Сроки и правила хранения документов в организации

Все компании и ИП обязаны сохранять оригиналы документов, в том числе документов по личному составу, в течение нормативно установленных сроков хранения. Это требование ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле…». Рассказываем в статье про правила и сроки хранения документов в организации.

Зачем надо хранить документы

Каждый документ в организации подтверждает какой-то факт ее деятельности и может быть использован как доказательство при надзорных проверках, в суде. Например, расчетные листки и платежные поручения обосновывают правильность начисления работнику зарплаты, ее своевременную выплату. Табели учета рабочего времени подтверждают фактически выполненную работу.

При этом юридическую значимость имеют только оригиналы записей, подписанные уполномоченными лицами. Все документы могут поступать в компанию или формироваться в ней в бумажном или электронном виде. И в таком же формате их нужно хранить. Распечатанный электронный документ — это уже не оригинал. Как и цифровой скан бумажного носителя.

Трудовая инспекция, налоговая, суды всегда могут запросить оригиналы документов. Копии они могут не принять как доказательства. Об этом напомнил Минфин РФ в письме от 31.07.2023 №03-03-06/1/71588.

Важно! Хранение документов в организации организуют в соответствии с Правилами, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правилами № 77). Руководитель назначает специалиста по архивному делу (архивариуса) или создает специальное подразделение, которое будет заниматься этой работой.

Документы постоянного хранения и временного хранения

У каждого документа, в зависимости от содержащейся в нем информации, есть свой срок хранения. Он устанавливается федеральными законами и другими нормативными актами. 

Информация по срокам хранения управленческих документов систематизирована в Перечне, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Инструкция по применению этого списка приведена в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 237.

Так по срокам хранения документы бывают:

• временные;
• постоянные.

Сроки временного хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет. Определить их можно, найдя соответствующий вид документа в Перечне № 236.

Например, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка хранят 1 год; справки о премировании работников — 5 лет; табели учета рабочего времени «вредников» — 50 или 75 лет, если они закончены делопроизводством до 2003 года.

Документы постоянного хранения — это те, по которым в Перечне № 236 стоит срок «постоянно». Первые 10 лет они находятся в самой организации, а затем их передают в государственный или муниципальный архив. К документам постоянного хранения относятся, например, коллективный договор, отраслевые соглашения, бухгалтерская отчетность, устав компании.

Важно! Сроки хранения считают с 1 января года, следующего за годом завершения документа делопроизводством. Например, табель учета рабочего времени «горячего цеха» за октябрь 2023 года надо сберегать 50 лет, начиная с 1 января 2024 года.

Порядок хранения документов

Перечислим основные правила по Приказу Росархива № 77.

Все документы, образующиеся в управленческой деятельности, должны быть систематизированы по виду и сроку хранения. Для этого используется номенклатура дел. В соответствии с ней документы подшивают по папкам, передают в архив. Она составляется ежегодно. На основании номенклатуры дел структурных подразделений формируют номенклатуру дел организации. 

Хранение документов в организации бывает текущим и архивным. Не завершенные делопроизводством записи: журналы, договоры и т. п. находятся в структурных подразделениях, которые их ведут. Там же хранятся временные, со сроком хранения до 10 лет включительно, документы. Их нужно защитить от повреждения и доступа к ним неуполномоченных лиц. 

В архив организации передают документы постоянного хранения и срока хранения свыше 10 лет. Это делают не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. В исключительных случаях на архивное хранение можно передавать временные, до 10 лет, документы, если нет возможности их держать в структурном подразделении.

К электронным записям тоже есть свои требования. Их хранение организуют в соответствии с разделом Х Правил № 77.

Ошибки при хранении кадровых документов

1. Нет ответственных за архивное делопроизводство. Работу по составлению номенклатуры дел, подшиванию бумаг и ведению архива поручают всем сотрудникам, по принципу «кто свободен». В итоге оригиналы документов теряются или возникают другие нарушения при хранении, за которые несет ответственность руководитель.

Решение: распределить обязанности по архивному делопроизводству приказом и закрепить их в должностных инструкциях конкретных сотрудников.

2. Не соблюдаются сроки хранения документов. Как правило, это связано с недостаточной квалификацией делопроизводителей.

Решение: провести обучение сотрудников, например, на нашем мини-курсе «Архив документов по личному составу».

3. Не соблюдаются условия хранения. Это самая большая группа нарушений. Сюда входят открытый доступ к конфиденциальным документам; несоблюдение режима температуры и влажности в помещении архива, что приводит к порче бумажных дел и т. д.

Решение: разработать положение об архиве организации, в котором прописать все правила хранения документов; ознакомить с ним ответственных сотрудников.

4. Оригиналы уничтожаются не в срок или без актирования. Для документов есть свой порядок «списания». Сначала проводится экспертиза ценности, а само уничтожение оформляется актом.

Решение: смотрите пункты 2 и 3.

За ошибки в ведении архивного делопроизводства компанию и ее руководителя могут привлечь к административной ответственности.

Как накажут организацию за нарушение правил хранения документов

Компанию могут проверить Росархив, Роскомнадзор, налоговая инспекция, ГИТ. В общем случае ответственность за нарушение правил хранения архивных документов установлена ст. 13.20 КоАП РФ. Это предупреждение или штраф:

• на физическое лицо — от 1 000 до 3 000 рублей;
• на должностное лицо — от 3 000 до 5 000 рублей;
• на юрлицо — от 5 000 до 10 000 рублей.

Наказание будет жестче, если нарушить законодательно установленные правила хранения документов. Компанию могут привлечь к ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ, где штрафы достигают до 300 000 рублей.

Читайте на сайте статьи по теме Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм Электронный архив документов: правила работы Какие бывают сроки хранения кадровых документов Номенклатура дел: как составить и утвердить