Электронный архив документов: правила работы

Электронный архив организации – это не просто файловое хранилище, а полноценная система хранения электронных документов (СХЭД), которая позволяет подтвердить аутентичность документа даже через несколько десятков лет. С 1 сентября 2023 года появились новые требования к СХЭД, утв. Приказом Росархива от 31 июля 2023 г. №77. Рассказываем в статье про организацию хранения электронных документов в электронных архивах.

Что такое электронный архив документов

Все организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение нормативных сроков их хранения. Требование установлено в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле».

Документы могут поступать в организацию или формироваться в ней в бумажном или цифровом виде. Их подлинники должны храниться в том формате, в каком они изначально составлены. Соответственно, бумажные документы помещают в обычный архив, а цифровые – в электронный архив организации (ЭА). 

В зависимости от формы хранения ЭА может быть представлен в двух видах:

1. На физических носителях информации. Электронные архивные документы (ЭАД) хранятся, например, на дисках, флешках. Их размещают отдельно от бумажного архива. Металлические стеллажи и шкафы для хранения должны быть размагничены и заземлены. Электронные документы хранят на физических носителях, если они не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или их нельзя хранить в системе хранения электронных документов.
2. В СХЭД. В этом случае используется специальное программное обеспечение, которое соответствует требованиям законодательства об информационных системах и обеспечивает соблюдение требований информационной безопасности и защиты информации. Часто под «электронным архивом» как раз понимают СХЭД.

Какие функции должен выполнять электронный архив документов:

• прием электронных документов на архивное хранение в соответствии с п. 147, 148, 150 Правил № 77;
• хранение ЭАД вместе с их метаданными;
• учет электронных архивных документов;
• формирование описей ЭАД;
• резервное копирование и восстановление цифровых данных;
• проверка наличия и состояния ЭАД в порядке, предусмотренном п. 152, 153 Правил № 77;
• создание (копирование) и внесение в СХЭД экземпляров цифровых документов взамен поврежденных;
• сохранение результатов проверки состояния ЭАД с помощью специальных программных средств в течение установленного времени;
• конвертация или миграция электронных архивных документов вместе с их метаданными для обеспечения сохранности;
• формирование проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• создание уведомлений об истечении сроков хранения ЭАД, удалению ЭАД из системы, в том числе их резервных экземпляров.

СХЭД должна быть совместима как с системой ЭДО организации, так и с информационными системами государственных и муниципальных архивов. Это нужно, чтобы обеспечить не только передачу цифровых документов в архив, но и возможность их прочтения, конвертации.

Какие правила действуют для электронных архивов

Хранение электронных документов в архиве организуют, соблюдая требования:

• Федерального закона  от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»;
• Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• ГОСТ Р ИСО 13008-2015. Национальный стандарт РФ. Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов;
• Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77;
• Типовых функциональных требований к СХЭД государственных органов, утв. Приказом Росархива от 15.06.2020 № 69;
• Перечня типовых документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 — по нему определяют сроки хранения документов;
• Инструкции по применению Перечня №236, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237;
• Положения об архиве организации.

Вы можете оцифровывать для облегчения поиска все бумаги, которые поступают в компанию. Но в ЭА вы будете включать только два вида документов:

1. Электронные документы, изначально созданные в цифровом виде. Это набор файлов, включающий, в том числе, описание и файл цифровой подписи. Требования к структуре ЭАД приведены в п. 141 Правил № 77. Хранить нужно именно оригиналы – файлы в формате PDF/A с текстовыми и другими  данными, созданные в системе ЭДО и подписанные электронной подписью.
2. Цифровые копии (образы) бумажных документов, относящихся к гибридным делам – делам, в которых есть электронные и бумажные документы. Например, акты выполненных работ от подрядчиков могут поступать в компанию в двух форматах – как через ЭДО, так и по Почте России. Требования к структуре цифровых копий приведены в п. 160 Правил № 77.

