Как правильно заверить копию документа

Заверенные копии кадровых документов могут понадобиться как работнику, так и работодателю. Например, работодатели вправе размещать копии на информационном стенде. Кроме того, он обязан предоставить их по запросу. Чаще всего заверенные копии требуются сотрудникам.

Копии документов, связанных с работой, необходимы работникам для получения кредита, оформления визы, назначения алиментов и проч. Сотрудники вправе запросить их у работодателя, не называя причины (ст. 62 ТК РФ). Запрос об этом они подают в письменном заявлении. Чтобы безвозмездно предоставить по нему заверенную копию, у работодателя есть не более трех рабочих дней со дня его подачи. Иначе работодателю грозит ответственность (по ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ).

Выясним, как заверить копию документа «надлежащим образом».

	Образец заверенной выписки из приказа о приеме на работу Образец заверенной выписки из трудовой книжки Образец заверенной копии страницы трудовой книжки Образец заявления на выдачу справки о месте работы и выписки из приказа о приеме на работу

Что такое заверенная копия

На практике копию делают с помощью копира, сканера, принтера. При этом простая копия документа – это его дополнительный экземпляр, который полностью воспроизводит информацию подлинника. На заверенной копии проставляют определенные реквизиты, которые обеспечивают ее юридическую значимость. Такие определения дал еще Росстандарт в своем приказе от 17.10.13 № 1185-ст (пп. 23 и 25 п. 3.1 ГОСТ Р-2013).

ГОСТ Р 7.0.97-2025 говорит, что отметку о заверении оформляют, чтобы подтвердить соответствие копии документа (выписки из него) подлиннику (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 июня 2025 г. N 622-ст).

Что такое копии, как их оформить и сшить разъясняют и другие НПА и документы в смежных областях. В частности, это делает ФНС (в приказе от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, приложение № 18) и Минфин (в письмах от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336). Любые рекомендации следует изучить как ориентир, поскольку не каждый процесс и случай заверения регулирует ГОСТ.

Обратите внимание! С августа 2025 года вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту Р 7.0.97-2025. Если вы ранее использовали старый ГОСТ при составлении своих инструкций по делопроизводству, то вам обязательно нужно учесть в работе новый ГОСТ и поменять свои локальные акты и бланки документов. Мы подробно разберем все изменения на Мастер-классе «Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025». Он пройдет 29 сентября 2025 года. Участники мастер-класса получат постатейное сравнение ГОСТ Р 7.0.97-2025 и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Так им будет проще вносить изменения в свои кадровые документы.

Как заверить документы «Копия верна»

Многие привыкли при заверении использовать запись: «копия верна», подпись, печать. В целом это действительно так. Однако ГОСТ Р 7.0.97-2025 внес уточнения в правила заверительной надписи.

Во-первых, ГОСТ Р 7.0.97-2025 разделяет такие надписи для «внутреннего» и «внешнего» пользования. Во-вторых, предлагает разные варианты оформления и требования к нему в зависимости от указанной цели предоставления.

По ГОСТ Р 7.0.97-2025, для заверения при внутреннем пользовании нужно использовать специальную отметку (п. 5.26). Выглядит она так:

Если копию выдают для представления в другую организацию, отметку о заверении дополняют надписью о месте хранения документа, с которого ее изготовили:

«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год».

Эту надпись заверяют печатью организации (если она есть). Оттиск печати не должен закрывать подпись того, кто заверил документ (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025).

Важно! По ГОСТ Р 7.0.97-2025, при заверении для представления в иные организации не используют печати подразделений компании.

Как мы видим, необязательно писать именно «копия верна» на документах. Достаточно указать «верно». С точки зрения ГОСТ это более корректно. Кроме того, некоторые специалисты не рекомендуют использовать совместно слова «копия» и «верна». При необходимости они советуют проставлять отдельно «копия» и «верно» с указанием иных реквизитов заверения (например, по ГОСТ Р 7.0.97-2025, которые мы привели выше).

Где ставить «копия верна»

По ГОСТ Р 7.0.97-2025, отметку «копия верна» (как ее привыкли называть), проставляют под реквизитом «подпись». 

Она включает:

• слово «верно»;

• наименование должности лица, заверившего копию и его собственноручную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату заверения копии (выписки из документа);

• надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год» и печать организации (для «внешнего» пользования и при наличии печати)

Учтите эти правила ГОСТ при заполнении заявления на отпуск.

Как подписывать «копия верна»

Заверить документы «копия верна» можно с помощью специального штампа, в котором набрана запись по образцу. Написать «копия верная» и указать другие реквизиты заверительной надписи можно и рукописно. Следовательно, «копия верна» от руки – не ошибка.

Заверить документ может уполномоченное лицо. Полномочие устанавливают: уставные документы, доверенности, приказы по организации и т. д. ИП может заверить документ сам или наделить таким правом своего работника. Должность уполномоченного лица прописывают в заверительной отметке.

