Документы по заработной плате: что должен знать кадровик
Для грамотного начисления заработной платы в любой компании необходимо вести определенную нормативную документацию. В том числе, и в той части, что касается кадрового дела. Однако ни в одном федеральном законе нет полного перечня, что должно входить в этот список. Какие документы по заработной плате обязательны к учету для каждого кадровика и что будет, если их не вести, узнаете из статьи.
|
Алгоритм анализа фонда заработной платы
Памятка по исчислению средней зарплаты |
Что будет, если не вести первичные документы по учету заработной платы
Если не вести первичные документы по оплате труда, проблема будет не в штрафах или санкциях, а в неправильном ведении кадрового, а с ним и бухгалтерского учета в компании. Кадровые документы, которые регламентируют переводы, отпуска работников и т.п., – это основа для начисления соответствующих выплат сотрудникам. Такие выплаты учитываются в расходах организации и участвуют в расчете налога на прибыль (фонд оплаты труда).
Что относиться к первичным документам по зарплате и как их оформлять? До января 2013 года можно было ответить на этот вопрос, подсмотрев в специальном альбоме унифицированных форм. Теперь каждый работодатель может вносить во внутренние документы собственные коррективы, а значит, и разрабатывать свои, индивидуальные формы для внутренней документации.
Значит ли это, что и само ведение такой документации без унифицированных форм не обязательно? Конечно, нет, так как это чревато проблемами с ФНС, включая непризнание соответствующих расходов налоговыми органами, с возможным доначислением налога на прибыль, пеней и штрафов.
Рассмотрим детальнее, что входит в первичные документы по оплате труда.
Первичные документы по оплате труда: что сюда входит
Список, того, что традиционно входит в первичку, невелик: трудовые договоры, ЛНА различного типа и штатное расписание.
Локальные акты
У любой компании должен быть хотя бы один локальный нормативный акт (ЛНА), регулирующий процесс начисления заработной платы. Обычно это Положение об оплате труда. Если компания небольшая, а индивидуальный предприниматель работает без сотрудников, то вместо Положения можно использовать Правила внутреннего трудового распорядка, в которых прописывают систему оплаты, рабочее время и правила поведения на рабочем месте.
Дополнительные составляющие зарплат, такие как премии и компенсации, можно указать в том же акте или в специализированных документах (положение о премировании, разъездной работе и пр.)
Подробнее о том, как разработать и принять с нуля локальные нормативные акты на предприятии, читайте здесь
Штатное расписание
В штатном расписании указывают тарифные ставки для каждой должности, а также размеры окладов. Однако устанавливать разные оклады для одной и той же должности рискованно, так как Государственная инспекция труда может расценить это как нарушение. Чтобы обосновать разность размера выплат, в документы по учету заработной платы можно включить такие аргументы:
- разница в должностных обязанностях,
- уровень квалификации,
- загруженность сотрудников (или прочие объективные причины).
Более простым и надежным решением будет разделение должностей на разные категории (например, главный менеджер, старший менеджер и пр.) или введение индивидуальных надбавок.
Трудовой договор
В тексте трудового договора должно быть ясно прописано, какую сумму работник получит за отработанный месяц. Поэтому в нем нужно указать все, что входит в оплату, а именно:
- основное вознаграждение (оклад);
- доплаты (компенсирующие и стимулирующие) и надбавки, размер которых следует указать в ЛНА;
- длительность рабочего времени (за неделю). Режим работы и график можно оставить в ПВТР с указанием ссылки на эту запись в договоре.
Подробнее о том, как прописать зарплату в трудовом договоре, читайте в статье.
Какие дополнительные документы по учету заработной платы нужно иметь в компании
Первичной, основной документации для подтверждения всех выплат, касающихся сотрудников, конечно же будет недостаточно. Показать и доказать факт любого начисления помогут как локальные акты, так и табель учета времени работы, расчетный листок и пр.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени служит не только для контроля трудового времени сотрудников, но и для контроля начислений. Допускается разработка собственного формата табеля в соответствии с потребностями организации или работодателя.
В табеле учитываются только те сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. Это штатные работники и внутренние совместители, внешние совместители. Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, не включаются в табель.
Узнать об остальных нюансах ведения табеля рабочего времени можно здесь.
Расчетный листок
Форма ведения листка произвольная. Как правило, компании ориентируются на форму, которая уже есть в используемой учетной системе. Ее необходимо утвердить приказом руководителя или включить в ЛНА, как и процедуру выдачи расчетных листков.
Электронные листы доступны только для сотрудников с введенным электронным документооборотом (КЭДО) (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14–6/ООГ-296). Остальным можно выдавать бумажные, а факт выдачи фиксировать подписью сотрудника в специальном журнале.
Какие еще документы для расчета заработной платы должны быть в организации
Среди прочих бумаг можно назвать не только те, что могут подтвердить размер и получение работником вознаграждения (например, записка-расчет), но и пакет документов, которые отражают движение кадровых процессов. Сюда входят:
- акты о премировании,
- иные документы о выплатах, компенсационных и стимулирующих,
- заявления и приказы о выплатах, связанных с декретным отпуском, пособиями по уходу за малышом,
- локальные акты, связанные с работой «северян»,
- документы по выплате заработной платы, связанные с ее удержанием и пр.
