Договор с дистанционным работником: почему важно прописать правильно место работы
Место работы обязательно включают в трудовой договор. У сотрудников с обычными условиями работы местом работы будет сама организация или ее ОСП. В случае с дистанционными сотрудниками определение этого места вызывает сложности. В статье рассмотрим, что необходимо включить в договор с дистанционным работником, как правильно указать место его работы и что делать с НДФЛ, если удаленщик – нерезидент.
|
Бланк трудового договора с дистанционным сотрудником Образец указания места работы в договоре с дистанционным работником |
Трудовой договор с дистанционным работником: особенности составления
Чтобы заключить трудовой договор с дистанционным работником, необходимо руководствоваться общими правилами его составления (ст. 67 ТК РФ). На дистант распространяются нормы трудового законодательства, поэтому такого сотрудника можно принять на определенный срок, по совместительству или с испытательным сроком.
Содержание документа также должно соответствовать законодательству (ст. 57 ТК РФ):
- реквизиты компании и сотрудника;
- место работы,
- должностные обязанности,
- условия выплаты зарплаты,
- режим работы и отдыха (важно соблюдать законы и избегать переработок),
- отпуска и больничные,
- гарантии и компенсации,
- с какого момента начинает действовать договор,
- другие условия при необходимости.
Все документы, необходимые для оформления договора о дистанционной работе, сотрудник направляет в электронной форме (средствами ЭДО). Также организация имеет право запросить бумажные копии, заверенные нотариусом (ст. 312.2 ТК РФ).
|
Обратите внимание! Сведения о работе на дистанте вносят в трудовую книжку только по запросу работника. Для этого он должен отправить книжку в компанию заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ). |
Специальные условия договора дистанционным сотрудником
Договор с дистанционным сотрудником, помимо основных, должен содержать дополнительные условия, которые содержатся в Главе 49.1. Трудового кодекса:
- Обязательно нужно прописать в графе «Предмет договора», что сотрудник будет работать дистанционно, а средством связи его с компанией будет интернет и прочие телекоммуникационные сети (например, система ЭДО).
- Рабочий режим и время отдыха удаленщики обычно корректируют сами. Но, если компании важно, чтобы сотрудник работал определенное количество времени, это можно дополнительно прописать в документе. Пример: «Продолжительность рабочей недели – 40 (сорок) часов. Выходными днями являются суббота, воскресенье».
- Укажите, каким образом будет проходить коммуникация и контроль работы удаленного сотрудника (ст. 312.3 ТК РФ). Например, как и в какие сроки он будет отчитываться о работе, принимать новые задания. Дополнительно установите вид и сроки подтверждения каждой стороной получения информации (ответы в течение рабочего дня по email, смс или отдельном канале связи).
- Укажите, кто обеспечивает сотрудника необходимой для работы техникой (компьютер, интернет, мобильная связь, иное оборудование, ПО).
- Если дистанционный сотрудник работает на своем компьютере и использует свои программы/ средства связи, нужно прописать сумму компенсации расходов и порядок их возмещения (ст. 312.6 ТК РФ).
- Можно продублировать в договоре два особых основания для увольнения на дистанте (ст. 312.8 ТК РФ) или просто сослаться на Трудовой кодекс.
Договор с дистанционным работником образец скачать здесь
Обменяться подписями в договоре удаленщик и работодатель могут также с помощью ЭДО. Однако, если сотрудник письменно запросит бумажный экземпляр, ему необходимо отправить его по почте (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). На это работодателю дается 3 рабочих дня.
Договор о дистанционной работе: как прописать место работы
При указании места работы дистанционного сотрудника могут возникнуть трудности. Несмотря на то, что он работает в конкретной организации, трудовую деятельность он осуществляет вне местонахождения компании. Поэтому мнения о том, что вписать в разделе место работы, расходятся.
Об отличиях места работы от рабочего места – читайте в нашей статье
Чтобы обезопасить себя от возможных претензий ГИТ, лучше указать в месте работы наименование организации, но далее уточнить, что сотрудник трудится удаленно – и добавить название территории, где фактически удаленщик будет выполнять должностную функцию (письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1). То есть написать город или иной населенный пункт по адресу, который предоставит сотрудник.
Рекомендации экспертов ИПК, как грамотно указать место работы в договоре о дистанционной работе – читайте здесь
По поводу указания конкретного адреса дистанционного сотрудника в законодательстве требований нет. Роструд считает, что вполне достаточно указания населенного пункта (письмо от 09.04.2024 года № ПГ/05642-6-1).
Поэтому у работодателя есть два варианта действий:
- Прописать «Место работы – ООО «Альфа», г. Москва. Работник выполняет трудовую функцию дистанционно по месту жительства в г. Воронеж». Это наиболее безопасный вариант формулировки.
- Добавить адрес регистрации или фактического пребывания сотрудника. Но в таком случае при любом переезде работника придется изменять трудовой договор, так как адрес будет входить в его условия.
В любом случае лучше прописать в договоре, что сотрудник обязуется письменно уведомлять руководителя о смене своего местоположения. Имейте в виду, что, если работник не уведомил компанию о переезде в другую местность, ответственность за невыплату районных коэффициентов работодатель не несет.
Как изменять место работы дистанционного сотрудника
Так как место работы – существенное условие договора, менять его без согласования с обеими сторонами невозможно. Кроме того, при любом значительном изменении трудового договора потребуется оформить кадровые документы (уведомление, приказ, допсоглашение и т.д.).
Если изменяется местоположение работодателя, с дистанционными работниками проводятся те же процедуры, что и со «стационарными»:
-
уведомляют о смене места работы;
-
запрашивают согласие или отказ о работе в таких условиях.
Как изменить место работы сотрудника – читайте в нашем материале
Проверить, сменил ли место работы дистанционный работник, довольно сложно, если он сам не уведомит компанию. В большинстве случаев смена места жительства для руководителя не принципиальна: главное, чтобы сотрудник выполнял свои обязанности. Если же населенный пункт / адрес деятельности прописаны в договоре, достаточно по заявлению удаленщика о переезде сформировать допсоглашение о смене региона.
|
Важно! Одним из дополнительных условий увольнения удаленного работника является его переезд в другую местность, который делает исполнение трудовых функций невозможным. Например, при переезде дистанционщика за границу, кассационный суд поддержал работодателя, принявшего решение об увольнении сотрудника (Определение 2-го КСОЮ от 21.11.2024 года по делу № 88-29277/ 2024). |
Почему важно правильно указать место работы на дистанте
Грамотное оформление договора с дистанционным работником в части места работы в первую очередь выгодно компании.
Это поможет работодателю избежать такие проблемы:
- Если указать только общее местоположение сотрудника, без точного адреса, не нужно будет регулярно проводить процедуру изменения договора.
- На дистанционщиков распространяются выплаты районных коэффициентов. МРОТ везде разный, поэтому важно рассчитывать его исходя из региона его деятельности.
- Если место деятельности удаленного работника находится на северных территориях или подобных районах, ему необходимо начислять соответствующую доплату.
- При кардинальной смене местности дистанционщика, если компания потеряет при этом возможность его контролировать или изменятся другие согласованные условия, допустимо увольнение по части 2 статьи 312.8 ТК.
Дистанционные сотрудники: НДФЛ по новым правилам
С 2025 года произошли изменения в Налоговом кодексе по части расчета налога на доходы физлиц (Федеральный закон от 31.07.2023 года № 389-ФЗ). Если до 2024 года для удаленщиков нужно было отслеживать, являются ли они резидентами РФ, то сейчас необходимость в этом отпала. Но все же есть определенные нюансы для расчета налогов у таких работников:
- Ставка НДФЛ для дистанционных работников изменилась. С 1 января она составляет 13%, если их годовой доход до 2,4 млн рублей. Если он больше – ставка повышается в зависимости от суммы дохода и максимально может составлять 22% (п.1 ст. 224 НК РФ).
- Находится ли дистанционный сотрудник в России или за ее пределами и имеет ли статус нерезидента, теперь значения не имеет. Главное, чтобы компания-работодатель была зарегистрирована в РФ (пп. 6.2 п.1 ст. 208 НК РФ).
- НДФЛ придется платить не только за удаленщиков за границей, с которыми заключен трудовой договор, но и за нерезидентов по ГПД. Условия для таких выплат: удаленщик оказывает услуги российской компании при помощи отечественного ПО или через российский интернет (пп. 6.3 п.1 ст. 208 НК РФ). Налоговая ставка для любых дистанционщиков за границей также составит от 13 до 22 процентов.
|
|
Обратите внимание! Компенсация расходов дистанционщиков не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Есть два способа возмещения выплат: учитывается не более 35 рублей ежедневно за дистанционную работу или если расходы удаленщика обоснованы и подтверждены документами (п. 1 ст. 217 НК РФ и п. 1 ст. 422 НК РФ). |
