Кадровый электронный документооборот (КЭДО) разрешен Трудовым кодексом с ноября 2021 года. Работодатели могут оформлять большинство документов во взаимоотношениях с работниками «в цифре», без дублирования на бумажных носителях. Но для перехода на электронный документооборот нужно выполнить ряд обязательных шагов. А с 1 марта 2023 года нужно применять единые требования к составу и форматам электронных документов по приказу Минтруда России от 20.09.2022 №578н. Приводим пошаговый алгоритм перехода на КЭДО.
Содержание
Шаг 1. Определяем виды электронного документооборота Шаг 2. Внедряем единые требования к форматам электронных документов Шаг 4. Подключаемся к системе электронного документооборота |
Образец приказа о переходе на ЭДО
Памятка «10 рисков при переходе на КЭДО»
|
|
Шаг 1. Определяем виды электронного документооборота
Сначала составьте перечень документов и список категорий работников, взаимоотношения с которыми будете переводить в «цифру». Статья 22.1 ТК РФ содержит четыре исключения, к которым правила КЭДО не применяются:
- трудовые книжки, форма СТД-Р;
- акт о расследовании несчастного случая;
- журналы учета инструктажей по охране труда;
- приказ об увольнении сотрудника.
Все остальные документы в трудовых отношения можно «оцифровать» по правилам ст. 22.1—22.3 ТК РФ. А вот нужно ли, решайте сами. Исходя из своих финансовых и технических возможностей. Ведь расходы на подключение работника к электронному документообороту несет работодатель.
Ваше право перевести в «цифру» не все кадровое делопроизводство, а только часть. Перечень электронных документов и категории работников, с которыми они оформляются, вы сами определите в локальном нормативном акте.
В помощь работодателю в приложении к приказу Минтруда России от 20.09.2022 №578н приведен список сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде. Он сгруппирован по видам кадровых мероприятий, в том числе:
- прием на работу;
- рабочее время и время отдыха;
- материальная ответственность;
- оплата труда;
- изменение условий трудового договора.
Можно взять его за основу для составления перечня «цифровых» документов при переходе на электронный документооборот.
Памятку «10 рисков при переходе на КЭДО» скачайте по ссылке
Шаг 2. Внедряем единые требования к форматам электронных документов
До 1 марта 2023 года кадровики могли работать в КЭДО с разными форматами файлов: docx, pdf, jpg, xml и другими, которые поддерживала выбранная система электронного документооборота. Это касается тех компаний, которые уже внедрили КЭДО до этой даты. С 1 марта нужно учитывать единые требования в приказе № 578н.
Приведем кратко, как должен выглядеть электронный документ по требованиям Минтруда:
- Основная часть (обязательный элемент). Это файл в формате PDF/A-1A — приказ, заявление работника и другое.
- Приложения (необязательный элемент). Оформляются в форматах для текста, таблиц или изображений отдельными файлами, либо сохраняются вместе с основной частью документа единым файлом в формате pdf.
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП) для данного вида документа по ст. 22.3 ТК РФ (обязательный элемент). ЭЦП подписывают каждый файл — основную часть и приложения, если они сохранены отдельно от нее.
- Машиночитаемая доверенность (необязательный элемент). Требования к ней приведены в приказе Минцифры России от 18.08.2021 № 858. Машиночитаемая доверенность требуется, если кадровый документ подписан не руководителем, а уполномоченным лицом.
- Описание в формате xml (обязательный элемент). Оно формируется после подписания основной части и приложений. Требования к описанию приведены в приложении к единым требованиям по приказу №578 н.
Если вы будете организовывать КЭДО на базе информационной системы (ИС) собственной разработки, то вам нужно выдать техническое задание программистам на доработку ее до требований Трудового кодекса и приказа № 578н. В частности, ИС должна автоматически формировать описание кадрового документа по образцу электронного документооборота Минтруда.
Подробнее про единые требования к электронным документам читайте в статье.
Важно! XML-схема описания документа КЭДО размещена на сайте Минтруда России. В марте 2023 года действует версия 1.1. Если Минтруд России обновит схему, то работодатель сможет работать со старым вариантом еще 12 месяцев. За этот период он может доработать свою ИС. |
Если вы будет покупать для КЭДО готовые решения, то убедитесь, что они учитывают требования приказа № 578н. Крупные вендоры типа «Контур» и СБИС уже доработали свои программные продукты для электронного документооборота.
Учитывайте, что «цифровой» кадровый документ с нарушением приказа № 578н считается неформализованным. Он не будет иметь юридическую силу для трудовой инспекции, суда и органов власти.
Также работодателя могут привлечь к административной ответственности за игнорирование единых требований. Необходимость их применения установлена ст. 22.1 ТК РФ, поэтому их несоблюдение относится к нарушениям трудового законодательства. Например, за ненадлежащее оформление трудового договора в КЭДО штраф по ст. 5.27 КоАП РФ составит от 50 000 до 100 000 рублей для юрлица.
