МЧД – доверенность для сдачи отчетности и не только
Машиночитаемая доверенность (МЧД) стала обязательной для подписания электронных документов представителями компаний с сентября 2024 года и во многом упростила электронный документооборот. Но, несмотря на то, что она широко применяется, вопросы и неясности остаются до сих пор. В статье поговорим об этой доверенности, как ее получить, где хранить, как отозвать или передать другим лицам.
|
Содержание
МЧД — машиночитаемая доверенность: что собой представляет и зачем она нужна Форматы и содержание машиночитаемой доверенности Как сделать машиночитаемую доверенность |
МЧД – машиночитаемая доверенность: что собой представляет и зачем она нужна
Машиночитаемая доверенность – это электронный документ в формате XML, который юридически подтверждает право сотрудника подписывать электронные документы от имени компании.
МЧД доверенность – по сути, аналог обычной бумажной доверенности. Она содержит сведения, которые способны обрабатывать информационные системы без участия человека. Такая доверенность позволяет сотруднику использовать собственную квалифицированную электронную подпись в работе с документами.
Главная цель МЧД – обеспечить прозрачность и безопасность электронного документооборота в организациях.
Раньше сотрудники пользовались сертификатом электронной подписи юрлица и подписывали от его имени электронные документы, но с сентября 2024 года это делать запретили. В качестве альтернативы в некоторых компаниях руководители давали подчиненным свой закрытый ключ электронной подписи или пользовались бумажными доверенностями, которые сканировали и прилагали к документам.
Вариант с ключом был небезопасный, потому что давал сотрудникам полные права и появлялся соблазн злоупотребления им. А сканы бумажных доверенностей были неудобны для автоматической обработки. Более того, была высокая вероятность фальсификации, так как их сложно было проверить на подлинность.
Таким образом, с вступлением в силу новых правил единственный полноценный и надежный способ делегирования полномочий сотрудникам стала машиночитаемая доверенность.
Необходимость ее использования закрепили в федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011 с изменениями в 2024 году и постановлении Правительства РФ № 857 от 18.08.2021.
Машиночитаемую доверенность должны использовать организации, которые работают через систему «Честный знак», также те, кто отчитывается в ЕГАИС, проводит электронные торги или сдает отчетность в налоговую и СФР в цифровом виде через представителей.
Помимо вышеуказанных организаций доверенность надлежит использовать тем компаниям и предпринимателям, которые подписывают документы с контрагентами по ЭДО. Но это в случаях, если правом подписи наделены рядовые сотрудники.
Руководители организаций и сами ИП могут пользоваться своей УКЭП, им МЧД не нужна (ст. 17.2 и 17.3 закона № 63-ФЗ от 06.04.2011).
Документы, подписанные сотрудником без цифровой доверенности, могут признать недействительными, а это влечет претензии со стороны контрагентов и госорганов.
Как избежать ошибок при использовании электронных подписей и в целом при внедрении КЭДО, разъяснили на вебинаре «Ошибки работодателя при внедрении КЭДО», который проходил в рамках экосистемы «Кадровый обзор».
|
Важно! Если организация на стадии банкротства и назначен конкурсный управляющий, то ему не нужно получать машиночитаемую доверенность, чтобы поставить подпись на документах от имени компании. |
Форматы и содержание машиночитаемой доверенности
Машиночитаемый документ выглядит, как набор символов программного кода, между которыми расположены поля с данными.
МЧД обязательно содержит:
- название и номер;
- информацию о выдавшем доверенность;
- сведения о получателе документа (Ф.И.О., номер и серия паспорта, СНИЛС, дата рождения, ИНН);
- полномочия получателя;
- возможность делегирования полномочий;
- электронная подпись генерального директора.
Посмотреть электронную доверенность в удобной для человека форме можно на сайте ФНС через специальный визуализатор, который преобразует XML-код.
Существует несколько видов или так называемых форматов МЧД-доверенности для разных целей.
С марта 2024 года налоговая ввела в действие формат 5.03 на смену устаревшим 5.01 и 5.02. Благодаря этому стало возможно назначать нескольких представителей компании для взаимодействия с инспекцией.
Позже появился универсальный вариант – формат 003 или ЕМЧД. Его стали применять для работы со многими ведомствами, например, ФТС, Честный знак или ЕГАИС. А с марта 2025 года формат признала и ФНС.
|
|
Важно! Налоговая с 2025 года принимает ЕМЧД, но форматы 5.02 и 5.03 продолжают действовать до окончания их срока. |
Есть еще один формат 002, он подходит для простого электронного документооборота между юридическими лицами и ИП. С его помощью можно подтверждать сделки, заключать договоры, обмениваться первичными документами. Но этот формат не подходит для коммуникации с госорганами.
Для Социального фонда существует особый формат электронных доверенностей – СФР 2.0. Его применяют для сдачи отчетности на сайте фонда.
Универсальную доверенность признали многие ведомства, но, к сожалению, еще не все. Возможно, в ближайшем будущем ситуация изменится. А пока у одного и того же сотрудника компании могут быть несколько доверенностей разных форматов.
Как сделать машиночитаемую доверенность
На текущий момент существует несколько систем, в которых можно создать электронную доверенность:
- Официальный портал ФНС. Можно создать МЧД прямо на сайте, сразу подписать ее и отправить на хранение;
- Информационные системы ДБО некоторых банков;
- Госуслуги;
- Сервисы ЭДО, имеющие аккредитацию. Это СБИС, Такском, Контур-Доверенности.