Все ЭАД в архиве должны быть систематизированы по схеме с уровнями систематизации «Фонд → Опись → Раздел и подраздел описи → Электронное дело в соответствии с номенклатурой дел → Электронный документ».

Информация на каждом уровне оформляется в виде архивных учетных форм (АУФ) по образцам обязательных учетных документов. В приложениях к Правилам № 77 есть бланки листа и списка фондов, описей и т. д. 

Важно! Компания должна установить порядок приема-передачи ЭАД в локальном нормативном акте согласно п. 144 Правил № 77. В нем надо прописать внутреннее разграничение прав доступа к документам, учетным и справочно-поисковым системам СХЭД. Если компания отдала ведение электронного архива документов на аутсорсинг, то все эти условия включаются в соглашение об информационном взаимодействии. Российские архивы могут храниться только на территории Российской Федерации.

Какой срок хранения электронных документов

Цифровые оригиналы хранят столько же, сколько и бумажные версии. Сроки для каждого вида документов устанавливают по Перечню, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Например, табели учета рабочего времени «вредников» и должностные инструкции работников надо держать до 75 лет.

Срок хранения считают с 1 января года, следующего за годом, когда документ завершен делопроизводством. Так подписанный 20 сентября 2023 года акт выполненных работ будет храниться 5 лет с 1 января 2024 года.

Для ЭАД действуют те же правила передачи в архив, что и для бумажных версий. Документы постоянного (свыше 10 лет) хранения отправляют в СХЭД не ранее чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве – п. 47 Правил № 77. 

Как создать электронный архив организации

Приведем примерный алгоритм, как создать электронный архив.

Шаг 1. Определите, будете вы вести архив самостоятельно или отдадите его на аутсорсинг. Во втором случае вам нужно будет составить техническое задание для подрядчика, заключить договор и уже совместно с ним заниматься организацией ЭА. Далее мы приводим действия для создания собственного электронного архива документов.

Шаг 2. Выберите вид архива – локальный, в облачном хранилище или в системе электронного документооборота. У каждого из них есть свои плюсы и минусы. Например, в локальном архиве на сервере компании могут быть сложности с защитой информации и разграничением прав доступа, но вы сможете оперативно вносить какие-то изменения.

Шаг 3. Подготовьте перечень видов документов для хранения в архиве, схему систематизации. Разработайте порядок приема-передачи электронных документов в архив в соответствии с Правилами № 77. В нем же утвердите АУФ.

Шаг 4. Выберите программу для СХЭД и установите ее.

Шаг 5. Приказом руководителя разграничьте права доступа к электронному архиву. Назначьте ответственного или ответственных за его ведение.

Какие нюансы надо учесть при работе с электронным архивом документов

ЭАД должен обеспечивать сохранность и достоверность цифровых документов. Для этого недостаточно просто перевести их в электронный формат. 

В течение всего срока хранения надо обеспечить:

• прочтение ЭАД;
• воспроизведение;
• проверку подлинности электронной подписи, которой подписан документ.

Для этого документы в СХЭД ежегодно проверяют с помощью специального программного обеспечения. Процедуру называют иногда «перештамповкой». Она  описана в п. 152 Правил № 77. После «перештамповки» к метаданным ЭАД добавляется запись о ее дате и результатах. Первичная проверка проводится при приеме документа в СХЭД в соответствии с п. 148 Правил № 77. 

Физические носители обследуют на предмет их целостности и отсутствия повреждений.

При наличии повреждений электронные документы могут быть восстановлены с помощью их резервных копий, переведены в другие форматы. Если они хранятся на физических носителях, то их перезаписывают на новые. Эти процессы называются конвертацией и миграцией. Требования к ним приведены в ГОСТ Р ИСО 13008-2015 и разделе Х Правил № 77.

Читайте на сайте статьи по теме Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм Какие бывают сроки хранения кадровых документов Номенклатура дел: как составить и утвердить Как правильно оформить уничтожение документов Как не перепутать приказы по основной деятельности и по личному составу