Шаг 3. Определяем виды ЭП
Вам нужно будет выбрать, какие электронные подписи понадобятся для подписания «цифровых» документов в соответствии со ст. 22.3 ТК РФ. Например, приказ о дисциплинарном взыскании работодатель может подписать только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Кроме УКЭП используются:
- усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) работодателя;
- УНЭП работника;
- простая электронная подпись (ПЭП) физического лица.
Вам нужно будет взять перечень кадровых документов, которые вы переводите «в цифру», и по каждому документу определить вид ЭП. Подписи потребуются руководителю, кадровикам и работникам.
Подробнее о видах электронной подписи читайте в статье
Шаг 4. Подключаемся к системе электронного документооборота
Вы можете выбрать один из двух вариантов, разрешенных ст. 22.1 ТК РФ:
1. Использовать ЭДО от частных компаний (вендоров), если она отвечает следующим требованиям:
- позволяет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) — та понадобится для подписания трудового договора и других документов, указанных в ст. 22.3 ТК РФ;
- фиксирует факт получения цифрового оригинала сторонами;
- обеспечивает хранение электронных документов в такие же сроки, как бумажных версий.
2. Работать через ЭКД портала «Работа в России». Это официальный сервис Роструда, бесплатный для компаний, работников и соискателей. Для пользования им нужно иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах.
Собственная ИС работодателя интегрируется с Госуслугами в соответствии с постановлением Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192. Это нужно, чтобы работник мог использовать свой личный кабинет в ЕСИА для подписания кадровых документов.
Минтруд России в письме от 06.10.2022 №14-6/ООГ-6311 разъяснил, что интеграция системы электронного документооборота работодателя с Госуслугами нужна при одновременном выполнении двух условий:
- работник подписывает электронные документы ПЭП;
- он в качестве способа получения документов, связанных с работой, указал в своем заявлении портал Госуслуг.
При выборе ИС учитывайте, что работодатель может одновременно работать с двумя системами: «Работа России» и собственным КЭДО.
Читайте также: Как выбрать оператора ЭДО.
Шаг 5. Выпускаем локальный нормативный акт (ЛНА)
В статье 22.2 ТК РФ установлено, что электронный документооборот в организации внедряется на основании локального нормативного акта (ЛНА), согласованного с профсоюзом в установленном порядке. На самом деле, документов будет, как минимум, два:
- Приказ о переходе на электронный документооборот. В нем вы назначаете ответственного за процесс, который будет разрабатывать ЛНА, обеспечивать выполнение организационных мероприятий; устанавливаете перечень действий и их сроки.
- ЛНА о порядке осуществления электронного документооборота. Это может быть отдельное Положение или поправки в другие внутренние документы — ПВТР, Положение о кадровом делопроизводстве и др.
Главное правило: приказ о переходе на КЭДО и ЛНА обязательно согласовываем с профсоюзом. Это требование ст. 22.2 ТК РФ.
Образец приказа о внедрении электронного документооборота скачайте здесь.
Как правильно утвердить ЛНА, читайте в нашем экспертном материале.
Шаг 6. Проводим организационные мероприятия
На этом этапе вы выполняете действия из приказа о переходе на КЭДО, в том числе:
- уведомляете работников — например, путем записи с личной подписью сотрудника в листе ознакомления к приказу;
- получаете письменное согласие от всех работников в штате, во взаимоотношениях с которыми будете применять цифровые документы;
- обеспечиваете доступ персонала к системе КЭДО и наличие у него усиленных электронных подписей по требованиям ст. 22.3 ТК РФ;
- проводите внутреннее обучение работников пользованию системой КЭДО;
- подписываете соглашение об электронном документообороте к трудовому договору — в нем указываете порядок проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи, если она будет использоваться.
Уведомить работников вы должны до перехода на КЭДО; получить согласие — в любое время, когда сотрудник «дозреет».
Имейте в виду, что с работниками, которые не оформили письменное согласие, вы будете продолжать обмениваться бумажными документами (ст. 22.2 ТК РФ).
Важно! Не нужно получать согласие на КЭДО от тех, кто принимается на работу впервые после 01.01.2022 и трудового стажа по состоянию на 31.12.2021 г. не имеет. Но только в том случае, если вы уже используете электронный документооборот. |
Ведение одновременно цифрового и бумажного документооборота увеличит нагрузку на специалистов по работе с персоналом. Не запутаться в новых нормативных требованиях поможет наш курс «Электронный документооборот в кадровой службе: оптимизация и автоматизация 2.0». При обучении вы узнаете, как сократить количество бумаг в трудовых отношениях: что стоит перевести в «цифру», а что вообще исключить.
|