Электронные путевые листы: как заполнить и подписать

С 1 марта 2023 года можно использовать электронные путевые листы. Они имеют такую же юридическую силу, как бумажные, если оформлены по утвержденной форме и правилам. Рассказываем в статье, что такое ЭПЛ; как его заполнить и подписать.

	Таблица сведений электронного путевого листа

Когда нужен ЭПЛ и обязательно ли на него переходить

Владелец транспортного средства обязательно оформляет путевой лист для каждой перевозки пассажиров, багажа или грузов. Это установлено в ст. 6 Устава автомобильного транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Путевой лист (ПЛ) относится к первичным документам бухгалтерского учета. Его используют, чтобы подтвердить расход ГСМ. Кадровики и специалисты по охране труда могут проверить по путевому листу, соблюдается ли режим труда и отдыха водителя. А инспекторы ГИБДД смотрят в ПЛ отметки о прохождении контроля технического состояния транспортного средства и предрейсового медосмотра водителя. 

В Законе № 259-ФЗ нет требования использовать обязательно путевой лист в электронном виде. Владелец транспортного средства сам выбирает вариант оформления этого документа: бумажный или цифровой.

Компании-перевозчики выбирают ЭПЛ по ряду причин:

• у него есть готовый формат, утв. Приказом ФНС от 17.02.2023 №ЕД-7-26/116@, а для бумажного форму нужно разрабатывать самостоятельно;
• электронный путевой лист не портится и не теряется;
• его не нужно хранить в архиве бухгалтерии пять лет, где пачки таких документов занимают место.

Если вы решили использовать ЭПЛ, обязательно закрепите это в учетной политике.

Важно! Электронный путевой лист – это не скан бумажного путевого листа. Для него есть свой XML-формат и требования к цифровой подписи. Заполненные ЭПЛ должны передаваться в ГИС ЭПД, поэтому выбирайте оператора электронного документооборота, который сможет это обеспечить.

Как оформить электронный путевой лист

ЭПЛ должен быть сформирован до выпуска автомобиля на линию. Порядок его оформления приведен в Приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее – Приказ № 390).

Разрешается:

• сформировать один путевой лист в электронном формате, если длительность движения по маршруту перевозки превышает рабочий день или смену водителя;
• выписать ЭПЛ на несколько рейсов в течение рабочего дня;
• вносить изменения в сведения о водителе  или водителях, а также о марках, моделях прицепов и полуприцепов, их регистрационных номерах.

Для формирования ЭПЛ используют специальные программные продукты, например, Контур.Логистика, АМОТК СОФТ, Завгар Онлайн и другие. Заполненные цифровые путевые листы должны автоматически направляться в ГИС ЭПД.

Как работать с ЭПЛ:

1. Выбрать цифровой сервис ЭДО для заполнения электронных перевозочных документов.
2. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для работников, которые будут подписывать цифровой ПЛ. Оформить на них машиночитаемую доверенность (МЧД). Можно также использовать неквалифицированную электронную подпись (НЭП) физического лица, оформленную через Госключ.
3. Внести в программу ЭДО данные транспортного средства и водителя.
4. Сформировать готовый ЭПЛ.

Путевой лист в электронном формате хранят столько же, сколько и бумажный, – пять лет. Но он размещается в цифровом архиве.

Обратите внимание! Если ЭПЛ формируется для грузоперевозок, то лучше распечатать его бумажную копию для экспедитора или водителя. Они предъявят ее при приеме груза грузоотправителю для сверки.

Что должно быть в электронном путевом листе

Обязательный состав сведений ПЛ приведен в разделе I Приказа № 390. Он одинаков как для бумажных, так и для цифровых путевых листов.

Для ЭПЛ формат утвержден Приказом ФНС от 17.02.2023 №ЕД-7-26/116@, действующим до 1 марта 2029 года. Согласно этому документу электронный путевой лист состоит из 4-х обязательных файлов обмена и 2-х опциональных.

Состав сведений электронного путевого листа

Полную версию таблицы, скачайте по ссылке

Необязательные файлы обмена заполняют в том случае, если для перевозчика есть требования о проведении контроля технического состояния автомобиля перед выездом на линию и послесменного осмотра водителя. Так послерейсовый медосмотр проходят водители, перевозящие пассажиров или опасные грузы.

Кто подписывает ЭПЛ

В электронном путевом листе цифровой подписью заверяют каждый файл.

«Сведения об обстоятельствах и особенностях рейса» подписывает сотрудник, который заполняет ЭПЛ. Файлы с результатами медосмотра заверяет медработник, который этот осмотр проводил.

«Показания одометра» подписывает сотрудник, уполномоченный работодателем. Его назначают приказом руководителя.

Во всех случаях используют КЭП или НЭП Госключ.

Читайте на сайте статьи по теме Как заполнить путевой лист 2023 Что учесть, когда отправляете сотрудников на дистанционные медосмотры Как организовать предрейсовый и послерейсовый медосмотр водителей