалтера за 3 месяца.
• Принятие решения, последствия которого нанесли компании определенный ущерб (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В этом случае важно доказать и обосновать правомерность претензий, чтобы сотрудник не мог оспорить увольнение и восстановиться через суд.

Обратите внимание! Удерживать из компенсации за отпуск неотработанные дни, если ранее главбух отгулял эти дни авансом, нельзя, когда его увольняют по основаниям п. 4 ст. 81 Трудового кодекса (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Увольнение главного бухгалтера: передача дел

При увольнении с должности главбуха, нужно обеспечить прием-передачу всех бухгалтерских документов, чтобы никакие важные данные не были утеряны (п. 14 Инструкции, утв. Приказом Минфина № 157н). Алгоритм процедуры разрабатывают в организации самостоятельно (П. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Основная проблема при этом – отсутствие на законодательном уровне обязанности сотрудника передать все дела перед уходом из компании. Поэтому эту обязанность и алгоритм передачи дел обязательно нужно закрепить во внутренних ЛНА. Обычно процедуру прописывают в ПВТР или составляют отдельный нормативный документ (ст. 8 ТК РФ). 

Конкретного перечня дел, которые необходимо передать, также не установлено. Чаще всего это будут важные документы (регистрационные, учредительные документы, акты проверок, учетная политика, отчетность по финансам и налогам и т. д.), ключи от сейфа и кабинета и другие материальные ценности (электронная подпись, печать, денежные средства).

Обратите внимание! Увольнение главбуха проводят с обязательной инвентаризацией, если с ним был заключен договор о полной материальной ответственности (Ст. 11 Закона 402-ФЗ). Правила ее проведения регулирует Приказ Минфина от 13 июня 1995 года № 49.

Подробно о взыскании материального ущерба с работников – читайте в нашей статье

Алгоритм приема-передачи дел начинается с ЛНА. В нем руководитель прописывает, в какой срок главбух должен подготовить все для передачи, кому он передаст документы  другие ценности, а также указывает перечень документов.

1. Составление приказа. Приказ о приеме-передаче дел составляют в свободной форме. В нем нужно будет указать ФИО / должность уходящего главбуха и лица, принимающего от него документы и ценности, с приложением перечня дел. Также требуется назвать причину (расторжение договора) и указать сроки проведения процедуры. В передаче дел будут участвовать другие сотрудники в составе комиссии. Их должности и ФИО также нужно указать в документе.
2. Непосредственно передача дел. Члены комиссии проверяют наличие всех необходимых документов, штампов, ценностей и ключей. Если главбух отказывается передавать дела, отказ нужно зафиксировать актом. Это подтвердит, что директор принял меры к сохранности имущества компании при проверке и может послужить основанием привлечь бывшего главбуха к ответственности.
3. Составление акта приема-передачи дел. Итоги проверки фиксируются письменно, соответствующим актом. В нем нужно прописать, какие ценности и документы есть в наличии, чего не хватает, а также указать на найденные ошибки и недочеты в учетной политике и отчетности. Это поможет разграничить сферы ответственности нового и старого главбухов.

Акт составляют в произвольной форме в последний день работы главного бухгалтера. Его должны подписать все присутствующие, в том числе сам уволенный, тот, кому он передавал дела и члены комиссии. Составляют документ в нескольких экземплярах: для организации, старого и нового главбуха, а также для учредителей.

Образец приказа о приеме-передаче дел от главного бухгалтера скачать здесь

Акт при увольнении главного бухгалтера – образец скачать здесь

Обратите внимание! Вместе с передачей документации запросите с увольняющегося главбуха письменные пояснения, как он вел налоговый и бухучет, взаимодействовал с сотрудниками фирмы, контрагентами, надзорными органами, а также в каком порядке предоставлял отчетность. Так новый работник быстрее вольется в процесс.

Прием дел главным бухгалтером

Новому главбуху желательно принять дела, а также получить пояснения по состоянию бухгалтерии в компании от предыдущего специалиста. Однако на практике прием-передачу дел напрямую оформить проблематично, так как новый сотрудник выходит на работу на следующий день после увольнения старого.

Чтобы новый главный бухгалтер полностью принял дела, есть несколько решений:

• Документы в присутствии соискателя передаются временно назначенному исполнять функции главбуха лицу, например, заместителю директора. После приема на работу, документы вновь передают актом уже новому главбуху.
• Соискателя временно принимают на свободную должность, после чего уходящий главбух передает ему дела. На следующий день после увольнения предыдущего главного бухгалтера сотрудника переводом оформляют на его место.
• Если главный бухгалтер уволился без передачи дел, новому главбуху лучше всего провести опись ценностей и документов самостоятельно и предоставить итоги вместе со служебной запиской руководителю. Это обезопасит его от ответственности за ошибки предшественника.

Читайте на сайте статьи по теме Как принять студента на работу Прием на работу водителя: алгоритм и новые правила стажировки Прием на работу госслужащего: о чем важно помнить Прием сотрудника на работу: правила изменились Как оформить прием генерального директора Как составить договор с самозанятым Гарантии беременным сотрудницам: когда отказать нельзя Сотрудники – многодетные родители: о каких льготах и гарантиях должен помнить работодатель