Увольнение работника: как оформить документы

Конкретный пакет документов при увольнении сотрудника зависит от основания прекращения трудового договора. При этом есть общий перечень обязательных кадровых процедур и форм независимо от причин увольнения. Рассмотрим список основных документов и особенности их оформления при увольнении любого работника.

Бланк титульного листа личного дела Бланк листа-заверителя личного дела Образец записи в трудовой книжке об увольнении по соглашению сторон Образец заполнения журнала выдачи справок СТД-Р Образец заполнения журнала движения трудовых книжек Образец приказа об увольнении по инициативе работника (форма Т-8) Образец приказа об утверждении форм первичных документов кадрового учета и учета рабочего времени

Оформление увольнения: порядок действий

Есть общий алгоритм увольнения независимо от его оснований. Он включает определенные этапы. В частности, при увольнении работодатель обязан:

• получить либо оформить документ – основание: заявление работника, уведомление о предстоящем сокращении, предложение вакансий и т.д.;

• уведомить о предстоящем увольнении объединения и организации – при необходимости (к примеру, при сокращении – профсоюз и ЦЗН);

• соблюсти необходимый срок (например, две недели – при увольнении по собственному желанию, три месяца – при массовом сокращении и т.п.);

• издать приказ об увольнении, ознакомить с ним работника под подпись (при необходимости – выдать заверенную копию);

• внести запись в бумажную трудовую книжку (при ведении) или оформить справку СТД-Р и выдать их;

• произвести окончательный расчет при увольнении (включая выплату заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и выходного пособия, если оно работнику положено, и др.);

• выдать обязательные по закону документы работнику при увольнении, которые применимы к конкретной категории работников. Среди них: бумажная трудовая книжка (если она ведется), справка СТД-Р (при ведении только электронной трудовой), выписка из отчета «Персонифицированных сведений о физических лицах», РСВ (раздел 3), выписка из подраздела 1.2, 2, 3 раздела 1 отчета ЕФС-1, медкнижка (при ведении) и др.;

• заполнить и получить от сотрудника подпись в журнале по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, в журнале учета выдачи работникам сведений о трудовой деятельности в виде справок по форме СТД-Р (при ведении), а также – иные кадровые документы, которые по своему усмотрению ведет работодатель: личную карточку, личное дело и др. Обеспечить их хранение;

• оформить и выдать заверенные копии документов о работе по запросу сотрудника: приказов об увольнении, приеме, переводе, справки о периоде работы, доходах по форме 6-НДФЛ и др.;

• отправить обязательные отчеты: в СФР, ФНС России и др. (в частности, по форме ЕФС-1, РСВ).

Разберем подробно особенности оформления и издания приказа об увольнения, заполнения и выдачи трудовой книжки.

Обо всех изменениях в трудовом законодательстве вы сможете оперативно узнавать в экосистеме «Кадровый обзор».

Важно! Каждое увольнение начинается с документов – предпосылок, оснований. Например, заявление об отпуске с последующим увольнением, соглашение о расторжении, уведомление о предстоящем сокращении (ликвидации), предложение вакансий, акты, докладные записки, объяснительные, приказы и др.

Приказ об увольнении работника

О прекращении трудового договора издают приказ (распоряжение) (ст. 84.1 ТК РФ). С этим документом работника обязательно знакомят под роспись. Если приказ невозможно довести до сведения сотрудника или тот отказывается ставить подпись об ознакомлении, на бланке об этом делают запись. По требованию сотрудника, ему также выдают и заверенную копию приказа об увольнении.

Оформление приказа. Приказ можно оформить по унифицированной форме Т-8 или по образцу, разработанному и принятому в компании. Обязательного готового бланка этого документа нет (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Для таких случаев в компании должен быть приказ об утверждении и применении форм кадрового учета и учета рабочего времени. Образцы можно оформить, например, в виде отдельного приложения к приказу, в числе других бланков общего альбома форм унифицированных документов или в альбоме форм первичных учетных документов в рамках учетной политики.

Содержание приказа. Перечня конкретных условий для приказа в трудовом законодательстве нет. Однако нужно ориентироваться на требования Закона о бухучете и возможно – на форму Госкомстата.

На практике в приказе указывают:

• наименование работодателя;

• коды (например, если заполняют по форме Т-8);

• наименование вида документа и его название;

• дату, номер и место составления (как вариант, по ГОСТ Р 7.0.97 – 2016);

• факт прекращения трудового договора: его реквизиты, основание со ссылкой на Трудовой кодекс; все документы – основания; дата увольнения;

• сведения о сотруднике (ФИО, должность, при наличии – структурное подразделение;

• должность, подпись, ФИО уполномоченного на подписание работника;

• отметку об ознакомлении с приказом и получении его копии (при необходимости);

• отметку об учете мнения выборного уровня первичной профсоюзной организации (при его наличии и при необходимости);

• иные распоряжения для проведения процедуры увольнения (к примеру, указания уполномоченным работникам – по заполнению документов, окончательному расчету, формам, срокам и др.).

Скачайте Т-форму приказа об увольнении и узнайте, как именно внести сведения.

Запись в трудовой об увольнении

Увольнение в трудовой отражать обязательно. Делают это независимо от того, бумажная она или электронная. Например, в бумажную трудовую вносят запись, а при ведении сведений о трудовой деятельности только электронно – отправляют отчет в СФР России по подразделу 1.1. раздела 1 формы ЕФС-1 (аналог прежней формы СЗВ-ТД).

Правила оформления. Саму запись делают точно по формулировке Трудового кодекса и иного федерального закона для конкретного основания увольнения. В частности, отмечают причину и обязательно ставят ссылку на статью, ее часть и пункт (ст. 84.1 ТК РФ).

При увольнении по статьям 77, 81 и 83 Трудового кодекса в трудовой книжке указывают: подпункт, пункт, часть, статью. При увольнении по другим статьям – статью Трудового кодекса, ее часть, пункт и подпункт (уточнение по п. п. 17 – 20 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок).

Запись в бумажной трудовой об увольнении заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также – печатью работодателя или кадровой службы (при наличии) (п. 36 Порядка).

Скачайте образец записи в трудовой книжке об увольнении по ссылке

Обратите внимание! Подпись работника под записью об увольнении в трудовой книжке больше не нужна.

Порядок выдачи. Оформленную бумажную трудовую по общему правилу выдают в последний рабочий день. При ведении сведений электронно, вместо нее предоставляют справку по обновленной форме СТД-Р (Приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Ее оформляют в бумажном заверенном варианте или в виде электронного документа, подписанного УКЭП (ст. 66, 66.1, 84.1 ТК РФ, Постановления Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п и № 246п).

Подробно о запросе работника, оформлении, заверении и выдаче справки СТД-Р читайте в нашем материале.

Совет. Направьте работнику уведомление явиться за трудовой или дать согласие на ее отправление по почте, если он отсутствует или отказался ее забрать. С такого момента вы освобождаетесь от ответственности за невыдачу трудовой (ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка).