Кого назначают ответственным за воинский учет в организации

Компании обязаны правильно вести военно-учетное дело и вовремя предоставлять в военкомат информацию о военнообязанных гражданах. Поэтому важно выбрать сотрудника, который будет полностью отвечать за этот процесс. В статье поговорим о том, зачем выбирать такого специалиста, кому из сотрудников можно это поручить и как оформляется назначение ответственных за ведение воинского учета.

Образец должностной инструкции ответственного за ведение воинского учета Образец приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета

Когда в компании нужен ответственный за воинский учет

По закону от 28.03.1998 № 53-ФЗ компании обязаны учитывать у себя военнообязанных работников и отчитываться перед комиссариатом, поэтому человек, ответственный за ведение воинского учета обязательно нужен любому юрлицу. Гендиректор организации полностью отвечает за ведение ВУ (ст.4 закона от 28.03.98 № 53-ФЗ; п.9 Положения о воинском учете из Постановления Правительства от 27.11.2006 № 719).  Он может сам вести его, но можно назначить отдельного человека ответственным за воинский учет в организации. 

И лучше делегировать эту обязанность по ряду причин:

• когда воинский учет становится трудовой функцией отдельного сотрудника, то качество работы улучшается, становится меньше ошибок, поскольку сотрудник не отвлекается на другие обязанности; 
• снижается риск штрафов за несвоевременную отправку информации в военкомат;
• гендиректор снимает с себя ответственность за ведение воинского учета. 

Если на предприятии до 500 военнообязанных человек, то обязанности ответственного за ведение воинского учета можно возложить на любого работника по совместительству или как совмещение. В положении № 719 говорится только о совместительстве, и если обязанности ответственного заведение воинского учета поручают как совмещение, формально это нарушает нормативный акт. Но юристы трактуют его требование в пользу совмещения. 

Если военнообязанных меньше 500, то ведение воинского учета можно выполнять вместе с основной работой, а ТК РФ допускает это и как совместительство, и как совмещение (ст. 60.2, 282 ТК РФ).  Если военнообязанных людей больше, то совмещать уже не получится, нужен отдельный работник (п.12 Положения № 719). В любом случае в штатном расписании стоит ввести единицу специалиста по воинскому учету.  Если не назначить ответственного за ВУ, за это не оштрафуют сразу, комиссариат может выдать предписание при отсутствии у него информации. 

Игнорировать его не стоит, иначе потом будет штраф: 

• компании – от 10 000 до 20 000 рублей;
• руководителю – от 1 000 до 2 000 рублей либо дисквалификация до трех лет (ст.19 КоАП РФ).

Совет. Общаться с военкоматом и отвозить туда документы лучше ответственному за ВУ работнику, а не курьеру. Сотрудники комиссариата любят интересоваться работой компании и тем, как ведется в ней учет военнообязанных граждан. Ответственный за ведение воинского учета легко сможет ответить на их вопросы.

Кто ведет воинский учет помимо директора

В интернете можно встретить мнение, что ответственным за ведение воинского учета может быть только человек со специальным образованием. Это не так. На позицию можно выбрать любого сотрудника с подходящими навыками, это может быть даже бухгалтер или офис-менеджер. 

Но ответственный за воинский учет в организации должен раз в три года учиться, повышать квалификацию. А первый раз придется пройти обучение в том же году после получения должности. 

Чаще всего обязанность ведения ВУ достается кадровым работникам, поскольку они работают с людьми и располагают доступом к персональным сведениям.

Как организовать ведение ВУ, назначить ответственных лиц и взаимодействовать с военкоматом, разъясняли Евгения КОНЮХОВА на вебинаре: Организация ведения общего воинского учета. Назначение ответственного за ведение воинского учета. Запись вебинара доступна подписчикам экосистемы «Кадровый обзор»

Важно! Кадровикам и другим специалистам, ответственным за воинский учет в организации, стоит помнить: при нарушениях накажут не руководителя, а непосредственно того, кто ведет ВУ, потому что этот работник будет считаться должностным лицом (ст.2.4 КоАП РФ).

Если бухгалтерию можно отдать на аутсорсинг, то возложить обязанности по ведению ВУ и ответственность за это на третье лицо нельзя. Даже если компания сделает это на свой страх и риск, то отвечать за нарушения все равно придется ей.  

Кандидатов в ответственные за ведение воинского учета нужно согласовать с комиссариатом. Более того, нужно предупреждать об их перемещении и увольнении (п. 22 Методических указаний Генштаба ВС РФ от 11.07.2017). 

