Договор о материальной ответственности: что учесть при составлении

Если сотрудники каким-то образом связаны с хранением или обслуживанием ценного имущества фирмы, они отвечают материально за возможный ущерб. С 1 сентября 2025 года обновили перечень возможных матответственных и указаны подробности процедуры заключения договоров. Кроме того появились и обновленные типовые формы документов. Из статьи узнаете, заключают ли договор о материальной ответственности с любым сотрудником, рассмотрим виды договоров, правила их заполнения и дадим актуальные образцы.

Бланк договора о полной индивидуальной материальной ответственности Бланк договора о полной коллективной материальной ответственности Бланк приказа о коллективной материальной ответственности

Договор о материальной ответственности работника: с кем можно оформить

Частичную матответственность несут все сотрудники на предприятии (ст. 238 ТК РФ). Это значит, что при хищении или порче имущества с них можно требовать денежное возмещение, но не больше, чем среднюю зарплату за месяц труда (ст. 241 ТК РФ). 

Для истребования даже среднемесячного возмещения есть ограничения:

• Учитываются только реальные убытки (например, стоимость ремонта для поврежденного имущества или необходимость купить новое). Требовать возместить потенциальный ущерб нельзя.
• На работодателе — обязанность доказать вину сотрудника и подтвердить документально, что убытки были в размере именно требуемой суммы.
• Обязательно соблюдение процедуры по ст. 247 ТК РФ: собрать комиссию для определения размера ущерба и запросить с подчиненного объяснительную.

Важно! Ситуации, когда сотрудник обязан полностью оплатить убытки прописаны в части 1 ст. 243 ТК РФ. В первую очередь это лица, с которыми заключен отдельный договор о вверении им на хранение денег или имущества. Но взыскать полную оплату можно и при особых обстоятельствах, например, если сотрудник был пьян, умышленно украл ценности или разгласил коммерческую / гостайну.

Подробно о видах и формах матответственности – читайте в нашей статье.

Заключать договор полной материальной ответственности можно только с определенными категориями работников – согласно утвержденному правительством перечню. Это те сотрудники, которые имеют свободный доступ к деньгам или имуществу компании. 

Обратите внимание! Заместитель директора и главный бухгалтер по умолчанию обязаны покрывать убытки, если они произошли по их вине. С ними специальный договор заключать не придется, но этот пункт обязательно нужно вписать в трудовые договоры (ч. 2 ст. 243 ТК РФ).

Договор о материальной ответственности: должности

С 1 сентября 2025 года список должностей, которые несут ответственность за ценности компании и с которыми заключают договор о материальной отвественности, можно проверить в Приказе Минтруда от 16.04.2025 № 251н (действует до 1.09.2031 г.) Сам перечень не изменился, но стал более удобным для просмотра и структурированным по видам деятельности. 

В первую очередь в списки входят должности, напрямую связанные с материальными ценностями: кассиры, товароведы, кладовщики (завскладом), а также специалисты и руководители финансовых компаний. Кроме того к матответственным относятся работники аптек, медсестры, лаборанты кафедр, а также начальники  мастера строительной сферы и сферы грузоперевозок.

Обратите внимание! Частая ошибка руководителей – заключать договор о материальной ответственности с водителем. Такой документ не будет считаться правомерным, так как должность водителя отсутствует в утвержденном перечне.  Допустимо возложить матответственность на штатного экспедитора (при этом Роструд неоднократно пояснял, что общей должности «водитель-экспедитор» в штатном расписании быть не должно.

Как заключить договор о полной материальной ответственности

Существуют два вида договоров о материальной ответственности: 

• индивидуальный – с конкретным сотрудником на должности, которая подразумевает составление договора о мат.ответственности;
• коллективный – для группы людей или бригады, отвечающих за деньги или имущество, если невозможно определить ответственность каждого сотрудника отдельно.

Для обоих документов предусмотрены унифицированные формы – с 1 сентября нужно использовать Приложения 3 и 4 к Приказу № 251н.

