Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм

В процессе работы любой организации, в том числе ИП, образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. В статье — пошаговое руководство, как создать архивы документов и учесть при этом новые правила хранения документов.

Бланк приказа о назначении ответственного за архив организации Образец должностной инструкции архивариуса Образец приказа о создании экспертной комиссии по оценке ценности документов Образец трудового договора с архивариусом

Кому нужен архив документов организации

По Федеральному закону об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ обязанность сохранять архивные документы есть не только у органов власти, но и у коммерческих организаций, ИП, нотариусов на частной практике. Правила ее исполнения утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила № 77).

Согласно новому порядку хранения документов № 77 госорганы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы – отдельные учреждения или структурные подразделения, где будут храниться архивные документы. Для организаций это не обязательно.

ИП и компании самостоятельно определяют, как они организуют хранение документов:

• в собственном архиве, действующем как отдельное структурное подразделение или структурная единица в составе подразделения;

• по договору аутсорсинга.

Обычно самое большое количество документов накапливается в отделе кадров, бухгалтерии или в отделе делопроизводства. Если работой архива будет заниматься один сотрудник, то можно создать структурную единицу в этих подразделениях.

Руководитель сам решает, сколько человек будет заниматься этой работой – один архивариус, или целая служба. Все зависит от объема документации, которая образуется в процессе деятельности компании.

Обратите внимание! Архивный документ – любой материальный носитель: бумажный или электронный, с ценной информацией для государства, организаций, граждан. Он должен обязательно иметь реквизиты, по которым его можно идентифицировать. К архивным документам, например, относятся кадровые приказы, должностные инструкции, документы первичного учета, протоколы и др. Подробнее их перечень и сроки хранения смотрите в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Основные правила архивов организаций

Если компании организуют собственный архив, то им нужно разработать локальные нормативные акты – положение о структурном подразделении, которому поручена архивная деятельность, и положение об архиве. Это установлено в п. 3 Правил № 77.

Чтобы правильно написать эти документы, нужно знать актуальные нормативные требования к архивам. Это:

1. Федеральный закон от 22.10.2004  № 125-ФЗ «Об архивном деле…».

2. Перечень типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По нему устанавливают сроки хранения.

3. Инструкция по применению Перечня в п. 2, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

4. Правила для архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

5. Примерное положение об архиве организации, утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 42.

Еще один документ, который нужно разрабатывать в компании, – это номенклатура дел. Дело в том, что в архиве документы систематизируются по делам. Это единица их хранения, которая содержит архивные записи одной тематики и с одним сроком хранения. 

Список дел – это номенклатура. Ее примерная форма приведена в приложениях 1 и 2 к Правилам № 77. Обратите внимание, что с 2023 года в ней отдельно указывают бумажные дела и отдельно – электронные, то есть состоящие из цифровых документов. 

Номенклатура дел утверждается ежегодно и вводится в действие с 1 января текущего года.

Важно! Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, когда их закончили делопроизводством. Речь идет о случаях, когда их последний раз использовали в работе. Например, журнал учета инструктажей завершили 30 декабря. Значит, с 1 января его можно передавать в архив на хранение. А вот если последняя запись в нем сделана 1 января, то он уже пойдет на хранение в следующем году.

Хранение документов в архиве организации

Один из основных этапов подготовки к созданию архива — инвентаризация деловых бумаг и определение времени их хранения. В Перечне Росархива есть все типовые формы документов с обозначением этих сроков.

Обратите внимание! В архив сдают документы, которые хранятся дольше 10 лет (п. 34 Правил № 77). Если срок по номенклатуре меньше, то они находятся до его истечения у специалистов структурных подразделений. Далее их уничтожают по акту экспертной комиссии.

Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).

Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.

Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй — после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.

Правила учета дел

Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга. 

В приложениях к Правилам № 77 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.

Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.

Как организовать архив с нуля

Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.

Требования к помещению для архива:

• Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
• В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
• Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
• Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.

Пошаговый алгоритм организации архива

1. Разработайте положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42). С локальным актом ознакомьте ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).
2. Издайте приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. Образец приказа скачайте по ссылке.
3. В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Образец трудового договора с архивариусом скачайте по ссылке.
   
4. Сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями. Пример должностной инструкции скачайте по ссылке.
5. Выпустите приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии собирайте ЭПК ежегодно. Образец приказа скачайте по ссылке.
6. Комиссия проведет инвентаризацию и определит ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
7. Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
8. Утвердите график по передаче дел в архив.

Советы по правилам изменения штатного расписания при введении в него новой должности читайте в нашей статье.

Важно! В Перечне перечислены обобщенные формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и конкретизировать их в номенклатуре. Время хранения указывают, ссылаясь на статью Перечня.

Организация передачи в архив организации документов

Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче. В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным Правилами унифицированным формам.

1. Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу)
2. Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом. 
3. Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
4. Работник составляет внутреннюю опись.
5. В описи он отмечает подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения. 
6. В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа.

Такая процедура происходит ежегодно. Обычно основанием становится приказ директора. Обратите внимание, что срок сдачи бумаг, завершенных в делопроизводстве, — не ранее года, но не позднее 3 лет (п. 4.1 Правил № 77).

В конце описи пишут общее количество принятых дел (цифрами и прописью), при наличии — пропущенные листы и дату передачи. Архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».

Важно! Дела сотрудников сшивают в отдельные тома по каждому личному делу. Расположение страниц идет строго в хронологическом порядке — от приказа о приеме до увольнения. Перед передачей дела в архив уберите из него все копии персональных документов и уничтожьте их.

Как создать электронный архив документов

В новых правилах хранения архивных документов 2023 года № 77 требования к цифровым записям вынесены в отдельный раздел. В действовавших ранее нормах они не были подробно прописаны.

Все электронные архивные документы можно хранить двумя способами:

1. В Системе хранения электронных документов (СХЭД). Это специальное программное обеспечение, отвечающее требованиям об информационной безопасности и совместимое с аналогичными информационными системами государственных и муниципальных архивов.

2. На физически обособленных носителях – дисках, флеш-накопителях. Этот вариант используют в архиве, если документ не требует поддержания юридической значимости, либо его нельзя перезаписать в СХЭД, либо он имеет ограниченный доступ (гостайна, ДСП).

Электронный архивный документ – это не просто отдельный файл, а целый набор данных:

• основная часть в формате PDF/A;

• приложения к документу — таблицы, графики, схемы, аудио и видео;

• файлы электронных подписей;

• описание со сведениями по п. 141 Правил № 77.

Документы передают в электронный архив организации в те же сроки, что и бумажные, и тоже по описи. Только дополнительно составляют цифровой реестр с их списком. А в описи указывают версию программного обеспечения, с помощью которого они созданы, и ПО для их воспроизведения.

Важно! Компания может не создавать свою СХЭД, а передавать документы на хранение в чужую информационную систему, по договору аутсорсинга.

Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово:

1. Определитесь с выбором программы и системой хранения электронного документооборота.
2. Разработайте номенклатуру дел, выберите документы, которые нужно оцифровать в первую очередь и менее важные.
3. Закупите технику и электронные накопители разных форматов (диски, флешки).
4. Добавьте во внутреннее положение об архиве раздел с требованиями к учету и хранению электронной базы данных.
5. Проведите инвентаризацию имеющегося бумажного архива. Приоритет в оцифровке делайте для более свежих дел и материалов, срок делопроизводства которых только что истек.
6. Выбранные документы отсканируйте и переместите на носители.
7. Добавьте их в программу для централизованного хранения архивных материалов.
8. Назначьте ответственного за формирование электронного архива. Имейте в виду, что периодически нужно будет проводить профилактику от вирусных программ.

У электронного архива есть весомые преимущества перед материальным хранением дел. В первую очередь это экономия места и бумаги, как и возможность быстрее найти запрашиваемую информацию. Такой вариант подойдет небольшим организациям, которым сложно организовать отдельное хранилище. В отличие от бумажных носителей, электронные документы не портятся со временем, невозможно потерять часть листов. 

Тем не менее, носители информации могут размагнититься или повредиться при использовании. Каждые 5 лет архивариус должен проверять техническое состояние накопителя и при необходимости перезаписывать информацию. То же самое нужно сделать, если изменился формат воспроизведения. Например, в организации перешли на более современное оборудование.

Читайте на сайте статьи по теме Какие бывают сроки хранения кадровых документов Электронный архив документов: правила работы Архив по личному составу Сдача личных дел в архив: как подготовить документы Как сделать архивную опись дел по личному составу