Выписка из приказа: как оформить и чем она отличается от копии

Работник может обратиться с просьбой, предоставить информацию из какого-либо приказа или распоряжения. Кадровик в этом случае предоставляет ему выписку из приказа. Но иногда кадровый специалист только снимает копию с нужной бумаги, заверяет и отдает, полагая, что нет никакой разницы. Так делать можно не всегда. В статье рассмотрим, как оформить выписку из документа, чем она отличается от ксерокопированной версии и когда копию давать нельзя.

Образец выписки из приказа

Ситуации, в которых требуется оформление выписки из приказа

Выписка – это документ, в который содержится часть данных из подлинника, доступных для разглашения. Или полный текст, если он касается только самого работника, который обратился за информацией.

Часто за выписками из распоряжений обращаются сами сотрудники, чтобы подтвердить факт работы в компании. Эта бумага может понадобиться им, например, чтобы попросить кредит в банке или для государственных органов, чтобы получить социальные услуги. Также в СФР при назначении пенсии, если у человека нет записи в трудовой книжке или она потерялась. 

Выписку из приказа запрашивают и внешние совместители. Например, если сотрудник хочет внести запись о второй работе в трудовую книжку, то на основное место работы он должен принести справку или выписку из приказа о приеме на работу по совместительству.

Или наоборот, попросить выдержку из приказа на отпуск с основного места, чтобы подтвердить право на отдых на не основном месте. Совместители отдыхают одновременно сразу по двум местам работы (ст. 286 ТК РФ).

Подробнее о том, как правильно оформить отпуск совместителю.

Работник вправе запросить бумагу, содержащую сведения не только из приказа о приеме на работу, но и из других документов, непосредственно относящихся к его трудовой деятельности, таких как штатное расписание, приказы по личному составу и даже трудовая книжка. Тип нужного документа он указывает в заявлении. 

Важно! Компания не обязана выдавать выписки из локально-нормативных актов и приказов по основной и хозяйственной деятельности.

Подробнее о том, как не путать приказы по личному составу и основной деятельности.

Иногда, если предприятие большое, данные из того или иного документа могут попросить один из отделов или структурное подразделение. Также встречаются ситуации, когда информация из внутреннего приказа компании нужна третьей стороне, например суду. Но отдать сам оригинал нельзя, в этом случае тоже используется выписка.

Запрашивать сведения можно из любых приказов: и действующих, и тех, что уже отправили в архив. Отказать в выдаче этой бумаги нельзя, потому что право запросить ее закреплено на законодательном уровне. В течение трех дней после письменного обращения за выпиской компания обязана ее предоставить (ст. 62 ТК РФ).

Разница между выпиской из приказа и копией приказа

Некоторые специалисты думают, что выписка из приказа (образец) и его копия – это одно и то же. На самом деле это разные документы. 

В копии содержится полный текст оригинала, в выписке может быть как полный текст, так и его фрагмент. Копия бывает простой, незаверенной, а выписка всегда удостоверяется подписью человека, ответственного за ее выдачу на основании доверенности, или подписью руководителя компании.  

Обратите внимание, юридически оба документа равнозначны. Но копию приказа нельзя отдавать по требованию, если в ней есть конфиденциальная информация, например, когда составляют приказ о повышении оклада или о премировании группы работников, и позже один из них просит предоставить его копию.

Оригинал документа содержит персональные данные других коллег, давать эти сведения сотруднику запрещено. Поэтому в такой ситуации делают только выписку из приказа, отражающую ФИО и сумму по конкретному человеку, который их просит предоставить.

Также целесообразно сделать выписку из приказа вместо копии, когда оригинал документа большой, на нескольких листах и вся информация не нужна.

Как оформить выписку из приказа

Сотрудник не может просто зайти в отдел кадров и попросить выписку. Ее дают только в заявительном порядке. Нужно подать письменное прошение и в нем отметить, из какого приказа или другого документа требуется информация, и для чего. В течение трех дней компания подготовит нужную бумагу. 

У выписки, как и у приказов по АХД или основной деятельности, нет строго определенного вида. Ее можно составить в свободной форме, написать от руки или напечатать на компьютере, использовать фирменный бланк организации или чистый лист А4. 

Бланк удобнее, потому что в нем изначально указываются сведения о компании. Многие организации разрабатывают специальный шаблон. Если компания собирается использовать такой шаблон, то его нужно зафиксировать в ЛНА, например, в учетной политике.   

Обязательные реквизиты, которые должны быть в выписке независимо от формы, это название предприятия, дата и место, где ее выдали. В конце ставятся подписи сотрудников, которых затронуло составление этого документа.

Выписку из приказа необходимо заверить, при этом руководствуются Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х).  После подписей должно присутствовать слово «Верно», его можно написать от руки или поставить штампик. 

На следующей строке проставляется должность человека, заверившего выписку. Это может быть директор, либо заместитель, или другие руководители среднего звена, у которых есть соответствующие полномочия. 

Еще ниже указывают дату заверения и место, где выписку составили. Чаще всего это тот же отдел, офис или подразделение, где находится оригинал приказа. На последней строчке пишут, что подлинник документа хранится в компании (указывают ее наименование), в деле (ссылаются на его номер и год).

Закон не требует вести журнал выданных выписок, но многие компании ведут его по желанию, чтобы обеспечить порядок в этом вопросе.

Обратите внимание! Если в соответствии со ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 года № 14-ФЗ и ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ у компании есть печать и ее использование закреплено в Уставе, то на выписках должен проставляться оттиск.

Создаем выписку из приказа: пошаговая инструкция

В задаче «как сделать выписку из приказа» может разобраться даже начинающий кадровый специалист, если будет придерживаться следующего алгоритма:

1. Проверьте, есть ли у компании шаблон такого документа. Если нет, то определиться, выдавать ли выписку на фирменном бланке или писать с нуля на чистом листе бумаги. 

Фирменный бланк предпочтительнее, но если его нет, то придется в шапке документа указать нужные реквизиты. Это наименование компании, оно должно быть в точности таким, как закреплено в Уставе. Юридический адрес полностью писать не нужно, только отметить название города. 

1. Проставьте название бумаги, например «Выписка из…» и после наименование, номер и дата приказа или другого документа, на основании которого ее составляют.
2. Заполните содержание выписки, для этого копируют или переписывают оригинальный текст или его фрагмент. Он должен совпадать с подлинником, вносить даже небольшие изменения и корректировки нельзя. 

Под текстом ссылаются на должность и ФИО работника, который подписал оригинал, но ставить его личную подпись в этом месте не нужно. 

1. Заверьте выписку, чтобы она имела юридическую силу. Для этого написать слово «Верно» и подписать у ответственного за это дело сотрудника с указанием его должности и данных в расшифровке. 

Кроме этого в конце поместить дату заверения и оттиск печати, если она есть, также фразу о том, где хранится оригинал документа, с которого делали выписку.