Договор дистанционного работника: почему важно прописать правильно место работы

Место работы – одно из обязательных условий трудового договора, в том числе – если ваши сотрудники на удаленке (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Его указывают не для контроля за тем, как сотрудник работает дистанционно. Верно определенное место работы ограждает работодателя от ответственности, сводит к минимуму правовые и финансовые риски (гл. 49.1 ТК РФ). В частности, это важно: при кадровом делопроизводстве, назначении пособий и оплаты труда (включая надбавки), а также – при взимании налога на доходы физических лиц (далее – НДФЛ).

Договор с дистанционным сотрудником: место работы

Закон не раскрывает понятие «место работы», что вызывает неопределенность при его трактовке.

Известно, что дистанционная работа совершается:

• вне места нахождения организации и любого ее подразделения,
• вне стационарного рабочего места, территории или объекта, которые прямо или косвенно находятся под контролем работодателя (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Следовательно, нельзя:

• в трудовом договоре с дистанционными сотрудниками указывать «рабочее место» (подменять понятие «место работы» на «рабочее место»),
• контролировать место нахождения дистанционного работника.

Обратите внимание! У дистанционного работника нельзя запрашивать: фотоотчеты, сообщения о месте пребывания и состоянии здоровья. А также – наблюдать за окружающей обстановкой по видеосвязи, отслеживать перемещения при помощи камер внешнего наблюдения и проч. (ст. 23 К РФ, ст. 312.1 ТК РФ, ст. ст. 6 и 18 Федерального закона от 27 июля 2006 г № 152-ФЗ, ст. ст. 5.27, 13.11, 13.12 КоАП РФ, ст. ст. 151, 1101, 1068 ГК РФ, ч. 2 ст. 137 УК РФ)

Понятие «место работы» в общем виде поясняет Роструд (Письмо от 7 октября 2013 г. № ПГ/8960-6-1 «О дистанционной работе» (далее – Письмо). Он указывает, что трудовой договор должен содержать сведения о месте работы, в котором удаленный сотрудник непосредственно исполняет свои обязанности.

При этом не уточняется, что имеется в виду:

• адрес проживания (или регистрации) самого работника;
• непосредственно графа «место работы» или вообще сведения в тексте трудового договора.

Однозначно «место работы» трактует судебная практика. Под ним понимают расположенную в определенной местности (населенном пункте) организацию (абз. 32 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 26 февраля 2014 г.).

В свою очередь именно «местность» в значении «места работы» определена в Трудовом кодексе, в том числе – применительно к дистанционному труду.

Например, трудовой договор с удаленщиком можно расторгнуть, если тот одновременно:

• самовольно изменил местность выполнения трудовой функции;
• из-за этого больше не может исполнять свои обязанности на прежних условиях (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).

В данном случае место работы указывается как местность, а не помещение по месту жительства (регистрации) работника.

Соответственно, в качестве «места работы» в трудовом договоре с удаленным сотрудником:

• нельзя предусматривать «рабочее место» (ст. 209 ТК РФ);
• спорно прописывать адрес жительства (регистрации);
• безопасно и обосновано указать местность по месту государственной регистрации работодателя, например, «г. Москва».

По закону, это достаточно, а на практике – зачастую удобнее для работодателя.

Совет При прекращении деятельности ИП ликвидатором будет сам индивидуальный предприниматель или уполномоченное им лицо.

Обратите внимание! Определение места работы по региону регистрации работодателя не запрещает работнику трудиться, где ему удобно, но освобождает компанию от ответственности в случае его незаявленных перемещений по стране и за ее пределами.

Изучаем виды удаленного труда, а также переводим сотрудников на дистанционную работу с учетом всех изменений по статье на нашем сайте.

Когда изменять место работы

Место работы – обязательное условие трудового договора. Его нельзя изменить:

• в одностороннем порядке,
• без оформления кадровых документов (ст. 57, 72, 312.3 ТК РФ).

Если указать в качестве места работы удаленного сотрудника – местность, маловероятно, что этот пункт придется изменять. Местность определяется по региону места государственной регистрации работодателя (ч. 2 ст. 54 ГК РФ). Только при его изменении в трудовой договор с дистанционным работником нужно будет дополнять.