Прежде чем начать оформление договор о полной материальной ответственности, убедитесь, что он будет правомерным:

• сотруднику исполнилось 18 лет,
• его должность и сфера деятельности входит в Перечень № 251н.
• он или использует или работает с деньгами, материальными ценностями или имуществом компании. Например, должности бухгалтера в списке Минтруда нет, но их обязанности входят в перечень работ (Приложение 2 к приказу № 251н).

Обязательно нужно заключать договор матответственности, если должность сотрудника содержится в Перечне. В противном случае не получится потребовать у него полного возмещения ущерба.

В типовых формах из Приказа № 251н появилась новая графа. Она позволяет  заключить договоры о материальной ответственности в электронной форме. Также можно расторгнуть такой документ через КЭДО или подать заявление о вступлении / выходе из бригады, если речь идет о коллективной ответственности. Обратите внимание, что электронные договоры о материальной ответственности можно подписывать только УКЭП (ст. 22.3 ТК РФ).

Обратите внимание! Еще один документ можно заключать в электронном виде, а значит, возможности КЭДО еще больше расширяются. Рекомендуем изучить наш курс «Электронный документооборот в кадровой службе: оптимизация и автоматизация 2.0», в котором эксперты объяснят, как максимально упростить даже сложные кадровые процедуры.

Договор об индивидуальной материальной ответственности

Обычно индивидуальный договор с матответственным заключают одновременно с трудовым, при приеме на работу. Тогда же происходит и передача ценностей сотруднику. 

В договоре обязательно нужно указать:

• реквизиты компании и должность, ФИО работника,
• обязанности сотрудника и работодателя,
• условия, при которых возмещают или не возмещают убытки,
• подписи сторон.

Документ составляют в 2 экземплярах – для руководителя и самого ответственного.

Договор о материальной ответственности образец новой формы скачать здесь.

Другие формы договоров найдете в базе образцов и шаблонов в экосистеме «Кадровый обзор».

Важно! Перезаключать договоры в связи с изменением типовой формы не нужно (Письмо Минтруда от 16.06.2025 № 14-6/ООГ-2774). При этом ведомство считает, что при необходимости документ можно скорректировать или дополнить с помощью допсоглашения. Главное, чтобы это не противоречило ТК РФ.

Договор о коллективной материальной ответственности

Для договоров бригадной ответственности потребуется иная процедура. В первую очередь, помимо договора, директор обязан издать приказ, в котором назначит коллектив матответственными. 

В приказе нужно поименно перечислить сотрудников, которые войдут в состав коллектива ответственных материально. Кроме того, в документе указывают, какие конкретно ценности передаются бригаде на хранение, назначается руководитель (бригадир).

Приказ о назначении коллективной ответственности скачать здесь

После издания приказа заключают договор о коллективной материальной ответственности:

• Сторонами договора будет директор компании и бригадир или руководитель группы.
• Нужно прописать, для какого вида работ доверены ценности.
• В новой форме конкретизированы способы отчетности, график и порядок инвентаризации.
• В договоре расписываются все члены бригады, но экземпляров делают два – для хранения в организации и у бригадира.

Дополнительно в форме указан алгоритм процедуры по выбыванию участников коллектива и введению новых сотрудников в бригаду. Для этого также потребуется документальное оформление, но договор перезаключать не понадобится.

Образец договора о коллективной материальной ответственности 2025 – скачать здесь.

Другие формы договоров и приказов найдете в базе образцов и шаблонов в экосистеме «Кадровый обзор».

Важно! Обновлять уже действующий договор из-за появления новой формы документа не нужно. Но в самой типовой форме прописаны условия, при которых договор потребуется перезаключить: если сменится бригадир или из коллектива выйдет более половины сотрудников.

Читайте на сайте статьи по теме Виды трудового договора Срочный трудовой договор Когда заключают дополнительное соглашение к трудовому договору Коллективный договор организации: условия, срок и порядок заключения