Как заполнять путевые листы 2025

Путевой лист автомобиля – документ, который необходим, чтобы проводить учет и контролировать работу водителя. С помощью путевого листа отслеживают маршрут транспортного средства, учитывают расходы на обслуживание и закупку ГСМ, рассчитывают зарплату водителя. Рассказываем в статье, как заполнять путевые листы 2025 и где хранить.

	Бланк путевого листа (форма 3) Бланк путевого листа (форма 4-П) Бланк путевого листа (форма 4-С) Таблица обязательных сведений в форме путевого листа

Что изменилось в правилах заполнения путевого листа

Путевые листы 2025 заполняют по-новому. С 1 марта 2023 года начал действовать Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390, а уже с 1 сентября 2023 года вступили в силу изменения в него по Приказу Минтранса России от 05.05.2023 № 159. Эти документы устанавливают требования к сведениям в путевом листе (ПЛ) и порядку его заполнения.

Путевые листы 2024: что изменилось:

1. Обновлен состав обязательных сведений в путевом листе. Минтранс убрал такой реквизит, как номер документа, но дополнил обязательную информацию о водителе номером СНИЛС.
2. Скорректирован порядок оформления и заполнения путевого листа. В него внесены некоторые типовые формулировки. Например, «выпуск на линию не разрешен», если водитель не смог пройти предрейсовый медосмотр по состоянию здоровья.
3. Появились электронные путевые листы (ЭПЛ), которые сразу попадают через оператора ЭДО в ГИС электронных перевозочных документов. Их формат утвержден Приказом ФНС от 17.02.2023 №ЕД-7-26/116@, а порядок заполнения приведен в Приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390. ЭПЛ можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной в «Госключ». 
4. Разрешено оформить один путевой лист на один рейс, превышающий рабочую смену, или на несколько рейсов в течение смены. Также допускается выписать на одну машину несколько ПЛ, для разных водителей, если они используют ее поочередно в течение рабочего дня.

Обратите внимание! Путевой лист автомобиля необязательно регистрировать в журналах учета. Но организации могут продолжать их вести, если им так удобно.

Когда нужны путевые листы 2025 и как их оформить

Путевой лист автомобиля необходим для учета и контроля за работой водителя, использованием транспортного средства. Это закреплено в ст. 2 и ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта…». И обязательные случаи, когда нужен ПЛ, тоже приведены в Законе № 259-ФЗ.

Путевой лист оформляют при перевозке грузов, пассажиров и багажа в городском, пригородном, междугородном сообщении. Не имеет значения, в каких целях она производится: в коммерческих или для собственных нужд организации – смотрите письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ.

Но есть спорная ситуация, когда служебным автомобилем пользуется директор лично, или компания предоставляет машину кому-то из работников как корпоративный бонус. Есть два подхода, нужен ли в этом случае путевой лист автомобиля:

1. Не нужен, если директор не возит с собой пассажиров или не перевозит грузы. В этом случае у компании могут возникнуть проблемы, а как списывать расходы на ГСМ и учитывать поездки на служебном транспорте. 
2. Путевой лист нужен на каждую поездку на автомобиле компании. А работник, который управляет транспортом, должен быть оформлен по совмещению водителем, и ему нужно проводить обучение по программе оказания первой помощи пострадавшим. 

В пользу второго варианта говорит то, что по ст. 2 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» участниками дорожного движения могут быть водитель, пассажир, пешеход. Директор или сотрудник, которые управляют чужим транспортным средством без законных оснований, например, договора аренды, в эти категории не входят. Требования к водителям юрлиц и ИП приведены в ст. 20 Закона № 196-ФЗ.

Новый путевой лист автомобиля можно оформить в бумажном или в электронном виде. Если компания будет применять ЭПЛ, то это нужно закрепить в учетной политике.

Пока компании могут использовать электронные путевые листы добровольно. Удобство такого формата в том, что в них разрешено вносить изменения в сведения о водителе автомобиля, а также о марках, моделях прицепов и их регистрационных номерах. Бумажный путевой лист в таких ситуациях придется выписывать заново.

Если компания оформляет электронный путевой лист при перевозке грузов, то его лучше распечатать и дать водителю. Он должен предъявлять его грузоотправителю по требованиям п. 15 Порядка в Приказе № 390.

Обратите внимание! Если компания выделяет сотруднику служебный автомобиль, то самый безопасный способ – предоставлять его вместе с водителем.

Как заполнить бумажный путевой лист

Обязательной к применению унифицированной формы бумажного путевого листа автомобиля нет. Компании разрабатывают ее самостоятельно, на основе сведений из Приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обратите внимание! По Порядку в Приказе № 390 указывать название и номер путевого листа необязательно. Но тогда будут нарушены требования к ПЛ как к документу первичного учета. Поэтому мы рекомендуем при заполнении путевых листов учитывать также требования Закона № 402-ФЗ.

Когда будете разрабатывать свою форму бумажного путевого листа автомобиля, учитывайте обязательные сведения в нем.

