Сотрудник сменил фамилию: как изменить кадровые документы

Как правило, работник меняет фамилию при вступлении в брак или в результате развода. Однако сделать это он может и просто по своему желанию (ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Независимо от причины нужно внести изменения в его документы. Список таких документов велик: от трудовой и данных персонифицированного учета до зарплатной карты, полиса ДМС и доверенностей. На практике изменения отражают как кадры, так и бухгалтерия и юридическое подразделение. Узнаем, какие основные сведения нужно изменить кадровику при смене фамилии работника.

Образец записи в трудовой книжке о смене фамилии Образец заявления о смене фамилии Образец приказа о внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой фамилии

Работник сменил фамилию: документ-основание, заявление и приказ

Работодатель не получает информации о смене фамилии работником автоматически. Сотрудник извещает его об этом сам. Он предоставляет документ-подтверждение. Таким документом может быть:

• паспорт;

• свидетельства: о регистрации / расторжении брака, о перемене имени и др. (из п. 7 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок).

Обычно подтверждающий документ указывают в заявлении с просьбой изменить фамилию в кадровой и бухгалтерской документации. Заявление составляют в письменной произвольной форме. В нем ссылаются на номер подтверждающего документа, его дату и выдавший орган, просят внести изменения в связи со сменой фамилии.

Хотя закон и не обязывает работника подавать такое заявление, благодаря нему организуют кадровый документооборот. Например, фиксируют и подтверждают, когда и на каком основании изменили фамилию работника в документах, передают измененные данные в СФР и т. д.

Помните, что хранить копии документов о смене фамилии (в том числе заверенные) в личном деле не следует. В ходе проверки Роскомнадзор может признать, что обработка таких данных – избыточна относительно целей. Эти документы напрямую не относятся к трудовой деятельности. Вы можете ознакомиться с оригиналами и на их основании составить / внести изменения, а также для удобства заполнить документы по копиям. Однако оставлять их у работодателя не нужно.

Заявление принимают по правилам, установленным в компании.

Совет. Опишите процедуру и сроки информирования, которые должен соблюсти работник при изменении сведений о себе. Отразите их в ЛНА или трудовом договоре. Зафиксируйте в ЛНА алгоритм ваших действий при смене фамилии сотрудника. Установите список документов, в которые в таком случае вносят изменения, и перечень ответственных лиц (их должностей).

На основании заявления и подтверждающего документа, как правило, издают приказ о смене фамилии работника. Делают это также произвольно. По общему правилу издавать приказ закон тоже не обязывает. Однако на практике уполномоченные работники именно по нему и вносят изменения. Кроме того, документы бухучета изменяют на основании приказа (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Скачайте образцы:

заявления с просьбой работника сменить фамилию в кадровых документах;

приказа работодателя об этом.

Важно! Для смены фамилии во всех документах недостаточно только свидетельства. Так, для изменения трудового договора и личной карточки потребуются и новые данные паспорта.

Смена фамилии: трудовой договор

Сведения о работнике (ФИО, паспортные данные) нужно указывать в трудовом договоре. Их представляют на момент его заключения (ст. 65 ТК РФ). Однако вопрос, как именно изменить фамилию в договоре и нужно ли это делать, – дискуссионный.

Обычно изменения вносят с помощью допсоглашения к трудовому договору. В нем указывают новую фамилию, паспортные данные и дату изменения. Противники этого способа считают, что этого делать не нужно, поскольку ФИО и паспортные данные не являются обязательными условиями трудового договора, которые согласовывают стороны (ст. 57 ТК РФ).

Некоторые работодатели придерживаются рекомендаций Роструда. Ведомство говорит, что в трудовой договор измененную фамилию нужно внести непосредственно, то есть просто вписать ее в текст. Заключать допсоглашение при этом не следует (письма: ведомства от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, а также – ГИТ в городе Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661).

Таким образом, смену фамилии соглашением к трудовому договору оформляют не всегда. Однако это возможно сделать по желанию работодателя и работника.

Смена фамилии в трудовой книжке

Если работник полностью не перешел на ЭТК, фамилию нужно изменить в бумажной трудовой. Для этого закон предусматривает четкий алгоритм.

Во-первых, новую фамилию отражают на первой странице – титульном листе. Для этого прежнюю фамилию зачеркивают одной чертой и рядом вписывают новую.

