Трудовой кодекс разрешает оформлять кадровые документы в системе электронного взаимодействия с работником. Соответствующие статьи 22.1–22.3 ТК РФ заработали с ноября 2021 года. Обязанность вести бумажные носители и получать на них личную подпись работника сохранилась только в отношении журналов инструктажей по охране труда, трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, приказов об увольнении и актов о расследовании несчастных случаев. Все остальные кадровые документы можно перевести в «цифру» — ЭДО.
Читайте «Как перейти на электронный документооборот: алгоритм действий».
Работодатели могут использовать для ЭДО официальный цифровой портал «Работа в России» или свою информационную систему. Разбираем в статье, по каким критериям выбрать вендора — оператора электронного документооборота.
Содержание
|
Сравнительная таблица операторов ЭДО (на 2024 год) |
Что нужно для внедрения ЭДО
Суть электронного документооборота состоит в замене бумажных документов «цифровыми» оригиналами, которые имеют такую же юридическую силу и такой же срок хранения. В 2022 году уже распространены электронные больничные, трудовые книжки, табели учета рабочего времени, командировки.
Требования к кадровому ЭДО указаны в ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ. Основное, что понадобится работодателю:
- Определить, какие документы он будет переводить в ЭДО. Электронный документооборот может быть полным или частичным. То есть в «цифру» переводят только отпуска или командировки, либо ведут всё кадровое делопроизводство.
- Обеспечить кадровиков и работников соответствующими электронными цифровыми подписями (ЭЦП). Требования к ним указаны в ст. 22.3 ТК РФ.
- Выбрать программу ЭДО. Трудовой кодекс разрешает использовать платформу «Работа в России» или собственную информационную систему.
Важно! С 1 сентября 2022 года начнут действовать Правила взаимодействия информационной системы (ИС) работодателя и портала Госуслуги в ред. Постановления Правительства от 01.07.2022 № 1192. Документ принят, чтобы облегчить процесс дистанционного обмена документами между кадровиками и работниками, а также соискателями на вакансии. |
Платформа «Работа в России» хороша тем, что она работает через Госуслуги. Получить к ней доступ может не только работник компании, но и кандидат на трудоустройство. Работодатель сдает через «Работа в России» отчеты в Центр занятости, и это еще один аргумент в пользу выбора этой системы электронного взаимодействия.
Но у сервиса Роструда есть и минусы — ограниченная функциональность и лимит по количеству пользователей. Минтруд России в письме от 20.01.2023 №14-6/ООГ-303 разъяснил, что компания вправе использовать две системы: КЭДО «Работа в России» и собственную информационную систему работодателя.
По каким критериям выбирать оператора ЭДО
Преимущества электронного документооборота перед бумажным:
- ускоряет процесс подписания, особенно в отношении удаленных географически подразделений или дистанционных работников;
- делает прозрачным процесс согласования;
- снижает затраты на почтовую доставку, распечатки, копирование;
- облегчает поиск документов;
- избавляет от необходимости вести и хранить бумажный архив.
Чтобы все эти преимущества заработали, нужно ответственно подойти к выбору оператора электронного документооборота.
Эксперты предлагают руководствоваться следующими критериями:
1. Функциональные возможности. Система должна уметь работать с тем перечнем документов, который работодатель определил для ЭДО. Смотрите, есть ли в программе готовые шаблоны, возможность добавлять бланки пользователей. Важно наличие демо-доступа, чтобы познакомиться с работой ИС и не переплатить за лишние функции.
Здесь же обратите внимание на наличие удостоверяющего центра (УЦ) и возможность выпуска ЭЦП дистанционно.
Важно! С 1 марта 2023 года вступит в силу абзац 11 22.1 ТК РФ. И с этой же даты будут действовать Единые требования к составу и формату электронных документов по Приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. |
2. Тарифный план. Цена за пользование ИС зависит, главным образом, от количества подключенных пользователей и объема входящих, исходящих документов. Тарифы — самый непрозрачный блок на сайтах электронных операторов. Точные условия для конкретного заказчика можно узнать только при запросе коммерческого предложения.
3. Сервис и поддержка. Обратите внимание на понятность и доступность инструкций по пользованию ИС. Есть ли у вендора помощь в установке и настройке программы; сколько стоят такие услуги. Поищите в интернете отзывы пользователей о работе техподдержки конкретного оператора ЭДО.