Каждый из перечисленных методов соответствует установленным стандартам и одинаково эффективен.
Читайте подробнее, как выбрать оператора ЭДО.
А научиться оформлять и подписывать электронные документы в кадровом делопроизводстве, вы сможете узнать в нашем курсе.
А если хотите сменить профессию, то присмотреть к методологу по КЭДО. Получить знания можно на нашем курсе.
При формировании машиночитаемой доверенности нужно соблюдать обязательные условия: заполнить все требуемые поля, подписать документ КЭП гендиректора. Также информация в доверенности не должна противоречить стандартам Минцифры и законодательству РФ.
Перед заполнением рекомендуется посмотреть классификатор полномочий, опубликованным на сайте ЕСНСИ, чтобы правильно указать их.
Для корректного создания электронной доверенности придерживайтесь алгоритма:
- Собрать нужные сведения о компании и получателе документа, который будет представлять интересы юрлица;
- Заполнить все поля в сервисе создания МЧД. Если создается машиночитаемая доверенность в СФР, можно воспользоваться программой 1С: Отчетность или сервисом APM Доверенность;
- Подробно описать полномочия представителя. Их можно посмотреть в классификаторе или определить самим. Чем детальнее они будут сформулированы, тем меньше вероятность возникновения спорных ситуаций и претензий;
- Назначить период действия документа. Нужно прописать дату начала и конца срока использования доверенности. Обычно его устанавливают равным году, хотя допустим любой временной промежуток. На сайте ФНС можно проверить подлинность, статус и период действия МЧД. Если срок подходит к концу, то продлить его нельзя, нужно перевыпускать документ;
- Подписать электронную доверенность КЭП гендиректора компании;
- Зарегистрировать МЧД. Для этого нужно загрузить ее на портал ФНС в реестр машиночитаемых доверенностей и дождаться, пока она пройдет там проверку;
- Отметить в своей системе ЭДО виды документов, которые не допускается подписывать без доверенности.
На портале «Госуслуги» также есть подробная инструкция для пользователей, где говорится, как сделать МЧД.
|
|
Важно! С марта 2025 года юридическое значение есть только у доверенностей, содержащихся в распределенном реестре налоговой, поэтому МЧД обязательно нужно регистрировать. |
Как работать с электронной доверенностью
Работать с цифровыми доверенностями гораздо проще, чем с бумажными или отсканированными с бумаги.
Сначала сотрудник авторизуется в системе ЭДО с помощью личной электронной подписи. Затем подготавливает пакет документов для отправки. При подписании документов система сама запросит МЧД. Человек выбирает нужную, автоматически проверяется ее статус, срок и полномочия работника.
После подтверждения ставится цифровая подпись, и документы отправляются адресату. На той стороне система также автоматически проверяет МЧД и принимает документы с учетом информации из нее.
Машиночитаемую доверенность можно прикладывать к каждому пакету документов или заключить соглашение о проверке через реестр ФНС. В этом случае достаточно указать только номер МЧД.
Чтобы сдавать отчетность в налоговую и СФР нужно отправить им электронную доверенность один раз. Ведомства регистрируют у себя ее номер. В дальнейшем компания просто указывает его при отправке отчетов.
Читайте подробнее, какие кадровые отчеты нужно сдавать в ведомства.
Подписчики экосистемы «Кадровый обзор» могут посмотреть вебинары:
МЧД как оформить передоверие
С 2024 года в машиночитаемых доверенностях есть возможность передоверять полномочия. В связи с этим появились два понятия «доверенность с правом передоверия» и «доверенность, выданная в порядке передоверия».
Первая – главная МЧД или корневая, ее подписывает и выдает только гендиректор.
Вторую может выдать сотрудник или компания, на которую выписана первая доверенность. Например, гендиректор делегировал полномочия юристу компании и выдал ему МЧД с правом передоверия. Юрист выдал вторичные доверенности главному бухгалтеру и начальнику отдела кадров. Или головная компания передает полномочия руководителю филиала, а тот – собственным сотрудникам.
Есть еще схема: «компания – другая компания – физлицо», например, когда организация отдает бухгалтерию другой компании на аутсорсинг и выдает ей МЧД, а та в свою очередь дает доверенность своему сотруднику.
В способе передачи полномочий «компания – физлицо – другие физлица» есть особенность – все вторичные доверенности должны удостоверяться нотариусом (ст. 187 ГК РФ). ИП в этих схемах считается физлицом.
Отзыв и изменение МЧД
Иногда машиночитаемую доверенность нужно отозвать. Например, если сотрудник ушел из организации или изменились его обязанности, произошли изменения в структуре самой компании или поменялись требования к форматам МЧД, также в случае потери доверия к работнику.
Отозвать цифровую доверенность можно в системе, в которой она создавалась. Нужно найти нужный документ, отозвать его с указанием причины и подписать КЭП гендиректора. Также можно провести процедуру отзыва на сайте ФНС. Для этого подают электронное заявление. После отзыва информация автоматически обновится через несколько минут.
Бывают ситуации, когда документы отправили и после отозвали доверенность. Но поводов для волнения нет, пакет, подписанный в момент действия МЧД, сохраняет юридическую силу.
Как оформлять и подписывать электронные документы в кадровом делопроизводстве, вы сможете узнать в нашем курсе «Электронный документооборот в кадровой службе: оптимизация и автоматизация 2.0».
А если хотите сменить профессию, то присмотреть к методологу по КЭДО. Получить знания можно на нашем курсе.
