Как проходит проверка службы безопасности при приеме на работу

Порой проверка потенциальных работников действительна важна, чтобы минимизировать риски для репутации самой компании или сэкономить на бесконечном отборе и найме новых соискателей. Рассказываем в этой статье, что именно входит в аудит службы безопасности в таких случаях, а также какую проверку можно провести самостоятельно без ее участия.

Памятка «Какие документы проверить при оформлении будущего сотрудника»

Для чего нужна проверка службы безопасности при приеме на работу

У этой процедуры сразу несколько задач: оценить кандидатов на благонадежность, а также заранее отсеять тех, кто не подходит с точки зрения квалификации или возможных рисков для работодателя.

Какие задачи могут быть у проверяющих:

1. Выявить факты, которые повлияют на исполнение кандидатом своих будущих обязанностей. Например, проверить, не работает ли будущий сотрудник на конкурентов, не заинтересован ли передавать им или сторонним людям какую-либо информацию о компании. Это стандартная процедура для IT-компаний, банков и предприятий, связанных со спец. заказами для оборонной промышленности.

2. Найти подлог. Проверить, не подделал ли человек бумаги об образовании, о своей прежней занятости. 

3. Проверить судимость при устройстве на определенные должности.

Законна ли проверка при приеме на работу

По законодательству это вполне легально, но и тут есть свои нюансы:

• У соискателя придется брать согласие на обработку его персональных данных (письменное). Если этого не сделать, компанию могут оштрафовать по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ.
• Сверка сведений из частной жизни кандидата, в идеале, тоже должна проводиться только с его письменного разрешения. Об этом говорит ст. 24 Конституции РФ.

Узнать как правильно выстроить работу с персональными данными и минимизировать риски вы можете на нашем курсе «Персональные данные работников: Правила работы для кадровых служб». За два месяца вы научитесь применять требования законодательства по защите персональных данных с учетом всех изменений, проводить аудит персональных данных и выстроите эффективную систему работы с персональными данными.

Что проверяет СБ при приеме на работу

Что именно проверяют, зависит от того, на какую работу претендует кандидат, и от того, как устроена политика самой компании. 

В такой список обычно включают:

1. Судимость, нахождение в розыске по базам МВД или ФСИН (при наличии справки или ее отсутствии);

2. Подлинность документов, которые нужны для приема;

3. Список предыдущих мест, где работал кандидат. Рекомендации от бывших работодателей;

4. Наличие долгов по исполнительным производствам;

5. Факт банкротства;

6. Участие в судебных процессах (как истца или ответчика) — сведения, которыми могут интересоваться некоторые работодатели для поддержания репутации собственной компании. 

В каких случаях такую проверку можно провести:

• кандидат хочет работать в охране, медучреждении и т.п.;
• при работе с несовершеннолетними;
• у него будет доступ к денежным средствам, ценному имуществу или финансовой документации;
• у него часто менялись места работы.

Обратите внимание! Учитывается судимость конкретного человека, а не членов его семьи, и ее статус (закрытая или открытая).

Как организуют процесс проверки при трудоустройстве

Проверка службы безопасности при приеме может проходить онлайн или очно, с собеседованием или без него.

Что, как правило, в нее входит:

1. Распознавание предоставленных данных — сверка информации в резюме с данными из трудовой, документов об образовании и пр. по запросу к открытым базам или в архивах самих заведений;

2. Запросы рекомендаций у прежних работодателей;

3. Мониторинг соцсетей — рассматривают публикации, фото, сообщества и круг общения кандидата, ищут признаки зависимостей или другого деструктивного поведения (например, у будущих преподавателей).

Могут ли специалисты СБ использовать полиграф

Законодательство не запрещает такую проверку. Однако кандидат должен подготовить письменное согласие на тест, так как результаты проверки являются персональными данными, а вопросы для проверки не должны касаться этических норм или того, что никак не будет иметь отношение к предмету будущей работы. 

Смотрите в экосистеме «Кадровый обзор» вебинар «Согласия на обработку персональных данных при приеме на работу». Если вы не являетесь подписчиком экосистемы, оформите пробный доступ.

Оформить пробный месяц

Какие документы можно проверить при приеме на работу

Для оформления трудовых отношений компания запрашивает только стандартный пакет документов, не устраивая никаких дополнительных сверок.

В него, как правило, входят:

1. Паспорт — основное удостоверение личности. Посмотрите серию, номер на подлинность (сравните с образцами, проверьте срок действия);
2. Электронная трудовая или бумажная — для подтверждения трудового стажа и записей о предыдущих работодателях;
3. Документы об образовании и опыте работы — дипломы, сертификаты, чтобы убедиться, что соискатель соответствует заявленным требованиям;
4. СНИЛС и ИНН — для правильного оформления и передачи в налоговые и пенсионные органы;
5. Медицинские справки (если предусмотрено спецификой работы);
6. Военный билет (по необходимости).
7. Справка об отсутствии судимости (при необходимости).

При проверке документов обращайте внимание на:

• наличие всех обязательных страниц и записей,
• отсутствие исправлений и подчисток,
• соответствие данных из документов фактической информации кандидата.

Можно ли проверить судимость сотрудника самостоятельно

Да, это можно сделать самостоятельно без дополнительных проверок СБ, тем более если ее просто нет в вашем штате. 

Для этого надо:

1. Выбрать судебный орган по месту регистрации соискателя, зайти в раздел с судебным делопроизводством и указать в графе для поиска информацию о нужном вам человеке (обратите внимание, что его могут осудить и не по месту регистрации). 
2. Проверить соискателя через сайт службы судебных приставов. 
3. Поискать данные по соискателю через официальный портал МВД.

Напомним, что отказ в приеме на работу по результатам проверки СБ возможен только, если будущий работник не соответствует деловым качествам или ему запрещено работать в данной сфере (в том числе из-за судимости). Если служба безопасности выявит, что он часто меняет работу или ранее конфликтовал, то это не повод не брать на работу.

Читайте на сайте статьи по теме Как отказать в приеме на работу Отказ кандидату: как составить, чтобы не встретиться с ним в суде Прием на работу: как оформить сотрудника правильно Когда потребуется справка об отсутствии судимости при приеме на работу Прием на работу водителя: алгоритм и новые правила стажировки Прием на работу госслужащего: о чем важно помнить