Машиночитаемая доверенность: как оформить

С сентября 2023 года компании и ИП не смогут использовать электронные подписи (ЭП) сотрудников без машиночитаемой доверенности (МЧД). Ранее выданные сертификаты ЭП можно применять без МЧД до 31 августа 2024 года, но по вновь оформленным сертификатам таких поблажек уже не будет. Рассказываем в статье, что такое электронные машиночитаемые доверенности, и как оформить МЧД с 1 сентября 2023 года.

Зачем нужна машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность подтверждает полномочия владельца электронной подписи – сотрудника юридического лица или ИП. С 1 сентября 2023 года в электронном документообороте компании и индивидуальные предприниматели могут использовать только два вида подписи:

1. ЭП руководителя или ИП. Такой сертификат выдается один. Его можно получить в налоговой инспекции; в удостоверяющем центре (УЦ) Центробанка – для кредитных и финансовых организаций; в УЦ Казначейства – для бюджетных организаций.
2. ЭП физического лица. Сертификат можно оформить в аккредитованном удостоверяющем центре.

Сотрудники, действующие от имени организации, получают ЭП физического лица. Чтобы они могли сдавать отчетность от имени компании и совершать другие юридически значимые действия в электронном документообороте, им нужна машиночитаемая доверенность. Без нее подписанный ими цифровой документ не будет иметь юридической силы.

Узнайте о нюансах кадрового электронного документооборота на нашем курсе повышения квалификации.

Как выглядят электронные машиночитаемые доверенности

МЧД доверенность – это не скан обычной нотариальной доверенности. К ее формату есть определенные требования. Например, для взаимодействия с налоговой инспекцией они утверждены Приказом ФНС России от 30.04.2021 №ЕД-7-26/445@.

МЧД или машиночитаемая доверенность – это электронная форма бумажной  доверенности в файле формата XML, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Каждый такой документ имеет:

• номер;
• дату действия;
• перечень полномочий доверенного лица.

При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.

Как получить машиночитаемую доверенность

Чтобы получить машиночитаемую доверенность, выполните три шага из алгоритма ниже.

Шаг 1.  Оформите для сотрудника квалифицированную электронную подпись физического лица в любом аккредитованном УЦ. Их актуальный список всегда уточняйте на сайте Минцифры России, потому что из-за ужесточения условий аккредитации он может меняться.

Шаг 2. Создайте сотруднику МЧД. Это можно сделать на специализированном портале ФНС России или с помощью сервисов того вендора, который предоставляет вам услуги электронного документооборота. Например, если компания использует Диадок, то она может создать машиночитаемую доверенность в «Контур.Доверенность».

Для оформления МЧД потребуется КЭП руководителя юрлица или ИП, чтобы подписать документ.

Шаг 3. Загрузите машиночитаемую доверенность для хранения в реестр МЧД ФНС России. Обычно сервисы делают это автоматически, но мы специально выделили отдельный шаг, чтобы вы его не пропустили. И убедились, что МЧД попадет в блокчейн ФНС.

Через единый реестр машиночитаемых доверенностей ваши контрагенты и налоговая инспекция смогут всегда проверить, уполномочен ли сотрудник действовать от имени компании или ИП.

МЧД можно хранить не только в ФНС России. Ее можно разместить в системе электронного документооборота, в УЦ или в госорганах. Главное, чтобы к машиночитаемой доверенности был обеспечен публичный доступ для проверки.

Как работать с МЧД

При электронном документообороте вам потребуется передавать машиночитаемую доверенность сотрудника контрагентам. Это можно сделать одним из трех способов:

• вместе с пакетом электронных документов;
• в самом цифровом документе — учтите, что при данном способе контрагент уже не сможет внести в него никакие изменения;
• в метаописании электронного документа.

В вашей системе электронного документооборота может быть реализован один из этих способов.

Еще один важный нюанс в работе с машиночитаемой доверенностью – возможность передоверия. Это означает, что руководитель на этапе оформления доверенности сотруднику имеет право наделить того полномочиями оформить доверенности для других работников. Например, директор ООО будет создавать МЧД для директоров дочерних обществ или филиалов.

Возможности передоверия ограничены схемами: юрлицо – юрлицу; ИП – ИП; ИП – компании; компания – ИП. Например, директор учредителя может выдать МЧД директору дочерней компании, чтобы тот выдавал МЧД своим сотрудникам. Здесь не потребуется нотариально заверять доверенность. Но если вы хотите передать полномочия главному бухгалтеру, чтобы тот оформил МЧД на сотрудников бухгалтерии, то их надо удостоверить у нотариуса.

Не забывайте отзывать машиночитаемую доверенность, когда сотрудник уволится. Это можно сделать там же, где вы создавали машиночитаемую доверенность.

Можно ли передавать МЧД другим лицам

Иногда руководитель или ИП не хотят заморачиваться с выдачей машиночитаемой доверенности и просто передают флешку со своей подписью другим сотрудникам. Формально в законодательстве нет запрета на передачу своей электронной подписи третьим лицам.

Но есть наказания за все неправомерные действия, совершенные с использованием этой ЭП. Квалифицированная электронная подпись – это аналог личной подписи на бумажном документе. Это значит, что все цифровые документы с вашей КЭП подписали вы, и вы будете нести полную ответственность за их содержание.

Поэтому для руководителя и ИП гораздо безопаснее оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника, чтобы передать ему часть своих полномочий.

Читайте на сайте статьи по теме Как получить электронную подпись юрлица и физлица Как перейти на электронный документооборот: алгоритм действий ЭДО: как выбрать систему, что делать с бумажными документами, как исправить ошибки и другие вопросы Как выбрать оператора ЭДО