Какие отчеты в военкомат сдают работодатели

Из-за всех последних изменений в системе воинского учета своевременная отправка всех сведений по ВУ стала особенно важна. Еще не все комиссариаты страны штрафуют абсолютно за все правонарушения, однако и суммы штрафов, и сами требования растут. Судя по обещаниям законотворцев, будут расти и дальше. В статье – как обезопасить себя от лишних расходов и проверок с помощью всего одного инструмента – календаря отчетности военкомат.

Памятка «Как организовать ведение воинского учета в компании» Памятка «Ответственность работодателя за нарушения в области воинского учета» Памятка «Что проверить при приеме на работу военнообязанного работника» Таблица «Как организовать отдельное делопроизводство по ВУ» Таблица отчетов в военкомат по общему воинскому учету

Какие отчеты в военкомат обязательны, а какие – нет

До новых распоряжений о продолжении цифровизации Реестра по ВУ всю отчетность можно подавать и в электронном виде (через Госуслуги или Мос.ру), и на бумаге. О том, какая форма предпочтительней, лучше уточнить у специалистов своего комиссариата, но для внутреннего пользования все отчеты все же лучше продублировать и хранить в отдельной папке «Переписка».

Какие отчеты сдают в военкомат обязательно:

1. Форма № 18 – общий отчет о состоянии ВУ в организации и первый документ, который надо создать при ее постановке на учет. Требования к заполнению формы могут немного отличаться в зависимости от того, в каком субъекте страны находится ваша компания. Рекомендуем уточнить этот вопрос со специалистами вашего военкомата заранее. О том, как заполнить эту форму, можно узнать здесь.
2. Годовой план совместной работы с комиссариатом.
3. Анкеты сотрудников (отчет в военкомат при приеме для первичного учета).
4. Списки работников, кто уже находится на ВУ.

Следующую отчетность подают ситуативно или по запросу. Однако ее стоит готовить по мере актуальности, т.е. до того, как ее запросит военкомат:

1. Информация или изменения (место жительства, семейный статус и пр.) по уволенным, забронированным и принятым сотрудникам.
2. Сведения о тех, кто не числился на учете у предыдущего работодателя.
3. Сведения о тех, кто не зарегистрирован по месту жительства или пребывания.
4. Сведения о тех сотрудниках, у кого есть право на отсрочку от службы.

Таблицу с отчетами в военкомат и сроками сдачи скачайте здесь

Когда и каким компаниям можно обойтись без отчетности:

• при учете внешних совместителей (в ряде ПО по электронной отчетности этой категории сотрудников просто нет, а военкоматы сетуют на то, что учет таких сотрудников создает двойную отчетность);
• если вы ИП или трудитесь у ИП (обязанности вести ВУ у этой категории предпринимателей нет до сих пор);
• если в вашей организации один сотрудник и тот не подходит под учет;
• если у вас в штате одни иностранцы или работники на ГПХ.

В последнем случае, пока в организации нет других работников, делопроизводство по ВУ можно и не вести, однако с постановкой на учет могут быть свои проблемы. В современной практике встречаются случаи, когда военкоматы пытаются вручить штраф за отсутствие сведений уже на этапе постановки. Рекомендуем уточнять этот момент со специалистами вашего комиссариата лично и тоже заранее.

Образцы документов по воинскому учету доступны для подписчиков экосистемы «Кадровый обзор». Там же можно посмотреть вебинары по этой теме от экспертов-практиков. Для неподписчиков доступен пробный месяц.

Сроки отчетов в военкомат

Даже если работодатель не встал на учет комиссариата, к нему все равно может прийти проверка, так как у военкоматов есть доступ к ЕГРЮЛ. Поэтому все-таки стоит иметь под рукой график отчетности по ВУ – так вы будете знать, какая документация и по каким специалистам еще не попала под ваш внутренний аудит, и что можно подготовить к незапланированной проверке уже сейчас.

Какие отчеты сдают в военкомат в первую очередь:

•  до 3 дней – информацию о тех, кто должен быть на ВУ, но по какой-то причине не занесен в списки учета,
• до 5 суток – сведения о любых изменениях по кадрам (уволенным или принятым, сменившим должность, семейный статус или прописку, снятых со спецучета («брони»), поправкам или найденным исправлениям в личных делах сотрудников),
• до 14 дней – информацию по запросу комиссариата.

Следующие отчеты сдают ежегодно, по календарю и плану мероприятий, согласованному с военкоматом:

• 4 квартал (до конца года) — план совместной работы с комиссариатом, карточку по форме 18, подсчет по численности сотрудников, находящихся в запасе;
• до третьей декады февраля – информацию по тем, кто имеет отсрочку от службы (IT-специалистам).

Совет. Составьте таблицу или продублируйте даты по плану работы по ВУ на специальном стенде. Так этот график мероприятий всегда будет под рукой.

Что будет, если не сдать отчеты в военкомат

Военкоматы редко составляли несколько протоколов об административных нарушениях. Но так было до октября 2023 года. После повышения сумм штрафов, количество протоколов, как замечают эксперты ИПК, стало равняться количеству выявленных недочетов. 

Что делать работодателю, чтобы не получать несколько протоколов за каждое нарушение, смотрите в видео от эксперта ИПК Евгении КОНЮХОВОЙ. А узнать об этом более подробно можно в записи вебинара для всех подписчиков «Кадрового обзора».

Есть общее правило отчетности, не привязанное к календарю: 

Работодатели обязаны сообщать о том, что в документации по ВУ есть исправления, поправки или неточности в течение 5 календарных дней. Обратите внимание, почему именно календарных: как и в случае с Законом №53-ФЗ, который по юридической силе выше Постановления Правительства, если законодатель не уточняет, о каких днях идет речь, мы имеем в виду именно календарные. 

Более подробно разъяснения по этому моменту можно увидеть в следующем видео.

Что грозит, если вы все же просрочили дату отчета или вовсе не подали нужную информацию:

1. Если компания приняла или уволила такого сотрудника не оповестила комиссариат или не предоставила и сведения о гражданах, которые должны стоять на воинском учете – штраф на должностное лицо оставит от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 21.4 КоАП РФ).

2. Если организация не представила в военкомат списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет – штраф составит (ст. 21.1 КоАП РФ):

• для должностных лиц – от 40 000 до 50 000 рублей;

• для юридических лиц – от 350 000 до 400 000 рублей.

Читайте на сайте статьи по теме «Воинский учет» Электронные повестки, единый реестр и другие изменения в воинском учете Снятие с воинского учета дистанционного сотрудника за границей Воинский учет: как организовать в компании Документы воинского учета: что запросит военкомат при проверке Форма 10 воинский учет: как заполнять новые карточки Форма 18 по воинскому учету: как заполнить План работы по воинскому учету Бронирование граждан в запасе