Чем отличается штатная расстановка от штатного расписания

Штатная расстановка – рабочий инструмент для любой организации. В отличие от штатного расписания, это необязательный документ, но он значительно упрощает рабочие процессы в компании. В статье рассмотрим, что это за инструмент, как его можно применять и чем штатное расписание отличается от штатной расстановки.

Образец штатной расстановки

Что такое штатная расстановка

Штатная расстановка по-другому называется «штатно-списочный состав работников». Штатные расстановки необязательны к применению, но часто используются в крупных организациях. Документ помогает разобраться в фактическом составе сотрудников, то есть определить реальную, а не штатную численность.

Штатная расстановка – инструмент исключительно внутреннего, служебного пользования. По сути, это «черновик» штатного расписания, который уточняет и конкретизирует его. Кадровая служба может с помощью штатной расстановки отслеживать вакантные места, ориентироваться в фактической ситуации по занятым единицам.

Обратите внимание! Если в организации утверждена штатная расстановка, ее необходимо правильно хранить. Срок хранения документа в архиве составляет 50 / 75 лет, в зависимости от даты составления: после 1.01.2003 г. или до этой даты соответственно (п. 42 Перечня типовых архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Заполняет документ обычно тот же сотрудник, который занимается штатным расписанием. Чаще это специалисты по кадрам, или бухгалтеры (экономисты). По форме расстановка похожа на штатное расписание, но содержит дополнительные сведения о конкретных работниках и вакантных ставках.

1. Занята или свободна штатная единица.
2. ФИО сотрудника.
3. Распределение ставок по работникам (полная, 0,5, 0,25).
4. Общая зарплата каждого сотрудника.
5. Отдельные надбавки и доплаты за интенсивность или совмещение по работникам.
6. Сведения о персональных премиях.
7. Статус работника (длительный больничный, отпуск по уходу за ребенком).
8. Отметка, если работник является внешним или внутренним совместителем.
9. Дополнительные важные сведения по категориям сотрудников: инвалиды, пенсионеры, учащиеся, несовершеннолетние и т.д.

Штатная расстановка образец скачать здесь

Работа со штатной расстановкой сотрудников идет постоянно. Если в компании происходят какие-либо перестановки, перемещения, все это отражают в расстановках. 

Чтобы знать все рабочие инструменты кадровых служб и грамотно их использовать, изучите наш курс «Построение эффективной кадровой службы 3.0 - Полный пакет знаний для руководителя кадровой службы». Программа разработана с учетом последних требований закона о труде.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки

Штатное расписание демонстрирует общую структуру компании (иерархию структурных подразделений) и фонд оплаты труда, с разбивкой по должностям. Но при этом документ не содержит конкретной информации о сотрудниках и их персональных данных. Штатная расстановка уже конкретизирует эти сведения, в части ФИО сотрудников, особенностей оплаты по конкретным лицам, а не должностям. 

Что такое штатное расписание и как его заполнять – читайте в статье

Так как штатная расстановка сотрудников не обязательна к применению, унифицированной формы для них нет. На практике ответственные за заполнение работники используют таблицу по форме штатного расписания (Т-3), добавив графы с персональной информацией.

Штатная расстановка и штатное расписание – отличия

Для чего используют штатную расстановку

Нужна ли штатная расстановка – решает сам руководитель. Наказывать за ее отсутствие не будут, но для отдела кадров этот документ помогает решить сразу несколько рабочих задач.

1. Контроль за количеством свободных мест в компании.
2. Упрощение сдачи отчетов в ведомства (СФР, военкомат) и ведения статистики.
3. Можно проконтролировать наличие внешних совместителей и не «потерять» работников, поделивших одну должность (декретные места, два и более человека на ставку).
4. Можно сразу видеть реальные зарплаты каждого сотрудника, включая персональные надбавки
5. Экономия фонда оплаты труда. Если долгое время вакансии не заняты, при этом не страдает производительность, есть смысл подумать над сокращением должностей.
6. Проще следить за составом сотрудников в компаниях с большим количеством совместителей или «текучкой» кадров.

Итак, штатная расстановка является «рабочим» вариантом штатного расписания, конкретизирующим и уточняющим его. Она предназначена только для служебного пользования, поэтому утверждать документ и вносимые в него изменения не требуется. Однако с помощью штатной расстановки кадровик сможет ориентироваться в фактической, а не плановой списочной численности и контролировать перемещения конкретных сотрудников, их текущий статус (категорию) и зарплату.

Важно! Штатная расстановка сотрудников обязательно потребуется, если работник будет оспаривать свое сокращение в суде. По этому документу видны все перемещения и вакантные ставки. Работодатель сможет доказать, что вакантные должности за срок в период сокращения не появлялись (Апелляционное определение Московского городского суда от 22.07.2021 по делу N 33-29989/2021).

Читайте на сайте статьи по теме Штатное расписание на год: типичные ошибки Табель учета рабочего времени Форма Т-13 табель учета рабочего времени Как не запутаться с кодами в табеле Как внести изменения в приказ Как правильно заверить копию документа