4. Простота работы с электронными документами. Есть два основных способа использования ИС: через web-интерфейс и через интеграцию. В первом случае работать с документами в ЭДО может любой пользователь, у которого есть доступ в интернет, логин и пароль для входа. Во втором на устройство устанавливается специальное программное обеспечение. Также в критерий входит простота получения, заполнения, подписания и отправки электронных документов.
5. Роуминг. Здесь речь идет о возможности обмена документами с контрагентами, подключенными к другим системам ЭДО. Роуминговое соединение полезно при отправке кадровых отчетов и сведений в ЦЗН, ПФР, ФНС; взаимодействии с другими работодателями — например, при выполнении подрядных работ или отправке сотрудника в командировку.
6. Интеграция. Информационная система должна быть совместима с другими программными продуктами у работодателя или внешних источников. Чаще всего, это 1С, Битрикс и портал Госуслуги.
7. Мобильные решения. Не самый важный критерий, но многим пользователям удобнее работать через приложения для смартфонов.
Работодатель самостоятельно выбирает, какие критерии для него важнее. Малые предприятия часто ориентируются на ИС основных контрагентов, дублируют их у себя.
Операторы ЭДО: список
Мы не будем рекламировать в статье отдельных вендоров. ФНС России ведет реестр официально зарегистрированных операторов ЭДО, и работодатель может выбрать любую компанию из этого списка. Все подписанные с их помощью цифровые кадровые документы будут легитимны.
Мы выбрали семь известных в России платформ и сравнили их по определенным критериям:
- Работа в России;
- Контур.Диадок;
- СБИС;
- Калуга-Астрал;
- Такском;
- СберКорус;
- ELMA 365 КЭДО.
Обратите внимание, что у четырех операторов есть собственные удостоверяющие центры. Это значит, что пользователь быстрее решит вопрос с получением ЭЦП, пригодной для работы на государственных ресурсах, и с ее продлением. А сервис «Работа в России» — это официальный ресурс Роструда, который интегрирован с платформой «Онлайнинспекция.рф» и работает через Госуслуги.
Сравнительный анализ операторов ЭДО приведен в таблице ниже. Несколько пояснений по работе с ней:
- УНЭП — это усиленная неквалифицированная электронная подпись. Подходит для подписания многих кадровых документов сотрудниками. Если у оператора есть свой удостоверяющий центр, то оформить УНЭП можно непосредственно в КЭДО.
- Лицензия СКЗИ — это средство криптографической защиты информации. Она нужна для пользования государственными сервисами, например, сдачи отчетности. Если ключ ЭЦП от оператора ЭДО уже имеет встроенную лицензию СКЗИ, то не нужно покупать отдельно «КриптоПро CSP».
- «Облачный сервис» означает, что компании не придется выделять место на собственном сервере для хранения программы КЭДО и архива документов. К тому же с «облаком» можно работать с любого устройства и из любой географической точки, где есть интернет.
- «Веб-версия» позволяет работать с программой ЭДО через интернет, без установки дополнительных программ и приложений.
Из сравнений операторов ЭДО видно, что функциональность у всех примерно одинаковая. Все платформы позволяют создавать, отправлять и получать кадровые документы, подписанные ЭЦП. Есть возможности настройки маршрутов согласования, но в каких-то сервисах эта возможность платная.
Некоторые сервисы имеют встроенные конструкторы шаблонов или поддерживают кадровые шаблоны пользователя. У оператора ЭЛМА есть удобная функция распознавания документов для перевода «в цифру» бумажных оригиналов, например, паспорта.
При этом «Работа России» — наиболее ограниченный по возможностям портал, с «неторопливой» техподдержкой. Он не имеет разграничений по размеру бизнеса: малые предприятия и крупные компании имеют один и тот же сервис. Но его функционирование было проверено в ходе государственного кадрового эксперимента. Кроме того, он условно бесплатный и интегрирован с Госуслугами.
У прочих операторов возможности и цены примерно равны. Выбор конкретного из них будет определяться удобством использования для конкретного работодателя. Например, СберКорус подойдет тем, у кого зарплатные проекты в Сбербанке. Оператор ЭДО СБИС или оператор ЭДО Контур.Диадок будут удобны тем, чьи контрагенты уже работают в этих ИС. Это известные платформы, к которым подключены многие компании.
Таблицу с операторами ЭДО скачайте по ссылке
Какие документы переводить в электронный вид ,а какие оставить на бумаге, как подготовить работников к ЭДО и какие документы разработать, какие типы подписи использовать, узнаете на нашем курсе. |