Если же указать фактический адрес, помимо возможных негативных последствий, это приведет к частому изменению трудового договора, ведь переезжать из одного помещения в другое работник может много раз.

Оплата труда с учетом дистанционного режима работы

Заработная плата должна быть не ниже как федерального, так и регионального минимального размера оплаты труда (далее – МРОТ, ст. 133 ТК РФ). В каждой местности МРОТ разный (ст. 133.1 ТК РФ). Следовательно, в некоторых регионах эта величина совпадает с федеральной, в некоторых – превышает ее.

Чтобы рассчитать зарплату верно, важно знать, в какой местности трудится дистанционный сотрудник. От величины МРОТ также зависит и минимальный размер пособий, на который могут претендовать работники, в том числе – и удаленные (ст. 3 Закона от 19 июня 2000 г. № 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда», далее – Закон «О МРОТ», ч. 2 ст. 54 ГК РФ).

Гораздо удобнее ориентироваться на МРОТ в одном регионе по месту регистрации работодателя, либо – по месту регистрации работника, указанной в тексте трудового договора, чем гадать, где и в какой момент находится ваш сотрудник. Кроме того, так вы сможете обосновать вашу позицию в случае спора. Вы ориентируетесь на ту информацию, которую сотрудник вам сообщил и которая отражена в его трудовом договоре.

Поэтому если ваш сотрудник на дистанционной работе, разъясните, что льготы (надбавки, доплаты и др.) вы будет учитывать не только по месту работы, но и по его регистрации, когда они не совпадают и это улучшает положение сотрудника.  Сообщать место регистрации и его изменения по своей инициативе – в интересах работника.

Какую систему оплаты труда выбрать для удаленных сотрудников в зависимости от потребностей вашей компании, вам пояснит статья на нашем сайте.

Совет Уточните, что в случае самовольного изменения места нахождения без ведома работодателя последний не обязан назначать зарплату (включая надбавки), пособия и НДФЛ по правилам территории фактического пребывания, поскольку не имеет права  следить за дистанционным работником (ч. 2 и 5 ст. 57, 312.1 ТК РФ).

НДФЛ: дистанционный сотрудник

Установив заработную плату (включая надбавки) и определив пособия, работодатель становится налоговым агентом. Это организация, которая обязана  исчислять и удерживать у дистанционного работника НДФЛ, а также перечислять его в бюджет России (ч. 1 ст. 24 НК РФ).

По общему правилу, НДФЛ с оплаты труда и некоторых пособий работника составляет 13 процентов (ч. 2 ст. 207, ч. 1 ст. 224 НК РФ). Если сотрудник находится более 183 дней в течение 12 месяцев за пределами нашего государства, ему присваивается статус «нерезидент», и с его доходов удерживается НДФЛ уже в размере 30 процентов (ч. 3 ст. 224 НК РФ, Письмо ФНС РФ от 19 декабря 2014 г. № ОА-4-17/26338 (далее – Письмо № ОА-4-17/26338).  

Однако, в трудовом договоре работодатель указывает место работы по месту регистрации организации, а это по общему правилу – территория России. Кроме того, компания не вправе отслеживать, где фактически трудится его дистанционный работник, если он регулярно выходит на связь и полностью исполняет трудовые обязанности (ч. 9 ст. 312.3, ч. 1 ст. 312.4, ч. 1 и 2 ст. 312.8 ТК РФ). К тому же, Роструд считает, что удаленщик вправе трудиться только на территории России (письма от 08.08.2015 № 17-3/В-410, от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811).

Значит, организация априори считает своего удаленного сотрудника резидентом (если он сам не заявляет иное) и удерживает с его доходов 13 процентов для перечисления в бюджет. Исключение – если работодатель сам отправил удаленного работника в командировку для выполнения служебного поручения в другую местность. В этом случае на дистанционного работника распространяются положения о командировках, и при работе более 183 дней в течение 12 месяцев за рубежом он будет считаться нерезидентом РФ (ст. 166–168, 312.6 ТК РФ, ч. 3 ст. 224 НК РФ, Письмо № ОА-4-17/26338).

Образец записей о месте работы и регистрации в договоре о дистанционной работе вы увидите по ссылке