Электронная цифровая подпись: какие есть виды и где использовать

Электронные документы удобны тем, что не потеряются, их не надо распечатывать, искать место для хранения и оплачивать услуги почты или курьера для доставки. Чтобы придать бумагам юридическую значимость, на них должны быть подпись и печать. Для цифровых документов существует электронная подпись. В статье расскажем, какие они бывают, где их получить и безопасно ли пользоваться ЭЦП. 

Какие существуют виды электронной подписи и где используются

Электронная цифровая подпись ЭЦП — это аналог обычной подписи в цифровом мире, дополнительная информация в закодированном виде, которая присоединяется к электронному документу и гарантирует, что он не изменялся с момента проставления этого цифрового реквизита. Также с ее помощью определяют человека, который подписал цифровую «бумагу» (ст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). 

Если нормативными актами или соглашением между сторонами не установлено, что нужно применять определенный вид электронной подписи, то участники электронного документооборота могут подписывать деловые бумаги любой цифровой подписью (ст. 4 Закона № 63-ФЗ).

Виды ЭЦП

В законе обозначены два типа таких электронных реквизитов: простая и усиленная электронная подпись. Последняя в свою очередь бывает квалифицированная и неквалифицированная (п.1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Простая подпись

Простая электронная подпись всего лишь удостоверяет человека, который отправил документ. С ней мы сталкиваемся ежедневно, когда авторизуемся на различных сайтах или государственных системах, чтобы войти в свой личный кабинет. Например, на сайте налоговой или Госуслуг, ПФР или интернет-банк. Это набор букв и цифр, которые составляют логин и пароль. 

В компаниях, при ведении электронного документооборота, простая подпись используется, когда нужно принять общее решение по какому-то документу. Сотрудник вводит свои данные для авторизации в системе, нажимает кнопку «Согласовано», тем самым подписывает электронную «бумагу» своей простой цифровой подписью. 

Его аналог в мире бумаг — документ, подписанный ответственным лицом, но без печати. Простую подпись используют не только внутри организации, можно подписывать ею бумаги между контрагентами. Но для этого в договоре зафиксировать, что документ с таким электронным реквизитом равнозначен бумажному документу с фактической подписью от руки. 

Простую электронную подпись нельзя проставлять на деловых бумагах, если они содержат коммерческую тайну или если соглашением предусмотрен другой вид подписи.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись самая защищенная, у нее есть квалифицированный сертификат ключа, который выдает удостоверяющий центр. Такую подпись можно использовать в любых взаимоотношениях между сторонами, кроме случаев, когда требуется документ на бумаге. Оговаривать в соглашении специально ее применение не нужно. 

Квалифицированная электронная подпись используется при сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности, открытии ИП или регистрации юрлица, постановка на учет онлайн-кассы организации. В некоторых случаях квалифицированная подпись нужна во внутреннем электронном документообороте, например, если сотруднику выдают сведения о трудовом стаже (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ) или когда заключают трудовой договор с удаленным работником  (ст. 312.3 ТК РФ). 

Подробнее о документах для дистанционных работников читайте в нашей статье.

Неквалифицированная усиленная подпись

Усиленная неквалифицированная подпись содержит в себе криптографические данные, она не только удостоверяет человека, который подписывает документ, но и защищает текст от изменений. Но этот тип подписи может использоваться без сертификата ключа проверки и для ее получения не обязательно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр. Документы с таким цифровым реквизитом приравниваются к бумагам с подписью и печатью. 

Ею визируются платежные поручения в банк-клиенте, листы в кассовой книге, приказы и служебные письма, счета на отправку контрагентам и другая первичка. Использование этого вида подписи также фиксируют в соглашении сторон, если компания планирует обмениваться электронными сведениями с другими организациями.

Получить неквалифицированную электронную подпись можно в удостоверяющих центрах или создать самим, если в штате есть опытный программист.

Когда компания получает подпись в аккредитованном центре, стоит иметь в виду, что,  если центр закроется, сведения о об этом типе подписи уничтожатся и подтвердить ее потом будет проблемно (ч. 6 ст. 13 Закона № 63-ФЗ).

С 1 сентября 2022 года у работодателя и работников появится возможность подписывать электронные документы посредством информационной системы работодателя с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписью, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Усиленной неквалифицированной подписью, полученной через электронное правительство, работник сможет подписывать трудовой договор, соглашения к нему и другие документы, на которые распространяются нормы статей 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ в информационной системе работодателя, в системе «Работа в России» и системе работодателя через ЕСИА. Работодатель использовать такую подпись может только в последних двух системах.

С 1 января 2022 года ФНС России контролирует выдачу квалифицированных электронных подписей для юрлиц, ИП и нотариусов (п.п. 1 и 3 ч.1 ст. 17.2, ст. 17.3, п. 3.1 ст. 18 Закона № 63-ФЗ, п. 2 ст. 3 Закона № 476-ФЗ, Письмо ФНС России от 15.02.2021 № ПА-2-24/264@). Получение эцп происходит в удостоверяющих центрах, который входит в сеть доверия ФНС, перечень опубликован на сайте налоговой. 

Могут ли мошенники использовать электронную подпись

К сожалению да, и если с физическими лицами было только одно громкое дело с недвижимостью, то с юридическими таких случаев много. Злоумышленники могут оформить электронную подпись по подложным документам и вывести деньги со счетов компании. Органы правопорядка стараются пресекать эти попытки. Но чаще злоумышленники получают доступ к ключу внутри организации. Руководитель доверяет сотрудникам, а они оказываются недобросовестными.

Чтобы избежать неприятных ситуаций, не стоит пользоваться одним ключом на всех уполномоченных сотрудников, лучше сделать отдельные, например, для руководителя и главного бухгалтера. Следует хранить электронную подпись в защищенном месте и не передавать другим сотрудникам. Если сотрудник уволился, то подпись нужно отозвать.