Обязательные сведения в форме путевого листа по Приказу №390 скачайте здесь

Вы можете дополнить сведения в бумажном путевом листе своими данными, которые нужны вам для учета. Закрепите форму путевого листа приказом и ознакомьте с ней всех ответственных лиц, чтобы они использовали актуальные бланки.

При разработке путевого листа можно использовать как основу унифицированные формы, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Только включите в них все сведения из Приказа № 390.

Важно! Путевой лист оформляйте до выпуска транспорта на линию.

Путевой лист грузового автомобиля

За основу можно брать формы из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78:

• 4-С – для водителей на сдельной оплате;
• 4-П – при повременной оплате.

Скачайте Путевой лист грузового автомобиля:

• форма 4-П

• форма 4-С

Для примера возьмем бланк путевого листа по форме 4-П для водителей фирмы, занимающейся доставкой грузов от интернет-магазина. На рейс выходит один водитель. 

Если в течение рабочей смены авто будет пользоваться несколько водителей поочередно, то оформляется несколько ПЛ – раздельно для каждого водителя.

Шаг 1. Заполняем название документа «путевой лист грузового автомобиля», номер и дату документа. Приводим полное наименование компании-перевозчика, ее адрес, телефон, ОГРН. Узнать коды ОКПО и ОГРН можно по ИНН организации на сервисе Росстата. 

Общество с ограниченной ответственностью «Грузовичок»; 440000, г. Пенза, ул. Тамбовская, д. 20; 8412-52-52-52; ОГРН 12345678 

Шаг 2. Добавляем графу срок действия путевого листа. В нашем примере он выдается на один день – 17 июня 2025 года. Разрешается выписывать ПЛ на рейс, превышающий рабочее время водителя. В этом случае срок действия будет указан как период.

Пример: 17 июня 2025 года – 18 июня 2025 года.

Шаг 3. Заполняем данные о грузовом автомобиле и прицепах: марку, регистрационный номер. В разделе «Работа водителя и автомобиля» указываем показания одометра:

• при выезде на линию;
• при возвращении в гараж, если машиной в течение рабочего дня управлял один шофер;
• при приеме-сдаче авто последующему водителю, если для каждого выписывался свой путевой лист.

В графе по техническому состоянию авто на основании сведений из журнала регистрации результатов контроля технического состояния ТС пишем формулировку из п. 13 Порядка по Приказу № 390:

Выпуск на линию разрешен или Выпуск на линию не разрешен.

Запись заверяем подписью работника, ответственного за безопасную эксплуатацию ТС, или самого ИП.

Шаг 4. Заполняем данные о водителе.

Иванов И.И., водительское удостоверение 56 456, СНИЛС 480 953 512 08. 

Графа «Лицензионная карточка» к обязательным реквизитам ПЛ не относится, но вы можете ее оставить. Ее заполняют для водителей автобусов – им на перевозки пассажиров нужно спецразрешение. 

Результаты медосмотра заполняет медработник и заверяет своей подписью, с указанием ее расшифровки и названия медучреждения. Печать ставить не нужно. 

Для результатов медосмотра используют готовые формулировки из п. 23 Порядка, утв. Приказом Минздрава России от 30.05.2023 № 266н:

• прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен;
• прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр;
• прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр, выявлены признаки – с указанием признаков нарушения состояния здоровья, отравления, опьянения.

Если медосмотр проводился дистанционно, то вместо личной подписи медработника и наименования медучреждения укажите уникальный номер его квалифицированного сертификата, даты начала и окончания его действия. эти данные можно взять из штампа электронной подписи, которой подписано медзаключение.

Шаг 5. Заполняем раздел «Задание водителю». Это не обязательный реквизит путевого листа, но он нужен для бухгалтерии, чтобы обосновать служебный характер поездки.

Шаг 6. Добавляем в ПЛ две графы: 

• сведения о виде перевозки;
• сведения о виде сообщения.

В нашем примере это будет «Перевозка грузов на основании договора перевозки грузов. Сообщение городское».

Важно! Отрывные талоны к путевому листу грузового автомобиля нужны при коммерческих перевозках, чтобы выписать счет заказчику.

Путевой лист легкового автомобиля

За основу при его заполнении также можно взять бланки из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Например, путевой лист при использовании авто для собственных нужд оформляется по форме № 3, адаптированной под требования Приказа № 390.

Алгоритм заполнения ПЛ аналогичен случаю с грузовым авто.

Скачать путевой лист легкового автомобиля образец 2023 – форма 3 по ссылке

Как хранить путевые листы 2025

Путевые листы хранят по Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236:

• 5 лет в общем случае;
• 50/75 лет, если ПЛ подтверждает вредные или опасные условия труда водителя.

Путевые листы грузового автомобиля хранят вместе с товарно-транспортными документами, чтобы можно было их проверить одновременно.

Какой есть штраф за ошибки в путевом листе автомобиля

Смотрите в таблице ответственность за нарушения, связанные с неоформлением или неправильным оформлением путевого листа.

Штрафы за путевой лист

Читайте на сайте статьи по теме Что учесть, когда отправляете сотрудников на дистанционные медосмотры Как организовать предрейсовый и послерейсовый осмотр водителей Прием на работу водителя: алгоритм и новые правила стажировки