Уничтожение документов: сроки и порядок оформления

Физические лица и компании постоянно работают документами. С течением времени часть бумаг уже не используется и встает вопрос: как от них избавиться. Обычный человек может просто порвать и выкинуть ненужные документы, но организации не могут себе такое позволить. За неправильную утилизацию могут призвать к ответственности. В статье расскажем, когда можно уничтожать документы, какие способы существуют и как правильно оформить эту процедуру.

Образец акта о выделении архивных документов, подлежащих уничтожению Образец акта об уничтожении документов Образец протокола комиссии об уничтожении документов

Когда и как происходит уничтожение документов в организации

Среди сотрудников компаний встречается разговорное понятие «старые документы», но в архивном деле такого определения нет, есть только документы, у которых закончился период хранения.

Уничтожение документов — это способ сделать так, чтобы нельзя было восстановить сам физический носитель и считать информацию. Это действие считается необратимым. В истории известны случаи, когда спецслужбы из мельчайших кусочков бумаги, пропущенной через шредер, восстанавливали целые тома. Но эта процедура требует много времени и еще больше финансовых вложений, что делает ее недоступной для рядовых компаний. Поэтому к избавлению от документов нужно подходить ответственно: тщательно отбирать и анализировать их, чтобы случайно не лишиться чего-то важного. 

К концу года неактуальные документы подшивают в дела и отправляют в архив. Все бумаги различают по срокам хранения: 

• те, что можно не хранить;

• те, что хранятся временно;

• те, что должны храниться постоянно.

Документы из последней группы — бумаги с большим сроком хранения, например, личные дела сотрудников. Такие уничтожать нельзя, они хранятся в специальных помещениях, и руководитель компании несет персональную ответственность за их наличие. Если организация ликвидируется, документы передают в городской архив.

Читайте о том, как создать архив организации.

Обратите внимание! Если сотрудник больше не работает в компании, хранить по нему нужно только те документы по личному составу, которые создавались в период работы. Все остальные стоит уничтожить.

Документы нельзя просто так взять и выбросить, штраф для юрлиц от 200 000 до 300 000 трублей (ст. 13.25 КоАП РФ). Компанию могут призвать к ответственности, если она не предоставит какой-то документ по запросу проверяющих органов по причине того, что его потеряли или уничтожили. 

Любые документы в организации: кадровые, бухгалтерские, распорядительные уничтожают согласно единому порядку:

• нужно проверить срок хранения документов;

• выявить наличие документов, которые хранить еще можно, но они утратили свое практическое значение. Для этого создают экспертную комиссию, она проводит экспертизу, проверяет ценность документов и оформляет протокол заседания;

• составить акт, в который внести все документы, подлежащие уничтожению и утвердить его у руководителя компании;

• фактически уничтожить ненужные бумаги;

• составить акт об уничтожении документов.

Важно! Если, по мнению комиссии, документ еще важен для компании, то срок его хранения продляют. Работодатели могут сами увеличивать сроки хранения по сравнению с установленными законом, но это нужно отразить в ЛНА компании.

Есть особенность при уничтожении бухгалтерских документов. Согласно ст. 23 НК РФ и ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ налогоплательщик должен в течение 5 лет хранить документы, нужные для расчета налогов и связанных с ведение бухучета. Это в случае, если деятельность была безубыточной. А если убыток был и его перенесли на следующий период, то документы нужно хранить весь срок переноса (ст. 283 НК РФ).   

Если компания участвует в судебных разбирательствах, документы нельзя уничтожать до разрешения всех разногласий. Когда предстоит уничтожить секретные документы, нужно ограничить к ним доступ посторонних людей. Такие документы утилизируются только в присутствии членов комиссии.

Порядок уничтожения электронных документов такой же, как и для бумажных.

Об электронных документах при дистанционной работе читайте в нашей статье.

Особенности работы экспертной комиссии

Экспертная комиссия — коллегиальный совещательный орган при генеральном директоре компании. «Коллегиальный» предполагает в составе комиссии несколько должностных лиц из работников организации, «совещательный» — эти лица не принимают решение, только рекомендуют руководителю совершить какие-либо действия над документами и согласовывают их. 

В комиссию рекомендуется включать начальников кадрового и юридического отдела. Также главного бухгалтера и должностное лицо по основному виду деятельности компании: руководителя строительства или производства, главного технолога или другого специалиста, который сможет оценить документы по основной деятельности.

Комиссия готовит к уничтожению документы, сроки хранения которых истекли. Но срок — не единственный критерий выбора. Если документ представляет научную или историческую ценность, то его оставят для дальнейшего хранения. 

Если комиссия выявит, что в одном деле подшили документы разных периодов хранения, то такую папку нужно расформировать. Или если в одном деле находятся оригиналы и копии, то для хранения следует оставить оригиналы, остальное уничтожить. 

Также комиссия анализирует документы с поврежденным текстом на возможность восстановления. Если большая часть документа не читается и его нельзя восстановить, то он уничтожается. 

Результаты работы комиссия отражает в протоколе заседания.

Иногда возникают ситуации, когда экспертной комиссии в компании нет: руководитель не считает нужным созывать или сами потенциальные участники не видят необходимости в ней, а накопившиеся документы поручают уничтожить секретарю. Так делать нельзя.

Совет. Не стоит брать на себя ответственность и проводить экспертизу самостоятельно. Составьте акт о документах, подлежащих уничтожению, и согласуйте его отдельно с начальником каждого отдела. Им придется посмотреть эти документы, даже если они этого не хотят.

Составляем акт об уничтожении документов

Перед тем, как осуществить уничтожение документов с истекшим сроком хранения, нужно их упорядочить и составить опись. Для этого используют акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» или в народе акт уничтожения документов (образец можно скачать по ссылке).

В табличную часть вносят названия документов, их номера, годы издания и сроки хранения. Помимо этого нужно указать количество единиц, которые будут уничтожаться, отметку о согласовании с экспертной комиссией, дата и номер протокола заседания. Акт подписывает руководитель компании. 

Особое внимание нужно уделить дате акта. Если организация планирует уничтожать документы, датированные 2010 годом и позже, нужно сверить срок их хранения с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Документы до 2009 года включительно — с перечнем типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000.

Чтобы правильно поставить дату акта уничтожения, следует посмотреть, истек ли срок хранения каждого документа к 1 января того года, в котором составляется этот акт.

Например, если дело хранится 5 лет, и начали его вести с 2016 года, то включить в акт на уничтожение его можно только в 2022 году.

Если документ не указан ни в одном из перечней, то, чтобы определить срок его хранения, нужно подать запрос к специалистам архивного учреждения.

После составления акта можно приступать непосредственно к утилизации ненужного. 

Закон не устанавливает конкретный срок уничтожения документов после того, как составили акт. Компания оставляет это на свое усмотрение, также как и способ избавления от бумаг: утилизировать с помощью специальной организации, измельчить шредером, сжечь или подвергнуть химической обработке. 

Оформляем фактическое уничтожение документов и дел

Помимо акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» нужно оформить документально еще и сам факт уничтожения. Для этого тоже оформляют акт. Типовой формы у него нет, можно использовать свою. В нем нужно отразить название компании, дату, описать факт уничтожения: каким способом и в каком объеме, также поставить подписи ответственных лиц.

Совет. Можно использовать один акт, в нем указать перечень документов на уничтожение и не составлять первый акт. Такой порядок оформления нужно отразить в ЛНА организации.