При этом в надписи можно предусмотреть и документ-основание для заверения (например, если копию подписывает не руководитель организации). Такое уточнение поможет снять дополнительные вопросы со стороны организаций, которые запросили копию. Иногда к копии кадрового документа прилагают копию основания для подписи уполномоченным лицом, а также – сопроводительное письмо работнику в ответ на его заявление-запрос.

Как заверить документы «копия верна» при нескольких листах

Для работодателя нет четких требований, как заверить копии кадровых документов на нескольких листах. Заверять допустимо по одному листу или же вместе. Что учесть в последнем случае, рассмотрим ниже.

Во-первых, если в документе несколько страниц, делают копии каждой из них на отдельном листе. Затем их следует скрепить (например, прошить). Для этого листы нумеруют и скрепляют (как правило, нитью или лентой).

Сшить копию из нескольких листов допустимо на 3–4 прокола. Прошитые листы должны держаться крепко относительно друг друга, чтобы не потерять их часть. Проколы нужно делать так, чтобы можно было прочесть содержание (например, так советует п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Во-вторых, при сшивании листов итоговую заверительную надпись вносят на небольшой листок бумаги. Его нужно наклеить на оборотной стороне последнего листа на место крепления нити. Например, Минфин рекомендует использовать бумажную наклейку в виде прямоугольника размером 40–60 мм на 40–50 мм. Она должна полностью закрывать место прошивки. Нити за пределы нее должны выходить не более чем на 2–2,5 см (письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336). При этом на практике печать организации проставляют так, чтобы ее часть приходилась на наклейку и место сшивания, а часть – непосредственно на документ. Так исключают возможность подмены страниц в сшитой заверенной копии.

В-третьих, непосредственно вносят заверительную надпись. При этом следуют одному из вариантов, поскольку единого требования нет.

Вариант 1: на каждый лист ставят отметку «копия», а на обороте последнего листа указывают их общее количество и заверительную надпись (например, «верно» по ГОСТ Р 7.0.97-2025, как мы рассмотрели выше).

Вариант 2: слово «копия» указывают только на первой или последней оборотной странице, а дальше на оборотной стороне последнего листа вносят заверительную надпись по ГОСТ, но с указанием количества листов. То есть, вариант 2 – это оптимизированный вариант 1. При нем слово «копия» не указывают на каждом листе.

Вариант 3: каждый лист заверяют как единичную копию, а на обороте сшитых листов проставляют такую же заверительную надпись, но с указание их количества (арабскими цифрами и прописью). То есть, помимо количества листов, запись в конце идентична копии единичной страницы. Это самый неоптимальный вариант.

Обратите внимание! Для «внешнего» предоставления на всех заверительных надписях также указывают место хранения оригинала и проставляют печать организации (при наличии).

Также есть упоминания, что отметку о заверении проставляют на каждом или на последнем листе скрепленной многостраничной копии. При этом только на последнем листе указывают место хранения. В частности, об этом говорит, пункт 2.51 примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Например, запись на обороте последнего листа заверенной копии после сшивания может выглядеть так:

«Верно. Всего пронумеровано, прошито и скреплено печатью 10 (десять) листов». Далее в записи указывают другие реквизиты, как и при заверении одиночного листа. В том числе – место хранения оригинала с проставлением печати организации (если копия «внешняя», а у компании есть печать).

Как заверить копию трудовой книжки

Для трудовой книжки либо каждую заполненную страницу заверяют отдельно. Либо сшивают все листы-копии с заверительной надписью на обороте последнего листа, в которой указывают их количество (арабскими цифрами и прописью). Как мы выяснили, заверительную надпись можно сделать от руки или проставить ее в штампе.

При заверении каждого листа надпись обычно указывают под последним текстовым элементом. ГОСТ Р 7.0.97-2025 говорит, что ее ставят под реквизитом «подпись». При отсутствии этого реквизита в конце предыдущей записи заверительную надпись обычно вносят со следующей свободной строки.

Совет. Предусмотрите возможность по запросу работника указывать в копии трудовой: «Работает по настоящее время». Закон не обязывает работодателя это делать. Однако на практике такое требование устанавливают организации, которые эту копию запрашивают. Например, банки.

Узнайте, как заполнить новый бланк трудовой книжки с 2023 года.

Также затруднения вызывает и указание места хранения подлинника трудовой книжки. Если книжки не включили в качестве одного дела в номенклатуру дел, то на заверенной копии прописывают, что оригинал хранят в отделе кадров работодателя. Если же трудовые в номенклатуру включены, запись можно сделать по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2025, которые мы уже указали.

При этом закон не упоминает, какое именно время действует копия трудовой книжки. По факту она актуальна до внесения новой записи в оригинал документа. В этом случае копия перестанет отражать содержание оригинала. К тому, же конкретные сроки могут установить и субъекты, которые запрашивают копию или выписку. Например, банки.