В Методических указаниях не говорится, как именно нужно согласовывать претендентов, кроме того комиссариат не может влиять на кадровые вопросы компании, поэтому можно просто уведомлять его.

Назначение ответственного за воинский учет: пошаговая инструкция

Чтобы провести процедуру назначения ответственного за ведение воинского учета, стоит выполнить следующие шаги:

1. Обрисовать круг обязанностей специалиста. Можно перечислить их в отдельном приказе или утвердить инструкцию по должности;
2. Ввести в штатное расписание позицию сотрудника по ВУ;
3. Если военнообязанных меньше 500 человек, то выбрать работника, который возьмет на себя эту функцию как совмещение или по совместительству. Во втором случае нужно заключить отдельный трудовой договор, в первом достаточно допсоглашения. Перед этим ознакомить человека с должностной инструкцией ответственного за воинский учет и взять с него письменное согласие;
4. Оформить приказ о назначении. Его форма есть в Методических рекомендациях Генштаба ВС РФ от 11.07.2017. Предварительно стоит уточнить в своем комиссариате, нужно ли согласовать проект документа. 
5. Ознакомить сотрудника с приказом под подпись;
6. Уведомить военкомат о назначении ответственного за воинский учет. Если не нужно предварительное согласование, то отправить им уведомление и копию приказа о выборе ответственного.

Обратите внимание! Цифровизации воинского учета идет полным ходом. Как будет проходить ВУ в цифре, рассказываем на вебинаре, который состоялся в рамках экосистемы «Кадровый обзор» «Цифровизация воинского учета: основные изменения, которые нужно учесть работодателям».

Что содержит должностная инструкция ответственного за воинский учет

Должностная инструкция ответственного за воинский учет в организации – необязательный документ, руководитель сам решает, утверждать ее или нет, можно прописать обязанности в трудовом договоре.Но лучше, когда ДИ есть. Она позволяет конкретизировать и упростить для понимания то, чем человеку предстоит заниматься на этой должности. 

В должностную инструкции. можно добавить требования к квалификации или перечни различных документов, чтобы не делать громоздким трудовой договор. С ее помощью легче призвать работника к ответственности.

Один из основных пунктов в документе – трудовая функция работника. Но можно в этом разделе подробно ее не расписывать, а ограничиться общей формулировкой «сотрудник ведет воинский учет в (название организации) по правилам и способами, а также в сроки и в объеме, которые установил работодатель». В случае изменений каких-то параметров ничего не придется менять в самой инструкции. 

Работу ответственного за воинский учет в организации подробнее расписывают в разделе «функциональные обязанности». Можно скопировать информацию из ст. 4 закона 53-ФЗ, раздела III Положения № 719 и Инструкции из приказа Минобороны от 22.11.2021 № № 700.

Также не лишним будет включить фразу «выполняет другую работу по воинскому учету в соответствии с законом № 53-ФЗ, Положением № 719 и нормативными актами Минобороны. Работник обязан следить за актуальностью законодательной базы, используемой в работе».

Помимо этого стоит добавить в документ общие обязанности по статье 21 и 215 ТК РФ, например, соблюдать ПВТР и тщательно выполнять свои рабочие обязанности по трудовому договору.

Не нужно писать, в каких программах ответственный будет вести учет и в каком кабинете выполнять работу, они могут измениться и потом придется переделывать документы.

После в ДИ вписывают раздел о правах работника и его ответственности, а также порядок изменения документа и сроки его действия.     

Инструкция может быть как приложением к трудовому договору, так и отдельным ЛНА, в любом случае ее проект нужно согласовать с военкоматом. Подробнее о взаимодействий с военкоматом, отчетах, которые нужно сдавать и сверке документов, узнаете нашем курсе «Воинский учет».

Важно! Обязательно нужно отразить в должностной инструкции ответственного за воинский учет обязанности по обработке и защите персональных сведений.

Читайте на сайте статьи по теме «Воинский учет» Воинский учет: как организовать в компании Карточки воинского учета №10: как заполнять Форма 18 по воинскому учету: как заполнить План работы по ведению воинского учета Реестр воинского учета: правила работы Снятие с воинского учета по возрасту Отчет в военкомат: что сдают работодатели Документы воинского учета: что запросит военкомат при проверке Какие льготы положены ветерану боевых действий и как это касается работодателя Что работодателям нужно знать об электронных повестках