Какие есть виды электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) нужна, чтобы придать цифровому документу юридическую силу. Без нее нельзя вести электронный документооборот. Всего есть три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Работодатель может использовать не все из них. Из статьи узнаете, какие есть виды электронной подписи, чем один вид ЭП отличается от другого, и когда какую подпись применять.

Чек-листы для успешного внедрения ЭДО

В чем суть электронной подписи

Электронная подпись (подпись ЭП) – это аналог обычной подписи в цифровом мире, дополнительная информация в закодированном виде, которая присоединяется к электронному документу и гарантирует, что он не изменялся с момента проставления этого цифрового реквизита. Также с ее помощью определяют человека, который подписал цифровую «бумагу» (ст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Обратите внимание! Раньше повсеместно употребляли термин «электронная цифровая подпись». Сейчас в законе звучит понятие «электронная подпись». Во всех документах правильно будет использовать именно этот термин.

Если нормативными актами или соглашением между сторонами не установлено, что нужно применять определенные виды электронной подписи, то участники электронного документооборота могут подписывать деловые бумаги любой цифровой подписью (ст. 4 Закона № 63-ФЗ).

Если закон требует, чтобы документ был в бумажном виде, то в этом случае использовать электронную подпись нельзя (п.1 ст. 6 Закона 63-ФЗ). Если подписывается сразу несколько однотипных документов, например, платежные поручения в банк, то каждое из них считается подписанным тем же видом подписи, каким и весь пакет.

Важно! Если документ создать в электронном виде и подписать электронной подписью, а потом распечатать на бумаге, то бумажный вариант не станет подлинником, а останется копией (Письмо ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@).

Выделяют такие виды электронной подписи:

• простая электронная подпись,

• усиленная квалифицированная электронная подпись,

• усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Подробнее про каждый вид электронной подписи, расскажем ниже.

Простая электронная подпись

Как мы уже говорили выше, простая электронная подпись (ПЭП) – один из видов электронной подписи. Чтобы получить ее, достаточно зарегистрироваться на каком-то сайте или в электронном сервисе и ввести логин с паролем. Например, когда гражданин заводит личный кабинет на Госуслугах, ему автоматически выдается простая электронная подпись. Поскольку чаще всего пользователь сам может придумать себе логин и пароль, то и ПЭП он генерирует себе самостоятельно. Простую электронную подпись получают бесплатно.

ПЭП подтверждает, что конкретный человек отправил какой-то документ. Никаких значимых юридических фактов не удостоверяет.

Работодатель не сможет просто так принимать ПЭП работника в кадровом электронном документообороте. В соглашении к трудовому договору нужно прописать правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП, и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

Если работник подписывает документы простой электронной подписью через платформу «Работа России», то он может использовать только подтвержденную учетную запись Госуслуг.

Где можно использовать простую электронную подпись:

• при подтверждении регистрации на сайте – ввод логина и пароля и есть ПЭП;

• при пользовании банковскими приложениями;

• при подписании большинства кадровых документов со стороны работника, кроме перечисленных в ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ.

Неквалифицированная электронная подпись

Кроме ПЭП еще такой вид электронной подписи как усиленная подпись. Она уже содержит дополнительные меры защиты своего ключа. Первый вид усиленной электронной подписи – неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

НЭП – это файл с зашифрованным набором символов. Его можно хранить на флешке, на компьютере или в облачном хранилище. Неквалифицированная электронная подпись состоит из закрытого ключа, открытого ключа и сертификата электронной подписи. НЭП можно получить только в удостоверяющем центре (УЦ).

С помощью НЭП можно установить личность того, кто подписал документ, и проверить изменения в нем после заверения электронного документа. Возможности ее применения, как и у ПЭП, ограничены.

Что нужно сделать, чтобы документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, имел юридическую силу:

• в отношениях с контрагентами – подписать соглашение об использовании НЭП;

• в трудовых отношениях – подписать допсоглашение к трудовому договору;

• во внутреннем документообороте – включить правила применения НЭП в локальный нормативные акты работодателя, в том числе должностные инструкции.

Основание: ч. 2 ст. 6 Закона №63-ФЗ.

Где организация может применять НЭП:

• для подписания со стороны работодателя кадровых документов, кроме указанных в ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ;

• для заверения справок, приказов, внутренних инструкций;

• для подписания товарных накладных, актов выполненных работ, счетов, если это предусмотрено договором с контрагентом.

Хотя возможности применения неквалифицированной электронной подписи ограничены, ее часто используют по нескольким причинам. Главная – ее проще и дешевле получить, чем квалифицированную электронную подпись (КЭП). При этом она подходит для повседневного документооборота.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись – это тоже вид усиленной электронной подписи, но с важным отличием. Требования к КЭП регламентируются законодательно, а средства криптографической защиты в ней должны быть сертифицированы в ФСБ России.

Квалифицированная электронная подпись состоит из открытого ключа, закрытого ключа и квалифицированного сертификата. Получить ее можно только в ФНС России или в УЦ, аккредитованном Минцифры. Сертификат записывается на специальный защищенный носитель – токен, и скопировать его на другую флешку или в память компьютера нельзя.

Электронный документ, подписанный КЭП, признается равноценным бумажному носителю с личной подписью без дополнительной проверки сертификата электронной подписи. То есть такой вид электронной подписи можно использовать без подписания соглашений с работниками или контрагентами.

Квалифицированная электронная подпись подходит:

• для подписания кадровых документов, указанных в ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ;

• при сдаче отчетности в налоговые органы;

• для участия в госзакупках и других торгах на электронных площадках;

• при взаимодействии с государственными органами;

• для заверения любых документов, если только требование о наличии бумажного носителя не установлено законодательно.

Важно! С 1 сентября 2023 года нельзя оформить электронную подпись юрлица. Это касается как НЭП, так и КЭП. Все сертификаты теперь выдаются на физическое лицо. Если какие-то электронные документы подписывает не руководитель компании, то обязательно надо прикладывать машиночитаемую доверенность (МЧД).

Могут ли мошенники использовать электронную подпись

К сожалению да, и если с физическими лицами было только одно громкое дело с недвижимостью, то с юридическими таких случаев много. Злоумышленники могут оформить электронную подпись по подложным документам и вывести деньги со счетов компании. Органы правопорядка стараются пресекать эти попытки. Но чаще злоумышленники получают доступ к ключу внутри организации. Руководитель доверяет сотрудникам, а они оказываются недобросовестными.

Чтобы избежать неприятных ситуаций, не стоит пользоваться одним ключом на всех уполномоченных сотрудников, лучше сделать отдельные, например, для руководителя и главного бухгалтера. Следует хранить электронную подпись в защищенном месте и не передавать другим сотрудникам. Если сотрудник уволился, то подпись нужно отозвать.

Читайте на сайте статьи по теме Как перейти на электронный документооборот: алгоритм действий ЭДО: как выбрать систему, что делать с бумажными документами, как исправить ошибки и другие вопросы Как выбрать оператора ЭДО