Нумерация приказов: какие правила должен знать кадровик

В делопроизводстве любой компании не обойтись без приказов. Часть из них кадровые. Чтобы отличить их от приказов по основной или административно-хозяйственной деятельности, их нумеруют в особом порядке. В статье обсудим правила нумерации приказов и на что обратить внимание.

Памятка по составлению приказов

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

В отделе персонала ежедневно оформляют различные кадровые события: вносят записи в трудовые книжки и личные дела, разрабатывают локальные документы, издают приказы на приемы, увольнения, отпуска или командировки. Такие приказы называются кадровыми приказами и приказами по личному составу, их следует оформлять так, чтобы можно было легко идентифицировать среди других административно-хозяйственных и основных приказов. 

Кадровым распоряжениям присваивают номера согласно определенным правилам. Это нужно, чтобы:

• упорядочить регистрацию документов по кадрам;

• ускорить поиск нужного приказа;

• облегчить классификацию бумаг, когда их сдают на хранение;

• избежать издания документов задним числом. 

После подписания приказы нужно регистрировать в специальном журнале. На практике это получается не всегда, приказы приходится отменять и переиздавать другие с новой датой. Поэтому во многих компаниях на документах проставляют номер не при печати, а потом от руки в специально оставленном месте, или регистрируют их в журнале не день в день, а на следующий или через день.  

Номера кадровых приказов обычно состоят из порядкового номера, к которому присоединяется буквенно-цифровой индекс. Его присоединяют через дефис, точку, косую черту, или какой-либо другой символ, или могут писать сплошным способом или через пробел. Например: №34-У-2023 — приказ на увольнение за 2023 год №34. 

В индекс также можно добавить код структурного подразделения для больших компаний с разветвленной сетью филиалов, или другую важную информацию, которая поможет идентифицировать документ.

Порядок нумерации приказов фиксируют в локальном акте организации, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству. С ней нужно ознакомить под подпись всех сотрудников, которые имеют отношение к работе с кадровыми документами.

Важно! Частые вопросы «нумерация кадровых приказов сквозная или нет? С нового года новая или нет?». Важно помнить: приказы нумеруются в сквозном порядке. Каждый календарный год нумерация начинается заново. Исключение – образовательные учреждения, нумерация кадровых документов у них начинается каждый учебный год, а не календарный, то есть с 1 сентября, а не января.

Номера приказов по кадрам можно присваивать с учетом срока хранения документов. Приказы по основной деятельности хранятся в компании все время ее существования, а приказы по кадрам имеют свой срок хранения. Поэтому их целесообразно разделить на кадровые приказы: отпуска, дисциплинарка, командировки и по личному составу (прием, увольнение, перевод).

Приказы из второй группы, которые издали до 2003 года, хранят 75 лет, после 2003 года – 50 лет. Исключение – краткосрочные приказы о ежегодных и учебных отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях, их хранят в течение трех-пяти лет (ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»). 

Так, например, нумерация кадровых приказов длительного хранения может допускать букву «Д» в индексе, а те, что хранятся от трех до пяти лет, могут иметь обозначение «КР» или «КС». Или в номер можно добавить цифру «5», «50» или «75», которая свидетельствует о количестве лет обязательного архивного хранения. 

Для приказов по кадровому делу часто используют букву «К», или обозначения, которые отражают содержание документа, например, «О» или «ОТ» для отпусков, «П» для премии или «СР» для сверхурочной работы. Это поможет упростить архивирование документов в будущем. 

Подробнее о том, как правильно заполнять трудовую книжку.

Обратите внимание! Номер приказа в трудовой книжке должен в точности соответствовать номеру на самом приказе, иначе запись будет считаться недействительной.

Знания о распорядительных документах и локально-нормативных актах, а также как их формировать с учетом государственных стандартов и норм законодательства, вы получите в нашем курсе.

Как нумеровать приказы по кадрам

Как нумеровать приказы, закон не устанавливает. Но на практике есть негласные базовые принципы, которые использует большинство специалистов кадровых служб:   

• Если в компании есть утвержденный локально-нормативный акт о делопроизводстве, стоит его придерживаться;
• Нумерация кадровых документов должна облегчать поиск нужного приказа, а не наоборот. Если у вас небольшая компания, то не стоит включать много символов в индекс, тем самым усложняя его для запоминания, в этом смысла нет. Когда в организации работает 10–15 человек, можно вообще обойтись без индекса, достаточно будет порядкового номера. 
• В средних компаниях нумерация приказов по личному составу может выделяться в отдельную группу с обозначением «ЛС», например, первый в году приказ может выглядеть так «1-2023/ЛС».
• Для крупных компаний нумерация приказов по кадрам будет более сложная в зависимости от ее структуры, но следует присваивать документам номера не для красоты, а чтобы было легко ориентироваться в них. 
• При большом количестве работников приказы удобно собирать и хранить по видам: на премии, на командировки, на кадровые перемещения или расторжение трудового договора, например, номер приказа об увольнении может быть таким «25/2023-У/СП Серпухов», где 25 – это порядковый номер приказа за 2023 год, У – приказ на увольнение, далее – название структурного подразделения;

• Если в компании приказы принято классифицировать с учетом срока хранения, то порядок присвоения номеров не должен противоречить закону об архивном деле от 22.10.2004 №125-ФЗ и приказу Росархива от 20.12.2019 №236. То есть, тем документам, которые должны храниться 50 лет, нельзя в индексе ставить цифру 3 или 5, и наоборот, краткосрочным документам писать в индексе «50» или «75», это будет неверно. К примеру, номер приказа о приеме на работу выглядел бы следующим образом «14/ПР/2023/50», где последняя цифра указывает на количество лет хранения.

Если в маленькой компании приказов по кадрам и личному составу совсем мало, то можно не вести специальный журнал их учета, а в средних и больших организациях без него не обойтись.

Правила нумерации действуют как для бумажных, так и для электронных приказов, если в компании есть ЭДО.

Подробнее о том, как выбрать оператора ЭДО.

Чтобы не только правильно нумеровать приказы, но и составлять их корректно, скачайте нашу памятку по ссылке.

Читайте на сайте статьи по теме Как внести изменения в приказ Как правильно заверить копию документа Обновляем обязательные приказы и документы в компании