Во-вторых, реквизиты подтверждающего документ указывают на внутренней стороне обложки трудовой. Для этого вносят его наименование, номер, дату и выдавший орган. Запись о документе-основании работодатель (уполномоченное им лицо) заверяет своей подписью. Также проставляют печать организации или кадровой службы (при наличии) (п. 7 Порядка).

На практике изменение фамилии можно отразить и в журналах (книгах) учета трудовых книжек (бланков и движения). По закону делать это необязательно. Однако такие документы работодатель разрабатывает самостоятельно и может установить сам, вносить ли в них данные о смене фамилии.

Образец изменения фамилии в трудовой книжке найдете здесь.

Сотрудник сменил фамилию: что делать с личной карточкой

Если на работника ведут личную карточку (по Т-2, Т-2 ГС (МС) или аналогичной форме), изменения следует внести и в нее. Требование к изменению Т-форм одно – его заверяют подписью работника кадровой службы (Указания к постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1). На практике запись можно изменить так:

• в разделе I «Общие сведения» в графе 1 старую фамилию зачеркивают одной чертой и указывают новую;

• в графе 10 «Паспорт выдан» зачеркивают старые паспортные данные и вписывают новые;

• в разделе X Т-2 «Дополнительные сведения» или рядом с внесенным изменением отмечают: какую фамилию как исправили, документ основание, когда и кем внесено исправление (должность, подпись и ФИО лица;

• в графе «Алфавит» в «шапке» личной карточки при необходимости изменяют литеру;

• в графу «Состояние в браке» и «Состав семьи» также вносят изменение, если они связаны со вступлением в брак либо его расторжением;

• в графе о месте жительства отражают изменения, например, если возник переезд при вступлении в брак / его расторжении и др.

Узнайте, как заполнять форму 10 и уведомить военкомат об изменении сведений.

Важно! С 1 января 2013 года работодатель вправе применять свою форму личной карточки. С 1 сентября 2021 года в законодательстве исчезло упоминание о ней как об обязательном документе (Приказ № 320н). А с 8 января 2022 года отпала необходимость вести ее в целях воинского учета (для этого приняли форму 10, утв. Инструкцией приказа Минобороны от 22.11.2021 № 700).

Смена фамилии работника: изменение табеля и графика отпусков

Изменять фамилию в табеле и графике отпусков работодатель не обязан. В частности, табельный номер сотрудника остается прежний, а актуальные сведения можно уточнить из личной карточки (при ее ведении). Однако некоторые работодатели все же вносят изменения, чтобы упростить дальнейшую работу с документами.

На практике в табеле учета рабочего времени вписывают новую фамилию в одну графу с прежней. Некоторые с даты внесения изменений указывают актуальную фамилию с новой строки и с этого момента проставляют обозначения в ней.

В графике отпусков графе ФИО зачеркивают старую фамилию и вписывают новую. Таким образом вносят изменения в графу 3 «Фамилия, имя отчество». При этом дату и подпись на практике указывают в свободном месте рядом или в графе 10, которая предусмотрена для примечаний.

Обратите внимание! Постановление Госкомстата и ТК РФ не устанавливают обязанности и порядка вносить изменение фамилии в график отпусков и табель учета рабочего времени.

Как оформить смену фамилии работника в СФР

Работодатель обязан подать сведения о смене фамилии работника в Соцфонд. Делать это нужно не позднее трех рабочих дней со дня их получения (п. 15 ст. 13 федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). При подаче отчетности по форме ЕФС-1 фамилия работника должна соответствовать сведениям, которые указаны в документе о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 3.5 раздела III Приложения 2 постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

При смене фамилии номер СНИЛС в Едином фонде остается прежний. Однако фамилию нужно изменить в общей части индивидуального лицевого счета. Сделать это следует по форме АДВ-2 и АДВ-6-1 (утв. постановлением правления ПФР от 31.10.2022 № 243п). Такое заявление сотрудник может подать самостоятельно (через МФЦ, территориальное отделение Соцфонда) либо через работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Уточните, что такое форма АДИ-РЕГ, когда и как ее выдают.

После изменения сведений о сотруднике в СФР ЕФС-1 на него можно подавать, указывая в нем новую фамилию (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст. 14 Закона № 27-ФЗ, п. 3.5 раздела III Приложения 2). Само же изменение фамилии сотрудника к кадровым мероприятиям не относится. Поэтому подавать отчет по форме ЕФС-1 об этом не нужно.

За невнесение актуальных сведений о фамилии работодателю грозит ответственность (ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ).

Ответственность работодателя за непредоставление актуальных сведений в СФР