Обходной лист при увольнении: законно ли требовать подписать его

Несмотря на отсутствие требований закона об обязательности подписания обходного листа, в большинстве компаний этот документ фигурирует. В статье рассмотрим, обязательно ли нужен обходной лист при увольнении, когда он может пригодиться и законно ли требовать заполненный документ с работника.

	Бланк обходного листа Образец заполнения обходного листа

Для чего нужен обходной лист

Прежде чем выдать окончательный расчет при увольнении, во многих организациях выдают обходной лист. Этот документ помогает убедиться, что сотрудник не имеет задолженностей перед работодателем. Причем, это касается как материальных ценностей (техники, оборудования), так и документации. Обходной лист позволяет подтвердить, что сотрудник:

• передал все дела официально;
• сдал оборудование (материальные ценности) по описи;
• не имеет задолженностей перед бухгалтерией;
• сдал ключи от помещений и больше не имеет доступ к внутрикорпоративной информации.

Обходной пригодится как компании, так и работнику, так как с его помощью можно доказать отсутствие задолженностей. Ниже в таблице рассмотрим, как обходной лист полезен работодателю и сотруднику.

Чем полезен обходной лист при увольнении для работника и работодателя

Обходной лист при увольнении: законно ли это

В Трудовом кодексе при описании процедуры увольнения нет упоминания об обходном листе (ст. 84.1 ТК РФ). Соответственно, обязательное прохождение обходного листа не предусмотрено (письмо Минтруда от 16.09.2020 № 14-2/ООГ-14959).

Обратите внимание! Законен обходной лист только для некоторых государственных структур. Его необходимость регулируют отраслевые соглашения. Это военные учреждения, Ростехнадзор, Отдел внутренних дел и т. д.

Если сотрудник отказывается оформлять обходной, препятствовать его увольнению работодатель не имеет права. В том числе нельзя удерживать трудовую книжку или другие важные документы. В планируемую дату следует произвести окончательный расчет (ст. 140 ТК РФ) и выдать трудовую на руки работнику.

Как грамотно оформить процедуру увольнения — рассказываем в этом материале

Когда руководитель препятствует увольнению, не выдает документы или задерживает выплаты без обходного, суд всегда становится на сторону работника (Определение Седьмого КСОЮ от 08.12.2022 года № 88-18752/2022, 2-287/2022).

Вероятные наказания за нарушение процесса увольнения из-за принуждения подписать обходной лист:

• нарушение трудового права при отказе выдать трудовую (ст. 5.27 КоАП РФ),
• пеня за задержку окончательного расчета (ст. 236 ТК РФ).

Важно! В некоторых компаниях пытаются обязать сотрудника проходить обходной лист при увольнении, внеся этот пункт в ПВТР. В целом в Правилах внутреннего распорядка допустимо указать процедуру заполнения обходного листа. Но условия, что без пройденного листа трудовую книжку работодатель не выдаст, будет нарушением, так как это ухудшает условия работников по сравнению с трудовым законодательством.

Форма обходного листа

Документ составляется в свободной форме, типовой для него нет. Разработать бланк можно внутри компании и утвердить приказом. 

Обычно это формат таблицы с перечислением основных структурных подразделений компании и местом для подписи руководителей этих служб. 

1. В соответствующих графах ответственные лица делают отметки, имеется ли задолженность перед их службой.
2. Далее ставится подпись и расшифровка с должностью / ФИО.
3. В примечаниях можно указать, как проводился расчет, что конкретно выдано / получено от сотрудника.

Выдавать обходной лист лучше всего сразу после получения заявления об увольнении. Так у сотрудника будет время, чтобы успеть пройти с листом и собрать все подписи. Обычно такие бланки хранятся у специалиста по кадрам. Он же и контролирует процедуру. По окончании заполнения документ возвращают кадровику. Сроки хранения для него не установлены, обычно достаточно минимального – 3 года в архиве.

Примерная форма бланка обходного листа – скачать здесь

Что желательно включить в форму

В законе нет рекомендаций, что должно быть в форме обходного листа при увольнении. Но, чтобы документ не вызвал недовольство сотрудников и мог пригодиться в будущем мог послужить доказательством при судебных спорах, в него нужно включить обязательные элементы:

1. В шапке документа необходимо указать название и реквизиты организации (как на стандартном бланке).
2. Далее добавляют строки с информацией об увольняемом: ФИО работника и его номер в табеле, должность / структурное подразделение.
3. Выставляется дата увольнения.

Далее идет таблица для отметок структурных подразделений. Не нужно указывать слишком много служб, достаточно тех, кому может быть должен работник. Реестр ответственных лиц можно утвердить отдельным приказом. Обычно перечень выглядит следующим образом:

• Бухгалтерия (наличие задолженностей по предоставленным денежным средствам на командировки, авансам и т.д.)
• Начальник отдела информационных технологий (сданы ключи доступа, служебные флешки, смартфоны, ЭЦП).
• Кладовщик (возвращены материальные ценности: канцелярия, оборудование).
• Специалист по кадрам (оформлена передача дел и прочих документов).
• Непосредственный начальник (сдана вся отчетность)
• Начальник службы безопасности (у работника не остается пропуск на предприятие или ключи).

Обходной лист при увольнении образец скачать здесь

Сотрудник не подписывает обходной лист при увольнении: что делать

Заставить сотрудника обойти структурные подразделения и собрать подписи в обходном невозможно. Работник вправе отказаться забирать лист или вернуть его незаполненным. Наказывать его за это отказом в увольнении или невыдачей документов запрещено.

Рекомендуем заранее договориться с работником, чтобы он добровольно собрал подписи в обходном листе. Если к договоренности прийти не удается, можно самостоятельно проверить, сдал ли сотрудник все материальные ценности. Для этого кадровик:

1. самостоятельно обходит структурные службы или рассылает запрос в корпоративной почте по подразделениям,
2. формирует ответы на запросы в служебную записку,
3. передает ее руководителю вместе с приказом на увольнение.

Если увольняется материально-ответственное лицо, компания вправе организовать внеплановую инвентаризацию. По ее результатам далее можно потребовать возмещения убытков сразу или через суд, если сотрудник уже уволился. Срок обращения – до года с момента обнаружения недостачи (ч. 4–5 ст. 392 ТК РФ)

Как взыскать материальный ущерб с сотрудника – читайте в статье.

Обратите внимание! Препятствовать увольнению материально-ответственных запрещено, даже если недостача обнаружена в день расторжения трудового договора. При этом прекращение трудовых отношений не освобождает сотрудника от необходимости возмещать материальный ущерб (ч. 3 ст. 232 ТК РФ).

Руководителям кадровой службы рекомендуем изучить наш курс переподготовки «Построение эффективной кадровой службы 3.0.» Узнаете, как контролировать работу отдела кадров по нормам законодательства и как придать документации юридическую силу.